मीटिंग प्लानर का काम चुनौतीपूर्ण और वक्ताओं के सम्मेलन को शामिल करने के साथ कई विवरण दिए जा सकते हैं, लेकिन यदि आप मल्टीटास्किंग की चुनौती का आनंद लेते हैं और बाजीगरी के विवरण में माहिर होने के लिए जाने जाते हैं, तो आप अच्छी तरह से तैयार होंगे। काम।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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मास्टर जाँच सूची
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स्पीकर अनुबंध करता है
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स्थान
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आपातकालीन बैकअप योजना
कम से कम एक साल पहले अपने वक्ताओं के सम्मेलन की योजना बनाना शुरू करें - लंबे समय तक अगर आप जिन लोगों को अतिथि वक्ताओं के रूप में पेश करना चाहते हैं, वे हाई-प्रोफाइल पुरुष और महिलाएं हैं जिनके कैलेंडर पहले से ही भरे हुए हैं। एक मास्टर चेक लिस्ट बनाएं जो हर उस काम का ब्योरा देता है जो सम्मेलन में बोलने वालों को लाने के लिए पूरा किया जाना चाहिए और आपूर्ति, उपकरण और प्रावधान जो घटना को पूरा करने के लिए प्राप्त होने चाहिए।
सम्मेलन स्थल को एक आसान स्थान पर बुक करें जो हवाई अड्डों, सार्वजनिक परिवहन, होटल, रेस्तरां और अन्य सुविधाओं के निकट स्थित है, क्योंकि इन स्थानों पर कर्मचारियों को सम्मेलन की भीड़ को संभालने के लिए प्रशिक्षित किया जाता है 24/7। अपने वकील को एक मानक बोलने वाले अनुबंध का मसौदा तैयार करने के लिए कहें, ताकि आपके पास प्रत्येक वक्ता के साथ कानूनी रूप से बाध्यकारी समझौता हो, ताकि वह दिखाई दे और आयोजन में भाग ले सके।
अपने सम्मेलन के एजेंडे पर काम करें ताकि वक्ताओं का उद्देश्य निर्धारित हो। मुख्य और अंतिम स्लॉट को संभालने के लिए सबसे गतिशील वक्ताओं को असाइन करें ताकि उपस्थित लोग पहले की टिप्पणियों से उत्साहित हों और आखिरी के शब्दों से प्रेरित हों। अपने समय सीमा के बोलने वाले वक्ताओं और क्षेत्र के सवालों के लिए समय छोड़ने के महत्व पर उन्हें प्रभावित करते हैं।
ऑर्डर की आपूर्ति, पंजीकरण तालिका, उपकरण किराए, साइनेज, बैज और क्रेडिट कार्ड / नकद रसीद की व्यवस्था उन लोगों के लिए करें जिन्होंने अग्रिम टिकट नहीं खरीदे हैं। प्रतिभागियों को परिवहन योजनाओं को बनाने के लिए बहुत समय देने की तिथि से कई महीने पहले वक्ताओं के सम्मेलन की पुष्टि करने का कार्यक्रम भेजें। अपने संगठन की जिम्मेदारियों को सत्यापित करें, उदाहरण के लिए, विमान किराया प्रतिपूर्ति, पूर्व-बुक किए गए आवास या प्रति-व्यय खर्च की सीमाएं, और सुनिश्चित करें कि वक्ताओं को उन सामाजिक कार्यक्रमों की एक सूची प्राप्त हो, जिन्हें वे अपनी यात्रा के हिस्से के रूप में आमंत्रित करते हैं।
भयावह संभावनाओं को कवर करने वाली एक बैकअप योजना की कल्पना करें: एक वक्ता की मृत्यु या चोट या एक अंतिम-मिनट का स्थान परिवर्तन। स्वयंसेवकों को प्रत्येक वक्ता के मेजबान के रूप में कार्य करने और लिमोसिन या टैक्सी सेवाओं को बोलने के लिए नियत करें, यदि वक्ता मेजबान की जिम्मेदारियों के बीच परिवहन नहीं करता है। स्नैक्स ऑर्डर करने और स्पीकर के लिए पानी के मामलों जैसे अंतिम मिनट के कार्यों को पूरा करें।
पिछले पूर्वाग्रह दिनों के लिए अपनी सहनशक्ति को मस्टर करें - यदि ऑडियो विजुअल एड्स गायब हो रहे हैं, तो होटल के कमरे के मिक्स-अप होने वाले हैं और विमानों को देरी हो रही है, यह उस समय का हो जाता है जिस समय चीजें नियंत्रण से बाहर हो जाती हैं। अपने बारे में अपनी बुद्धिमत्ता रखें और अपने मास्टर चेकलिस्ट पर भरोसा करें। एक बार जब आप पोस्ट-कॉन्फ्रेंस धन्यवाद-वक्ताओं को लिख देते हैं, तो अपने आप को एक एहसान करें और छुट्टी लें। आपने इसे अर्जित किया है।
