क्या आपको अपने संगठन के लिए एक वार्षिक रिपोर्ट बनाने की आवश्यकता है? सुनिश्चित नहीं है कि कैसे आगे बढ़ें? सौभाग्य से, आप एक वार्षिक रिपोर्ट बनाने की प्रक्रिया को छोटे, आसान-से-सरल चरणों में तोड़ सकते हैं। सबसे अच्छा, वार्षिक रिपोर्ट का प्रबंधन आपको अपने संगठन के प्रमुख निर्णय निर्माताओं के संपर्क में लाएगा। आप एक महत्वपूर्ण, उच्च प्रोफ़ाइल भूमिका निभा सकते हैं जो आपके करियर को बढ़ाती है और संगठन के लिए आपके मूल्य को साबित करती है। वार्षिक रिपोर्ट बनाने में मदद के लिए इन दिशानिर्देशों का पालन करें।
संख्या के साथ शुरू करो। गैर-लाभकारी संगठनों में भी लगभग सभी वार्षिक रिपोर्टें वित्तीय आंकड़ों के आसपास होती हैं। पिछले वर्ष के वित्तीय प्रदर्शन की समीक्षा करने के लिए अपने संगठन के वित्त सलाहकारों और / या एकाउंटेंट से मिलें, और निर्धारित करें कि इस वर्ष की रिपोर्ट में क्या जानकारी शामिल की जाए। आपके संगठन की वित्तीय स्थिति वार्षिक रिपोर्ट के लिए आपकी पसंद की थीम और उपस्थिति का मार्गदर्शन करने में मदद करेगी।
ध्यान दें कि वित्तीय रिपोर्ट की सटीक सामग्री संगठन के आकार, व्यवसाय मॉडल और लाभ-लाभ / गैर-लाभकारी स्थिति के आधार पर अलग-अलग होगी। निम्नलिखित तत्वों में से कौन सा शामिल करने की पुष्टि करने के लिए वित्त और कानूनी सलाहकारों के साथ जांचें: आय विवरण --- संगठन की वित्तीय स्थिरता का मूल कथन। यह वर्ष के लिए धन, व्यय और शुद्ध आय या हानि के स्रोतों का विवरण देता है। बैलेंस शीट --- संगठन की वित्तीय स्थिति का समग्र दृष्टिकोण प्रदान करता है। यह संगठन की संपत्ति और देनदारियों (राशि) दोनों को सूचीबद्ध करता है। लाभ-लाभ संगठनों में, बैलेंस शीट में शेयरधारकों की इक्विटी का विवरण शामिल होगा। यह अनिवार्य रूप से परिसंपत्तियों से देनदारियों को घटाकर शेयरधारकों के मूल्य पर एक संख्या डालता है। कैश फ्लो स्टेटमेंट --- संगठन के माध्यम से नकदी कैसे चलती है और नकदी कितनी है, इस पर रिपोर्ट। जोखिम --- व्यापार का एक सारांश संगठन के चेहरे को जोखिम में डालता है या भविष्य में सामना करना पड़ सकता है। नोट --- में संगठन के लेखांकन प्रथाओं के स्पष्टीकरण शामिल हैं, सामान्य लेखांकन अभ्यास के किसी भी अपवाद की व्याख्या करता है और बताता है कि वित्तीय जानकारी कैसे एकत्र की गई थी। सार्वजनिक रूप से कारोबार करने वाली कंपनियों को वरिष्ठ नेतृत्व से एक रिपोर्ट शामिल करना चाहिए जो यह पुष्टि करे कि आंतरिक लेखा नियंत्रण सर्बेंस-ऑक्सले अधिनियम की आवश्यकताओं को पूरा करता है।
बजट बनाएं। पिछले वर्ष की रिपोर्ट से लागत का उपयोग करें, यदि उपलब्ध हो, तो एक प्रारंभिक बिंदु के रूप में। इसके बाद, अपनी वर्तमान जरूरतों पर विचार करें। पूछो, क्या आपको पेशेवर फोटोग्राफी की आवश्यकता होगी? लेखन सहायता? क्या आप रिपोर्ट को प्रिंट और मेल करना चाहते हैं और / या इसे किसी वेबसाइट पर पोस्ट करना चाहते हैं? आपको किस तकनीकी सहायता की आवश्यकता होगी? प्रिंटिंग और डाक की लागत कितनी होगी?
वार्षिक रिपोर्ट की सामग्री और डिज़ाइन के लिए एक टोन और थीम चुनें। क्या संगठन ने अच्छा किया? फिर एक उत्साहित स्वर और एक उज्ज्वल, रंगीन डिजाइन के लिए योजना बनाएं। यदि संगठन को चुनौतियों का सामना करना पड़ा है या तूफान का सामना करना पड़ा है, तो कम-कुंजी टोन और काले और सफेद डिजाइन अधिक समझ में आता है।
अपनी सामग्री की योजना बनाएं। वर्ष की गतिविधियों की समीक्षा करें। हाल के समाचार पत्र, प्रेस विज्ञप्ति और समाचार कवरेज के माध्यम से पढ़ें। प्रमुख उपलब्धियां और मील के पत्थर क्या थे? उच्च कलाकार और अंतर निर्माता कौन थे? वार्षिक रिपोर्ट के लिए सामग्री योजना का मसौदा तैयार करने के लिए अपने उत्तरों का उपयोग करें।
शीर्ष पर शुरू करें। एक संगठनात्मक नेता (बोर्ड के अध्यक्ष, अध्यक्ष या कार्यकारी निदेशक) के पत्र या स्तंभ के साथ वार्षिक रिपोर्ट शुरू करें। कार्यकारी के संदेश को वर्ष की गतिविधियों और उपलब्धियों का अवलोकन प्रदान करना चाहिए। यह भी वित्तीय प्रदर्शन को संक्षेप में प्रस्तुत करना चाहिए क्योंकि सामान्य पाठक समझ सकता है।
श्रेय दो। लाभ संगठनों में नेतृत्व और प्रमुख कर्मचारी सदस्यों के लिए मान्यता, या गैर-लाभकारी संस्थाओं में दाताओं और स्वयंसेवकों को शामिल करें।
नेतृत्व के साथ अपनी योजना की समीक्षा करें। बजट, टोन और उपस्थिति पर खरीदारी सुनिश्चित करें। विशेष रूप से, सुनिश्चित करें कि वित्तीय जानकारी की प्रस्तुति कार्यकारी स्वीकृति के साथ मिलती है। याद रखें कि प्रकाशन और वितरण से पहले नेतृत्व शायद अंतिम सामग्री और डिजाइन पर हस्ताक्षर करना चाहता है।
रिपोर्ट तैयार करें। यदि आपके संगठन में लेखकों, फ़ोटोग्राफ़रों और डिजाइनरों की कमी है, तो आपको स्वयं कार्य करने या स्वयंसेवकों को खोजने की आवश्यकता हो सकती है। विपणन संचार फर्म और पेशेवर फ्रीलांसर भी मदद के स्रोत हैं। यदि आप रिपोर्ट को प्रिंट और मेल करने की योजना बना रहे हैं, तो कई प्रिंटर और मेलिंग घरों से उद्धरण प्राप्त करें। ये वार्षिक रिपोर्ट के डिजाइन में भी मदद कर सकते हैं।
