खरीद ऑर्डर खरीदार और विक्रेता के बीच एक बार का अनुबंध है। यह खरीदार द्वारा लिखा गया है और विक्रेता के लिए उत्पाद को जहाज करने और खरीदार को बिल देने के लिए एक कानूनी प्राधिकरण है। यह एक अनुबंध से अलग है जिसमें एक खरीद ऑर्डर आम तौर पर केवल उत्पादों के लिए होता है, जबकि एक अनुबंध में आमतौर पर श्रम भी शामिल होता है। इन दस्तावेजों का उपयोग सभी प्रकार के व्यवसायों, विशेष रूप से निर्माण और तकनीकी फर्मों द्वारा किया जाता है।
अपनी कंपनी के लेटरहेड के साथ शुरू करें। यदि आपके पास एक नहीं है, तो बस अपनी कंपनी का नाम और लोगो एक रिक्त दस्तावेज़ में जोड़ें। बुनियादी जानकारी जैसे कि कंपनी का पता और फ़ोन और फ़ैक्स नंबर शामिल करें। फॉर्म पर विक्रेता का नाम और संपर्क जानकारी भी लिखें।
निर्दिष्ट करें कि आप क्या आइटम खरीद रहे हैं। यदि संभव हो तो आकार, रंग, मॉडल संख्या और मात्रा सहित, जितना संभव हो उतना लागू करें। यह संचार त्रुटियों को रोकने में मदद करता है और यह सुनिश्चित करता है कि आपको सही उत्पाद मिलेगा।
सहमत यूनिट की कीमत, साथ ही पूरे ऑर्डर की कुल कीमत बताएं। स्पष्ट रूप से बताएं कि बिक्री कर या अन्य लागू शुल्क शामिल हैं या नहीं।
भुगतान की शर्तें शामिल करें। खरीद आदेश में यह बताना चाहिए कि भुगतान नकद या किसी अन्य विधि से क्रेडिट खाते में किया जा रहा है या नहीं। यह बताना चाहिए कि खरीदार को प्राप्त माल का भुगतान कब तक करना है और देर से भुगतान करने पर क्या ब्याज लागू होगा।
खरीद आदेश की तारीख और वह तारीख बताएं जब सामग्री जहाज की उम्मीद है। यदि लागू हो, तो शिपिंग विधियों को शामिल करें।
अपनी कंपनी के किसी अधिकृत व्यक्ति को भेजने से पहले खरीद आदेश पर हस्ताक्षर करें। क्रेता और विक्रेता दोनों के हस्ताक्षर होने तक यह आदेश मान्य नहीं है।
