इलेक्ट्रॉनिक मेल ने डाकघर के माध्यम से दैनिक भेजे जाने वाले नियमित मेल की मात्रा को काफी कम कर दिया है। यद्यपि अधिकांश व्यापारिक पत्राचार के लिए ईमेल का उपयोग करने के कई फायदे हैं, फिर भी ऐसे कई उदाहरण हैं जब पुराने जमाने के "घोंघा-मेल" बेहतर होते हैं, जैसे कि मूल हस्ताक्षर आवश्यक हैं। ये व्यावसायिक पत्र आम तौर पर ईमेल संदेशों की तुलना में औपचारिक रूप से निर्मित होते हैं। पत्र के दोनों प्रारूप में सम्मेलनों का पालन करना आवश्यक है और जिस तरह से पत्र को व्यापार के आकार के लिफाफे में फिट करने के लिए मुड़ा हुआ है।
अक्षर फ्लैट पर रखें, दाईं ओर। शासक को पत्र के एक किनारे पर रखें। पृष्ठ के शीर्ष के साथ शासक के अंत को संरेखित करें। अक्षर के निचले किनारे को हल्के से मोड़ें जब तक कि यह शासक पर एक जगह से न मिल जाए जो शीर्ष किनारे से पत्र की लंबाई का एक तिहाई है। उदाहरण के लिए, यदि पृष्ठ की लंबाई 11 इंच है, तो पृष्ठ के शीर्ष से 1/3 11 इंच 3 = लगभग 3.5 इंच से विभाजित होगा। अभी तक इस तह को मजबूती से न दबाएं।
पत्र के ऊपरी किनारे को तब तक मोड़ें जब तक कि वह चरण 1 में बने तह किनारे से न मिल जाए। पत्र के सभी किनारों को संरेखित करें, यह सुनिश्चित करते हुए कि वे पूरी तरह से सीधे हैं। मजबूती से कागज को दोनों किनारों से जोड़ दें।
एक हाथ से व्यापार के लिफाफे पर फ्लैप खोलें। पत्र को दूसरे हाथ में पकड़ो, ताकि पत्र का शीर्ष भाग पत्र के शीर्ष पर होगा। पत्र को लिफाफे में स्लाइड करें। पत्र के लंबे अंत के एक निचले कोने को लिफाफे के मुंह में डालें, फिर दूसरी तरफ, यदि लिफाफा वह प्रकार है जिसमें लंबे समय तक उद्घाटन है। लिफाफे के मुंह में पत्र के एक छोर को डालें यदि उद्घाटन लिफाफे के छोटे छोर पर है। लिफाफे को सील कर दें।
टिप्स
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जब छोटे छोर पर खुलने वाले लिफाफे का उपयोग करते हैं, तो पत्र को सम्मिलित करना आसान होता है अगर आप लिफाफे को अपने अंगूठे और तर्जनी के प्रत्येक तरफ रखकर थोड़ा खुला खोलें और अपने अंगूठे और उंगली को एक दूसरे की ओर लाएं। यह लिफाफे के उद्घाटन को चौड़ा करेगा।
चेतावनी
कागज को सावधानी से संभालें या आप किनारों से कागज काट सकते हैं।
