अधिकांश कंपनियां एक वार्षिक व्यवसाय योजना तैयार करती हैं जिसमें एक वित्तीय पूर्वानुमान शामिल होता है, जिसे कंपनी बजट भी कहा जाता है। योजना या बजट कंपनी के लिए रणनीतिक दिशा प्रदान करने के लिए एक प्रबंधन उपकरण है। यह दिखाता है कि चुनी गई रणनीतियों को लागू करने के लिए क्या कदम उठाने की आवश्यकता है - और इन कदमों या कार्यों में कितना खर्च होगा - और राजस्व और लाभ का अनुमान लगाता है जो उनके कार्यान्वयन से परिणाम की उम्मीद है। जब वास्तविक वित्तीय परिणाम उपलब्ध हो जाते हैं, तो आमतौर पर प्रत्येक महीने के अंत में, इन परिणामों की तुलना बजट आंकड़ों की तुलना बजट रिपोर्ट में की जाती है।
तैयारी
वास्तविक वित्तीय परिणाम एक कंपनी के लेखा विभाग द्वारा तैयार किए जाते हैं। बजट को लेखा द्वारा भी तैयार किया जा सकता है, या एक विशेष वित्तीय नियोजन और विश्लेषण विभाग हो सकता है जो बजट की तैयारी के प्रभारी हैं। बजट को मासिक लेखा विवरणों के समान प्रारूप में डिज़ाइन किया गया है, इसलिए बजट के लिए वास्तविक परिणामों की तुलना करना आसान है। बजट के आंकड़े इनपुट होते ही ये सिस्टम आमतौर पर स्वचालित हो जाते हैं, खाते की जानकारी उपलब्ध होते ही तुलना रिपोर्ट स्वचालित रूप से बनाई जाती है।
मूल्य
बजट और वास्तविक आंकड़ों के बीच अंतर से कंपनी प्रबंधन को महत्वपूर्ण जानकारी मिलती है कि व्यवसाय कैसा प्रदर्शन कर रहा है। आदर्श रूप से बजट को सावधानीपूर्वक तैयार किया गया था ताकि यह संभव हो सके कि आगामी वर्ष में कंपनी क्या हासिल कर पाएगी इसकी भविष्यवाणी संभव है। जब बजट तुलना रिपोर्ट महत्वपूर्ण संस्करण दिखाती है, तो इसका मतलब है कि बजट तैयार करने के लिए उपयोग की जाने वाली धारणाएं गलती से थीं, या व्यवसाय के वातावरण से वह बदल गया था जो अपेक्षित था। बजट तुलना रिपोर्टें प्रबंधन टीम को यह पहचानने देती हैं कि समस्याएँ कहाँ हैं।
विश्लेषण तथा व्याख्या
कई विभागों और कई प्रभागों वाली बड़ी कंपनियों में, उत्पादित लेखा विवरणों की मात्रा बहुत अधिक हो सकती है, जिसका अर्थ है कि बजट तुलना रिपोर्ट की मात्रा भी बड़ी है। लेखांकन या वित्त कर्मी इस डेटा को लेते हैं और समीक्षा करने के लिए वरिष्ठ प्रबंधन के लिए सारांश रिपोर्ट तैयार करते हैं। हर महीने तैयार होने वाली इन रिपोर्टों में परिणामों की एक कथात्मक चर्चा और सबसे महत्वपूर्ण रूपांतरों के कारणों का विश्लेषण शामिल है। रिपोर्ट में प्रमुख रुझानों को चित्रित करने के लिए चार्ट और ग्राफ़ हैं, जिनकी शीर्ष प्रबंधन को समीक्षा करने और चर्चा करने की आवश्यकता है। बजट से अधिक होने वाले खर्चों के मामले में, कई बार बजट तुलना रिपोर्ट तैयार करने के प्रभारी विश्लेषकों को उस अवधि के लिए लेखांकन जर्नल प्रविष्टियों में वापस जाना पड़ता है, जो भिन्नताओं के लिए विशिष्ट कारणों को उजागर करते हैं। राजस्व भिन्नताओं के विश्लेषण में यह निर्धारित करना शामिल है कि क्या यूनिट की बिक्री बजट से कम थी या प्रति यूनिट अर्जित औसत मूल्य अनुमानित से कम था।
सुधर करने हेतु काम
बजट तुलना रिपोर्टों की समीक्षा करने के बाद, वरिष्ठ प्रबंधन को यह निर्धारित करना चाहिए कि क्या वेरिएंट वारंट सुधारात्मक कार्रवाई के लिए महत्वपूर्ण है। एक मुद्दा यह है कि क्या परिवर्तन एक बार की असामान्य घटनाएं थीं या आवर्ती पैटर्न का हिस्सा थीं। यदि किसी उत्पाद की बिक्री कई महीनों के लिए बजट से कम हो जाती है, तो बिक्री को पटरी पर लाने के लिए विपणन रणनीति में बदलाव किया जा सकता है। वैकल्पिक रूप से, राजस्व की कमी कंपनी के नियंत्रण की क्षमता से परे कारकों के कारण हो सकती है, जैसे कि सामान्य आर्थिक मंदी। आने वाले महीनों में बजट और वास्तविक परिणामों के बीच अंतर को कम करने के लिए उस मामले में प्रतिक्रिया बजटीय व्यय पर वापस कटौती करने के लिए हो सकती है।शीर्ष प्रबंधन उन प्रबंधकों के साथ बैठक करके बजटीय खर्चों की तुलना में अधिक है जिनके विभाग variances के लिए जिम्मेदार थे और पूछ रहे थे कि वे क्यों हुए।
