पत्रों का उपयोग सभी प्रकार के उद्देश्यों के लिए किया जाता है। आप किसी सहकर्मी को व्यक्तिगत पत्र या किसी सहकर्मी को व्यावसायिक पत्र लिख रहे होंगे। किसी भी तरह से, पत्र को पत्र लेखन के लिए मानक सूत्र का पालन करना चाहिए। उदाहरण के लिए, लगभग सभी अक्षरों को एक समान तरीके से समाप्त होना चाहिए। जब आप अपने पत्र पर हस्ताक्षर करते हैं, तो आपको यह स्पष्ट करना होगा कि पत्र समाप्त हो रहा है और आपको यह इंगित करने की आवश्यकता है कि पत्र किसके पास से आ रहा है।
एक समापन चुनें। सभी पत्रों को अंतिम पैराग्राफ के बाद समापन की आवश्यकता होती है। यह पाठक को बताता है कि संदेश पूरा हो गया है। आपका समापन आपके पत्र के लहजे पर निर्भर करता है। उदाहरण के लिए, एक औपचारिक व्यावसायिक पत्र "ईमानदारी से" बंद हो सकता है। एक अधिक आकस्मिक व्यापार पत्र "किंड सादर" को बंद कर सकता है और एक मैत्रीपूर्ण पत्र "आपका वास्तव में बंद हो सकता है।" अन्य सामान्य समापन: "ऑल द बेस्ट," "फेथफुल", "थैंक यू," "शुभकामनाएं," "तुम्हारी" और "आभार के साथ।"
अपने समापन के बाद एक अल्पविराम जोड़ें।
अपने समापन के बाद तीन या चार लाइनें छोड़ें, और अपना नाम लिखें। फिर से, आप जो लिखते हैं वह अक्षर के स्वर पर निर्भर करता है। एक व्यावसायिक पत्र या अन्य पेशेवर पत्र में आपका पूरा नाम शामिल होना चाहिए। हालाँकि, यदि आप किसी मित्र या रिश्तेदार को लिख रहे हैं, तो आप आमतौर पर टाइप किए गए नाम को छोड़ सकते हैं और अगले चरण पर जा सकते हैं।
अपने पत्र का प्रिंट आउट लें। अपने समापन और अपने टाइप किए गए नाम के बीच अपना नाम लिखें या लिखें। पेशेवर पत्र या किसी ऐसे पत्र के लिए जिसे आप नहीं जानते हैं, अपने पूर्ण हस्ताक्षर शामिल करें। यदि यह किसी ऐसे व्यक्ति को पत्र है जिसे आप व्यक्तिगत रूप से जानते हैं, तो आप अपना पहला नाम लिख सकते हैं।
