जबकि एक पत्र की सामग्री महत्वपूर्ण है, व्यापार पत्र में सही प्रारूप का उपयोग करना पत्राचार के लिए एक पेशेवर स्वर सेट करता है। एक उचित स्वरूपित पत्र प्रेषक की व्यावसायिकता और व्यावसायिक प्रथाओं के ज्ञान को प्रदर्शित करता है। जब व्यापार पत्र पर दो हस्ताक्षर होते हैं, तो प्रेषकों के पास हस्ताक्षर लाइन को प्रारूपित करने का विकल्प होता है।
हस्ताक्षर लाइन को प्रारूपित करना
एक व्यावसायिक पत्र पर हस्ताक्षर ब्लॉक में हस्ताक्षरकर्ता का नाम, शीर्षक और कार्यालय होता है। प्रेषक एक अक्षर के आधार पर दो हस्ताक्षर ब्लॉक रख सकते हैं या दूसरे के नीचे एक। ब्लॉक बाएं मार्जिन पर पत्र के बंद होने के नीचे चार या पांच लाइनें शुरू करता है। जब हस्ताक्षर ब्लॉक को एक-दूसरे से स्वरूपित करते हैं, तो पहले एक को बाएं मार्जिन पर और दूसरे ब्लॉक को दस्तावेज़ के केंद्र में शुरू करें। वैकल्पिक शैली का उपयोग करते समय, बाएं मार्जिन पर पहला ब्लॉक शुरू करें और दूसरा हस्ताक्षर पहले के नीचे चार लाइनों को ब्लॉक करें। प्रत्येक प्रेषक अपने हस्ताक्षर ब्लॉक के ऊपर पत्र पर हस्ताक्षर करता है।
