व्यवसाय की दुनिया में सूचनाओं को फैलाने का सबसे आम तरीका रिपोर्ट है। तथ्यात्मक रिपोर्ट एक स्थिति का विश्लेषण और वर्णन करती है और इसमें बड़ी मात्रा में सटीक डेटा शामिल होते हैं। सफल रिपोर्ट लेखकों को पता है कि रिपोर्ट लिखना केवल प्रक्रिया का अंत है। वे अपनी रिपोर्ट की योजना बनाते हैं, वे इसके उद्देश्य पर विचार करते हैं और जो इसे पढ़ने जा रहे हैं और वे तय करते हैं कि इसमें क्या रखा जाए और इसे प्रभावी ढंग से कैसे व्यवस्थित किया जाए। एक प्रभावी ढंग से लिखित और अच्छी तरह से प्रस्तुत तथ्यात्मक रिपोर्ट एक सावधानीपूर्वक नियोजित प्रक्रिया का परिणाम है।
रीडर और सेट उद्देश्यों को पहचानें
पाठक के ज्ञान पर विचार करें
विचार करें कि पाठक पहले से ही क्या जानता है। तथ्यात्मक रिपोर्टों में आम समस्याएं पाठक के ज्ञान को कम करके आंक रही हैं। शब्दजाल के साथ लोगों को अभिभूत करना या उन्हें सरल जानकारी से बोर करना आसान है। यह जानने की कोशिश करें कि आपका पाठक पहले से ही ज्ञान के उचित स्तर पर कितना जानता और संवाद करता है।
अपने पाठक के हितों को समझें
पाठक के रुख के बारे में सोचें। पाठक की विशेष रुचि, पसंद या नापसंद हो सकती है। समझें कि आपका पाठक वास्तव में क्या चाहता है। एक रिपोर्ट दें जो उनके दृष्टिकोण के लिए अपील करेगा या यह पढ़ने को न मिले। इस बात पर विचार करें कि क्या रिपोर्ट पढ़ने वाला व्यक्ति सामग्री के बारे में पूर्व-निर्धारित विचारों के आधार पर ऐसा कर रहा है या नहीं।
तय करें कि पाठक को किस ज्ञान की आवश्यकता है
तय करें कि पाठक को किस तथ्यात्मक ज्ञान की आवश्यकता है। उस सीमा पर विचार करें जिसकी आपको पृष्ठभूमि की जानकारी देने या तकनीकी शब्दों को परिभाषित करने की आवश्यकता है।
वांछित तथ्यों पर विचार करें
देखिए कि पाठक किन तथ्यों को सीखना चाहते हैं। इस बारे में सोचें कि आप जो तथ्यात्मक डेटा प्रस्तुत कर रहे हैं, वह कैसे वितरित करेगा। कभी-कभी प्रक्रिया यह दिखा सकती है कि एक रिपोर्ट आवश्यक नहीं है या यह कि उद्देश्य को दूसरे तरीके से पूरा किया जा सकता है।
सामग्री, संरचना और शैली
सामग्री का चयन सावधानी से करें
अपनी सामग्री का चयन सावधानी से करें। इसे सरल रखें और अपने निष्कर्ष का औचित्य सिद्ध करें। जितना संभव हो उतना सरल करें। बाहरी सामग्री को त्यागें और आवश्यक पर ध्यान केंद्रित करें। तथ्यों और स्थिति के साथ अपने निष्कर्ष को सही ठहराएं जहां आपने उन्हें पाया था। तथ्यों को एक तार्किक और सुसंगत मामले में बनाएँ, ताकि आपका पाठक उसी निष्कर्ष पर पहुँच सके।
रिपोर्ट की संरचना की योजना बनाएं
रिपोर्ट की संरचना की योजना बनाएं। तथ्यों को दिशाओं का एक सेट होना चाहिए जो पाठक को आपके निष्कर्ष पर ले जाए। अपनी रिपोर्ट को प्रमुख वर्गों में विभाजित करके प्रारंभ करें। हर विषय को इस तरह से उप-विभाजित किया जा सकता है। आपकी रिपोर्ट में ये उपखंड प्रमुख हो सकते हैं।
उन सभी बिंदुओं के प्रत्येक शीर्षक के तहत एक सूची बनाएं जिन्हें आप लाना चाहते हैं और उन सूचनाओं को नोट करना चाहते हैं जिन्हें आपको उनका समर्थन करने की आवश्यकता होगी। एक तार्किक अनुक्रम में उन बिंदुओं को व्यवस्थित करें जो आपके उद्देश्यों को पूरा करते हैं।
एक उपयुक्त शैली लागू करें
एक उपयुक्त शैली लागू करें। हालाँकि रिपोर्ट सख्त सम्मेलनों का पालन करती है, लेकिन व्यक्तिगत शैली के लिए जगह है। प्रभावी रिपोर्ट एक प्रारूपण और पुन: प्रारूपण प्रक्रिया का उपयोग करती है। अपने पाठक से परिचित शब्दावली चुनें। साथी विशेषज्ञों के लिए तकनीकी शब्द उपयोगी हैं, लेकिन दूसरों के लिए भ्रामक होंगे।
उपयुक्त प्रस्तुति तकनीकों का उपयोग करें
उपयुक्त प्रस्तुति तकनीकों का उपयोग करें। रिपोर्ट में डेटा प्रस्तुत करने के लिए टेबल, ग्राफ, बार चार्ट या अन्य आरेख शामिल हैं।
रिपोर्ट लेखन के सम्मेलनों का पालन करें
एक शीर्षक पृष्ठ तैयार करें
एक शीर्षक पृष्ठ तैयार करें। इसमें आमतौर पर शीर्षक, उपशीर्षक, दिनांक, लेखक का नाम और कंपनी की स्थिति शामिल होती है। यह भी इंगित करेगा कि तथ्यात्मक रिपोर्ट कौन प्राप्त कर रहा है। यह एक संदर्भ संख्या या वर्गीकरण के अन्य रूप भी ले सकता है।
एक सारांश लिखिए
एक सारांश लिखिए। रिपोर्ट लंबी होने पर यह विशेष रूप से आवश्यक है। यह व्यस्त लोगों को यह सब पढ़ने के लिए बिना रिपोर्ट का विवरण देता है। एक आकर्षक सारांश लोगों को पूरी रिपोर्ट पढ़ने के लिए प्रेरित कर सकता है।
एक सामग्री पृष्ठ शामिल करें
एक सामग्री पृष्ठ शामिल करें। यह एक अलग पृष्ठ है जो प्रमुख वर्गों या अध्यायों, उप-वर्गों और परिशिष्टों को सूचीबद्ध करता है। यह पृष्ठ संख्या भी देता है और वर्गों के बीच संबंध को इंगित करना चाहिए।
एक परिचय लिखें
तथ्यात्मक रिपोर्ट के उद्देश्य को स्पष्ट करने के लिए एक परिचय का उपयोग करें। यह पृष्ठभूमि की जानकारी देता है और बताता है कि यह क्यों आवश्यक है। परिचय रिपोर्ट के उद्देश्य को बताता है, जिन लोगों के लिए यह लिखा गया है और इसका दायरा।
रिपोर्ट का मुख्य भाग व्यवस्थित करें
रिपोर्ट का मुख्य भाग व्यवस्थित करें। इसमें आपके विस्तृत तथ्य और निष्कर्ष शामिल हैं, यह दर्शाता है कि वे कैसे पहुंचे थे और आपके द्वारा किए गए निष्कर्षों को इंगित करते हैं। अपने निष्कर्ष दें। अपनी रिपोर्ट के प्रमुख तथ्यात्मक बिंदुओं को संक्षेप में प्रस्तुत करें और उन पर एक निश्चित निर्णय प्रस्तुत करें।
टिप्स
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इच्छित दर्शकों के लिए लिखी गई अन्य रिपोर्टों की प्रतियाँ प्राप्त करने का प्रयास करें। इससे आपको स्पष्ट पता चल जाएगा कि आपसे क्या उम्मीद की जाती है।
