ग्राहक सेवा प्रतिनिधियों वाली एक कंपनी को समय-समय पर प्रशिक्षण प्रदान करने की आवश्यकता होती है। प्रशिक्षण कर्मचारियों के लिए कई तरीके हैं। प्रत्येक कर्मचारी समान पद्धति या तकनीक से समान रूप से नहीं सीखता है। जब कर्मचारियों को पर्याप्त रूप से प्रशिक्षित किया जाता है तो वे बेहतर सेवा देंगे, और अधिक जानकार बनेंगे और अपनी नौकरियों के बारे में जानकारी देंगे। ग्राहक खुश और संतुष्ट होते हैं जब वे पेशेवर, सहायक, विनम्र व्यक्तियों के साथ काम कर रहे होते हैं जिनकी दिल में सबसे अच्छी रुचि होती है। अंतिम परिणाम एक कंपनी के लिए अधिक बिक्री और लाभ है।
भूमिका निभाना
एक प्रकार का ग्राहक सेवा प्रशिक्षण भूमिका निभा रहा है। एक व्यक्ति एक अनियमित ग्राहक होने का दिखावा कर सकता है और दूसरा व्यक्ति ग्राहक सेवा प्रतिनिधि होगा जो सवालों का जवाब देगा और चिंताओं से निपटेगा। यह कर्मचारियों को एक वास्तविक दुनिया की स्थिति की नकल करने वाले वातावरण में ग्राहक सेवा प्रदान करने का अभ्यास करने की अनुमति देता है। इन सत्रों में भाग लेने पर सभी को रचनात्मक होने की अनुमति दी जानी चाहिए। वे भूमिकाओं को उलट भी सकते हैं और एक अलग परिदृश्य का उपयोग कर सकते हैं।
सेमिनार
एक कंपनी ग्राहक सेवा प्रशिक्षण के लिए अपने कर्मचारियों को सेमिनार में भेज सकती है। ग्राहक सेवा प्रतिनिधि सीख सकते हैं कि कैसे नाराज ग्राहक को डिफ्यूज करें, समाधान और उत्तर प्रदान करें और ग्राहक की कॉल का स्वामित्व लें। एक सेमिनार में कई अमूल्य तकनीक और तरीके सीखे जाने हैं। कई कंपनियां नियमित आधार पर इस प्रकार का प्रशिक्षण प्रदान करती हैं। कुछ कंपनियां संगठन के लिए साइट पर सेमिनार पेश करेंगी, जिसके लिए वे काम कर रहे हैं। कर्मचारियों को यात्रा करने की आवश्यकता नहीं है, जिससे लागत कम हो जाती है।
कॉल मॉनिटरिंग
प्रबंधक कभी-कभी ग्राहक सेवा प्रतिनिधियों के फोन कॉल सुनेंगे और फिर उन्हें रचनात्मक प्रतिक्रिया और आलोचना प्रदान करेंगे। वे ग्रीटिंग सहित कॉल के हर पहलू को सुनते हैं, यह देखने के लिए कि क्या प्रतिनिधि ने उचित तरीके से कॉल को संभाला है। ग्राहकों की प्रारंभिक शिकायत से संतुष्ट होने पर कंपनियों को कभी-कभी कर्मचारियों को उत्पाद या सेवा बेचने का प्रयास करने की आवश्यकता होगी। इससे कर्मचारी बेहतर संबंध बना सकते हैं और अंततः अधिक उत्पाद बेच सकते हैं। कॉल को रेट किया गया है और यह देखने के लिए स्कोर किया गया है कि क्या कोई प्रतिनिधि ग्राहक सेवा के सभी पहलुओं को छूता है।
कार्यशालाएं
एक पर्यवेक्षक, समय-समय पर, कंपनी के भीतर ग्राहक सेवा प्रतिनिधियों और वे सेवा करने वाले ग्राहकों के लिए स्पष्ट रूप से डिज़ाइन की गई एक इन-हाउस कार्यशाला प्रस्तुत करते हैं। यह जानकारी आमतौर पर विशेष रूप से ज्ञात कंपनी सेवा समस्याओं के लिए तैयार की जाती है, और सामान्य ग्राहक सेवा युक्तियों को उन स्थितियों में लागू करने से बचने में मदद करती है जो लागू नहीं हो सकती हैं।
सर्वेक्षण
एक ग्राहक सेवा प्रतिनिधि द्वारा फोन कॉल खत्म करने के बाद, वे ग्राहक को एक ऑनलाइन सर्वेक्षण भरने के लिए कह सकते हैं जो उन्हें प्राप्त ग्राहक सेवा के स्तर को दर करने की अनुमति देता है। आमतौर पर सर्वेक्षण में पांच मिनट से अधिक नहीं लगेगा और ग्राहकों को अक्सर उनकी टिप्पणियों के लिए एक स्थान प्रदान किया जाता है। यह वह जगह है जहां ग्राहक सुधार के लिए सुझाव दे सकते हैं। भविष्य में ग्राहकों से बात करने पर प्रतिनिधि प्रतिक्रिया का उपयोग कर सकते हैं।
