एक सम्मेलन ब्रोशर का उद्देश्य प्रतिनिधियों को एक कार्यक्रम के लिए आकर्षित करना है और उन्हें सम्मेलन अनुसूची बताना है। ब्रोशर में स्थल, वक्ताओं, यात्रा की व्यवस्था और अन्य प्रमुख तथ्यों के बारे में जानकारी होनी चाहिए। कॉपी स्पष्ट, सूचनात्मक और प्रेरक होनी चाहिए, जिससे पाठकों को अपने स्पॉट आरक्षित करने के लिए प्रोत्साहित किया जा सके ताकि वे व्यक्तिगत या पेशेवर रूप से लाभान्वित हो सकें। एक प्रमुख वक्ता या वरिष्ठ कार्यकारी से एक परिचय घटना का एक उपयोगी अवलोकन प्रदान करता है, साथ ही संभावित प्रतिनिधियों के लिए एक स्वागत योग्य है।
लक्षित दर्शक
सम्मेलन के आयोजक विशिष्ट समूहों में अपनी घटनाओं का लक्ष्य रखते हैं, इसलिए विवरणिका सुनिश्चित करने के लिए लक्षित दर्शकों के बारे में अधिक जानकारी प्राप्त करें ताकि प्रासंगिक लाभ मिल सके। दर्शक शिक्षक, मोटर वाहन उद्योग के वरिष्ठ अधिकारियों या देश संगीत में रुचि रखने वाले लोगों के सदस्यों के रूप में विविध हो सकते हैं। दर्शकों के बारे में जानकारी प्राप्त करने के लिए, आयोजकों से पिछली घटनाओं के दर्शकों के प्रोफाइल के लिए पूछें। आयोजक अपने दर्शकों का सर्वेक्षण करते हैं, जनसांख्यिकीय या व्यावसायिक जानकारी के लिए पूछते हैं, और प्रतिनिधियों, प्रस्तुतकर्ताओं और प्रायोजकों को अपनी घटनाओं की गुणवत्ता प्रदर्शित करने के लिए प्रोफाइल प्रकाशित करते हैं।
प्रतिनिधि के लिए लाभ
ब्रोशर प्रतिनिधियों को उपस्थित होने के लिए मजबूत लाभ प्रदान करना चाहिए। व्यावसायिक प्रतिनिधियों को काम के समय का औचित्य साबित करने में सक्षम होना चाहिए, और निजी उपस्थित लोग जानना चाहते हैं कि उन्हें अपने स्वयं के पैसे खर्च करने के लिए मूल्य मिल जाएगा। लक्षित दर्शकों के लिए लाभों की पहचान करें। सम्मेलन में विश्व-प्रसिद्ध वक्ताओं को सुनने, नवीनतम उत्पादों के प्रदर्शनों को देखने या उच्च-गुणवत्ता वाले प्रशिक्षण सत्रों में भाग लेने से कौशल में सुधार करने का एक अनूठा अवसर मिल सकता है। लाभ कम मूर्त हो सकते हैं, जैसे कि किसी उद्योग में अन्य लोगों के साथ नेटवर्क करने का अवसर शायद नौकरी छोड़ने या बिक्री करने के लिए।
तार्किक जानकारी
सम्मेलन रसद पर व्यापक जानकारी आवश्यक है। अमेरिकी सम्मेलन संस्थान के अनुसार, सम्मेलन प्रतिनिधियों द्वारा अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न पंजीकरण और भुगतान, यात्रा और खानपान की व्यवस्था, आवास और रद्द करने जैसे विषयों को कवर करते हैं। पाठकों को घटना के लिए साइन अप करना आसान बनाने के लिए, पूर्ण पंजीकरण विवरण शामिल करें। जल्दी पंजीकरण के लिए किसी भी छूट सहित, उपस्थित होने के लिए लागत निर्धारित करें। पाठकों के लिए संपर्क विवरण प्रदान करें, जिन्हें अतिरिक्त जानकारी की आवश्यकता हो सकती है और प्रतिनिधियों को बताएं कि वे स्वागत पैक कब प्राप्त करेंगे।
सम्मेलन कार्यक्रम
सम्मेलन में अपने समय की योजना बनाने में मदद करने के लिए प्रत्येक सत्र के समय और विवरण के साथ सम्मेलन कार्यक्रम निर्धारित करें। प्रतिनिधियों को सम्मेलन के प्रारूप के बारे में अधिक जानकारी दें, जिसमें प्रस्तुतियाँ, राउंडटेबल्स, कार्यशालाएं और प्रदर्शन शामिल हो सकते हैं। प्रस्तुतकर्ताओं की आत्मकथाएं प्रतिनिधियों को उन सत्रों को चुनने में मदद करती हैं जिन्हें वे शामिल करना चाहते हैं और घटना की स्थिति या गुणवत्ता को इंगित करते हैं।
संचार बनाए रखें
कॉन्फ्रेंस ब्रोशर प्री-कॉन्फ्रेंस मार्केटिंग प्रोग्राम का सिर्फ एक तत्व है। इंक के अनुसार, सोशल मीडिया पर सूचना और घटना समाचार पोस्ट करने से ब्याज को बनाए रखने में मदद मिलती है क्योंकि घटना निकट हो जाती है। अतिरिक्त वक्ताओं या विशेष घटनाओं के बारे में घोषणाएँ, उदाहरण के लिए, घटना के चारों ओर एक चर्चा पैदा कर सकती हैं और प्रतिनिधियों के बाहर निकलने के जोखिम को कम कर सकती हैं।
