सामान्य खाता बही किसी भी व्यवसाय के लिए एक महत्वपूर्ण लेखांकन उपकरण है। आमतौर पर खातों की सूची और उन खातों में डेबिट और क्रेडिट के साथ दो कॉलम प्रारूप में सेट किया जाता है, इसका उपयोग कंपनी के वित्तीय स्थिति की आंशिक तस्वीर प्राप्त करने के लिए फर्म के अंदर और बाहर किया जाता है।
राजस्व स्ट्रीम
सामान्य खाता बही भुगतान और प्राप्तियों को ट्रैक करता है। सामान्य पत्रिका के खातों के चार्ट के सारांश में, सामान्य खाताधारक राजस्व का चित्र प्रस्तुत करता है जैसे बिक्री और सेवाओं से उत्पन्न आय और कानूनी शुल्क, मजदूरी और कार्यालय व्यय जैसे व्यय।
विभाग का व्यय सारांश
यह कंपनी के वित्तीय ट्रैकिंग सिस्टम के भीतर किसी भी खाते में तत्काल पहुंच की अनुमति देता है। उदाहरण के लिए, यदि किसी मार्केटिंग डायरेक्टर को साल-दर-साल विज्ञापन खर्चों का उपयोग करने की आवश्यकता होती है, तो वह उस जानकारी को त्वरित लुक से लेकर सामान्य खाता बही तक इकट्ठा कर सकता है।
कंपनी का पेपर ट्रेल
यदि ठीक से बनाए रखने और अपने खाते बनाने के साथ जुड़ा हुआ है, तो सामान्य खाता बही कंपनी के कागज निशान का एक महत्वपूर्ण टुकड़ा है। चूंकि सामान्य खाता है, जहां खाता पोस्टिंग होती है, इसलिए लेन-देन के स्रोत, तिथि, विवरण और खाता शेष जैसी जानकारी सामान्य खाता-बही के माध्यम से प्राप्त की जाती है। सामान्य खाता-बही को देखते हुए फिर एक कंपनी के अधिकारी को एक खरीद आदेश, चालान या टाइम शीट पर लेनदेन का पता लगाने की अनुमति देनी चाहिए।
वित्तीय विवरण
उप-सहायक, जिसे सबलेडर्स के रूप में जाना जाता है, को सामान्य लेज़र में जोड़ना वित्तीय अधिकारियों को कंपनी के भीतर अधिक विवरण, रुझान और पैटर्न देता है और उन्हें ध्वनि वित्तीय निर्णय लेने में सक्षम बनाता है। अपनी कंपनी के भीतर बिक्री और व्यय के उतार-चढ़ाव को समझना एक मुख्य वित्तीय अधिकारी की सहायता करेगा क्योंकि वह फैसला करता है कि कब और कैसे अनुबंध का पीछा करना है या पूंजी निवेश करना है।
लेखापरीक्षा
यह कंपनी के सभी वित्तीय लेनदेन के लिए एक ऑडिट ट्रेल बनाता है। एक मूल्यवान आंतरिक उपकरण होने के अलावा, सामान्य खाता बही को बाहरी ऑडिटिंग एजेंसियों जैसे आईआरएस या एसईसी द्वारा भी एक्सेस किया जाएगा।
कंपनी का वित्तीय स्वास्थ्य
चूंकि यह कंपनी के खातों के चार्ट से अपनी जानकारी प्राप्त करता है और पुस्तक लेनदेन की जांच करता है, सामान्य खाताधारक संपत्ति, देनदारियों, इक्विटी, आय और व्यय का ट्रैक रखता है।
वित्तीय विवरण
कंपनी के सबसे महत्वपूर्ण वित्तीय विवरणों को उत्पन्न करने के लिए कंपनी के लेखा प्रणाली के भीतर सामान्य खाता-बही लिंक: बैलेंस शीट और लाभ और हानि विवरण।
फंडिंग प्राप्त करने के लिए प्रलेखन
सामान्य खाता बही कंपनियों को बाहर के वित्तपोषण प्राप्त करने के लिए आवश्यक आवश्यक दस्तावेज का एक हिस्सा है। यह सार्वजनिक रूप से कारोबार वाली कंपनियों में स्टॉक धारकों को जारी की गई वार्षिक रिपोर्ट का भी हिस्सा है।
