आंतरिक मेल, टेलीफोन, मेमो और औपचारिक बैठकों जैसे चैनलों का उपयोग करके पारंपरिक रूप से परिभाषित संरचना के भीतर पारंपरिक परियोजना संचार हुआ। आधुनिक परियोजना संचार एक अधिक लचीली टीम संरचना के भीतर सूचना साझा करने के लिए ईमेल, इंट्रानेट और सोशल मीडिया जैसी प्रौद्योगिकी का उपयोग करते हैं। परियोजना प्रबंधन में नए दृष्टिकोणों के उद्भव और हितधारकों के एक व्यापक समूह को सूचित करने की आवश्यकता के अनुरूप संचार आवश्यकताओं में बदलाव आया है।
क्रियाविधि
एक पारंपरिक प्रोजेक्ट टीम ने अगली स्टेज शुरू करने से पहले प्रत्येक चरण को पूरा करते हुए प्रोजेक्ट को अलग-अलग चरणों में संसाधित किया। टीम ने प्रत्येक चरण का दस्तावेजीकरण किया और प्रगति करने से पहले एक साइन-ऑफ प्राप्त किया। प्रोजेक्ट स्मार्ट के अनुसार, आधुनिक अभ्यास एक चुस्त परियोजना पद्धति को अपनाना है जिसमें परियोजना के चरण टीम के सदस्यों की व्यक्तिगत चक्र प्रक्रिया को ओवरलैप कर सकते हैं, उन्हें किसी भी प्रतिक्रिया के अनुरूप संशोधित कर सकते हैं। यह संचार को जटिल बनाता है, स्थिति अपडेट पर जोर देता है और नवीनतम प्रोजेक्ट जानकारी तक आसान पहुंच प्रदान करता है।
टीम
एक आधुनिक परियोजना टीम में स्थायी और अस्थायी सदस्यों का एक विस्तृत समूह शामिल है। आंतरिक स्टाफ के सदस्यों के अलावा, एक टीम में सलाहकार, आपूर्तिकर्ता, व्यावसायिक साझेदार और आईटी सेवाओं की आपूर्ति करने वाली फर्में भी शामिल हो सकती हैं। परियोजना प्रबंधक को यह सुनिश्चित करना होगा कि सभी टीम के सदस्यों के पास अपनी भागीदारी की अवधि के लिए परियोजना संचार तक सुरक्षित पहुंच हो। प्रोजेक्ट प्लेस के अनुसार, एक परियोजना एक अस्थायी सामाजिक प्रणाली है जहां सफलता पारदर्शी सूचना साझा करने के माध्यम से सहयोग, संचार और प्रतिबद्धता पर निर्भर करती है।
हितधारकों
आधुनिक परियोजनाओं में हितधारकों का अधिक व्यापक समूह है। टीम के सदस्यों और प्रायोजकों के साथ संवाद करने के अलावा, परियोजना प्रबंधक समुदाय, नियामकों, सरकारी एजेंसियों और निवेशकों सहित सभी हितधारकों को पूरी तरह से सूचित रखने के महत्व को पहचानते हैं। कॉर्नवेल प्रबंधन परामर्श फर्म के अनुसार, अप्रभावी संचार 65 प्रतिशत से अधिक विफल परियोजनाओं में सफलता की कमी में योगदान करते हैं।
चैनल
आधुनिक परियोजना संचार सहयोग में सुधार के लिए नेटवर्क संचार का लाभ उठाती है। ईमेल और इंस्टेंट मैसेजिंग टीम के सदस्यों को पेपर आधारित चैनलों जैसे कि आंतरिक मेमो या फैक्स पर भरोसा करने के बजाय जल्दी और आसानी से जानकारी साझा करने में सक्षम बनाते हैं। प्रोजेक्ट पोर्टल्स इंटरनेट के माध्यम से सभी प्रोजेक्ट जानकारी और प्रलेखन के लिए एक एकल सुरक्षित पहुँच बिंदु प्रदान करते हैं। वीडियोकॉन्फ्रेंसिंग टीम के सदस्यों के लिए प्रगति बैठकें स्थापित करना संभव बनाता है, तब भी जब टीम के सदस्य विभिन्न स्थानों पर होते हैं। ब्लॉग और सोशल नेटवर्क जैसी तकनीकें परियोजना संचार को और अधिक बढ़ाती हैं, समुदाय की भावना पैदा करती हैं और हितधारकों को प्रतिक्रिया प्रदान करने में सक्षम बनाती हैं जो परियोजना को प्रभावित कर सकते हैं
