कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली इतनी आम हो गई है कि यह बमुश्किल समकालीन विकल्पों की कल्पना करने के लिए पूरी तरह से हस्तलिखित लीडर और पुराने स्कूल जोड़ने वाली मशीनों पर आधारित है। लेकिन कम्प्यूटरीकृत लेखांकन पर अत्यधिक निर्भर होना आसान है। इससे पहले कि आप प्रौद्योगिकी समाधानों में गहराई से गोता लगाएँ, अपने सभी डेटा को संग्रहीत करने और आवश्यक संख्यात्मक संबंधों की गणना करने के लिए एक मशीन और एक सॉफ्टवेयर प्रोग्राम की अनुमति देने के संभावित नुकसान पर विचार करें।
सूचना की गुणवत्ता
एक कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली प्रदान करने वाली जानकारी की गुणवत्ता उस जानकारी की गुणवत्ता पर निर्भर करती है जिसे आप इनपुट करते हैं। आप QuickBooks में हर एक चेक, रसीद और इनवॉइस दर्ज कर सकते हैं, लेकिन यदि आप अपने व्यवसाय की पेचीदगियों को ठीक से प्रतिबिंबित करने के लिए अपने QuickBooks चार्ट को अपने खाते में सेट नहीं करते हैं, तो आपके प्रयासों से केवल आंशिक या अप्रासंगिक जानकारी प्राप्त होगी। उदाहरण के लिए, यदि आपका व्यवसाय कई प्रकार के खातों जैसे कि ऑनलाइन रिटेलर्स, ईंट और मोर्टार स्टोरफ्रंट और ग्राहकों को सीधी बिक्री के साथ काम करता है, तो आपका लेखा डेटा विशेष रूप से तब तक सार्थक नहीं होगा जब तक आप इन श्रेणियों को अलग से ट्रैक नहीं करते।
मानव तत्व
हालाँकि कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली, रकम की गणना और जानकारी संग्रहीत करने के लिए प्रौद्योगिकी का उपयोग करती है, यह डेटा मनुष्यों द्वारा दर्ज किया जाना चाहिए, और इन मनुष्यों को प्रशिक्षित किया जाना चाहिए। सॉफ्टवेयर प्रोग्राम पर प्रशिक्षण स्टाफ महंगा हो सकता है, और ज्ञान को नियमित रूप से अपडेट करने की आवश्यकता होती है क्योंकि कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली कभी-कभी बदलती है। सीखने की अवस्था में गलतियाँ कई चरणों में होती हैं, और सूत्रों के साथ एक कम्प्यूटरीकृत प्रणाली जो एक दूसरे पर निर्माण करते हैं, प्रतीत होता है कि सरल त्रुटियों की संभावना है, जिससे समस्या का स्रोत और भी मुश्किल हो जाता है।
प्रौद्योगिकी लागत
वस्तुतः कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली का हर पहलू महंगा है। कंप्यूटर काग़ज़ के प्रकाशकों की तुलना में बहुत अधिक महंगे हैं, और आपके लेखांकन डेटा के लिए आवश्यक सॉफ़्टवेयर एक और खर्च जोड़ता है जिसे अक्सर नए सिरे से या अद्यतन किया जाना होता है। आपको मरम्मत, या प्रशिक्षण, कस्टम सॉफ़्टवेयर या विशेष रूप से जटिल दुर्घटनाओं से बचने के लिए पेशेवरों को नियुक्त करने के लिए फंडों को खोलना पड़ सकता है।
सुरक्षा और स्थायी
कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली साइबर सुरक्षा मुद्दों के लिए असुरक्षित हैं। क्लाउड-आधारित सिस्टम आपकी कंपनी की जानकारी को दूरस्थ रूप से संग्रहीत करते हैं, जहां इसे हैक किया जा सकता है। आपका सिस्टम एक वायरस से संक्रमित हो सकता है जो जानकारी को नष्ट या दूषित कर देता है। कंप्यूटर भी समय-समय पर दुर्घटनाग्रस्त हो जाते हैं, इसलिए जब तक आप फ़ाइलों के बैकअप के बारे में विशेष रूप से मेहनती नहीं होते हैं, तब तक आप कई घंटे काम के लायक खो सकते हैं। इसलिए, जब कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली जानकारी व्यवस्थित करती है और गणना जल्दी और कुशलता से करती है, तो वे सुरक्षा की झूठी भावना पैदा कर सकते हैं। लब्बोलुआब यह है कि वे पूरी तरह से सिस्टम के प्रत्यक्ष ज्ञान या आपके संचालन के विवरण के साथ पहली-हाथ की परिचितता के लिए पूरी तरह से खड़े नहीं हो सकते हैं।
