एक आंतरिक व्यापार पत्र लिखने में आपके दर्शकों को समझना और एक विशेष लक्ष्य पर ध्यान केंद्रित करना शामिल है। कोई बात नहीं विषय, संघर्ष और भ्रम से बचने के लिए दर्शकों और टोन के विचार महत्वपूर्ण हैं। सफलता सुनिश्चित करने के लिए, एक संरचना का पालन करें, सभी आवश्यक विवरणों को शामिल करें, और अच्छी तरह से प्रूफरीड करें। यह अक्सर निष्पक्षता बनाए रखने और लेखन के सबसे प्रभावी टुकड़े का उत्पादन करने के लिए पत्र के प्रारूपण और अंतिम समीक्षा के बीच खुद को समय देने में मदद कर सकता है। इसलिए, सावधानीपूर्वक योजना और समय प्रबंधन दोनों लेखन प्रक्रिया के महत्वपूर्ण पहलू हैं।
एक उचित सलामीकरण बनाएँ
एक उचित स्वर के साथ पत्र को खोलने के लिए एक उचित सलाम बनाएं। पत्र को खोलने और पाठक के लिए सम्मान और सहानुभूति दिखाने के लिए "प्रिय," "अभिवादन" या "सुप्रभात / दोपहर" का उपयोग करें। उदाहरण के लिए: "प्रिय सहकर्मी।"
एक परिचय बनाएँ। परिचय में, पत्र के विषय के बारे में जानकारी शामिल करें ताकि पाठक समझता है कि क्या उम्मीद है। आपका परिचय इस तरह दिख सकता है:
आप में से कई लोग सोच रहे हैं कि निर्माण हमारे नए पार्किंग गैरेज पर कब समाप्त होगा। मुझे आपको यह बताते हुए खुशी हो रही है कि निर्माण अप्रैल के पहले सप्ताह तक पूरा होने वाला है।
एक प्रभावी बॉडी पैराग्राफ लिखें और पाठक को जोड़े रखने के लिए इसे नेत्रहीन रूप से व्यवस्थित करें।
शरीर पैराग्राफ में सबसे अधिक जानकारी शामिल है, इसलिए संगठन विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। महत्वपूर्ण जानकारी को उजागर करने के लिए बुलेट पॉइंट, बोल्ड टेक्स्ट या अन्य तकनीकों का उपयोग करें।
एक सद्भावना समाप्त होने के साथ पत्र को बंद करें। इसमें पाठक को उनके समय के लिए धन्यवाद देते हुए एक उचित स्वर स्थापित करना शामिल है। इसमें पाठक के आगे प्रश्न होने की स्थिति में आवश्यक जानकारी का समावेश भी शामिल है। उदाहरण के लिए:
आपके समय और धैर्य के लिए आपका धन्यवाद। यदि आपके कोई और प्रश्न हैं, तो कृपया नीचे सूचीबद्ध ई-मेल पते पर प्रबंधन से संपर्क करने में संकोच न करें।
पत्र को प्रिंट करें और त्रुटियों के लिए इसे प्रमाणित करें। किसी भी गलत वर्तनी, विराम चिह्नों या व्याकरण संबंधी गलतियों का पता लगाएं। अजीब शब्दों या निष्क्रिय आवाज को संशोधित करने और पुनरावृत्ति से बचने के लिए शब्दकोश और थिसॉरस का उपयोग करें।
टिप्स
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आंतरिक रूप से लिखते समय, याद रखें कि आपका दस्तावेज़ कंपनी में किसी के द्वारा देखा और पढ़ा जा सकता है। इसलिए, जानकारी को संतुलित, उद्देश्य, सुलभ और लिंग-तटस्थ रखें।
चेतावनी
यहां तक कि अगर आप अपने व्यापारिक भागीदारों या सहयोगियों को अच्छी तरह से जानते हैं, तो भी लेखन में एक अनौपचारिक या बोलचाल से बचें। लंबी अवधि के साथ एक दस्तावेज़ का निर्माण लिखित संचार में महत्वपूर्ण है, और आकस्मिक शब्दों और वाक्यांशों को आसानी से गलत तरीके से समझा जाता है।
