आधुनिक कार्यालय तकनीक कार्यालय के आधार को ही कम प्रासंगिक बनाती है क्योंकि इंटरनेट एक्सेस कवरेज और प्रदर्शन में सुधार होता है। आधुनिक कार्यालय का माहौल इस बात से अधिक है कि आप जहां करते हैं, उसके विपरीत आप क्या कर सकते हैं। नई तकनीक का दायरा बदल रहा है जिसे कार्यालय माना जाता है। कार्यालय अनिवार्य रूप से नई तकनीकों को अपनाते हैं जो कम लोगों के साथ अधिक काम करते हैं, और नवीनतम तकनीकी रुझानों के शीर्ष पर रहकर एक आधुनिक, पेशेवर छवि रखने का दबाव है।
दक्षता और स्वचालन के माध्यम से समय की बचत
आधुनिक कार्यालय प्रौद्योगिकी का उपयोग करते हुए, श्रमिक नियमित कार्यों पर कम समय खर्च करते हैं, जो उन्हें अतिरिक्त परियोजनाओं के लिए मुक्त करता है। कंप्यूटर की समझ रखने वाले कर्मचारी कंप्यूटर स्वचालन प्रथाओं का पता लगाते हैं, जो बार-बार दोहराए जाने वाले कार्यों पर खर्च करते हैं। उदाहरण के लिए, कर्मचारी टेम्प्लेट का उपयोग करके दस्तावेज़ों को फ़ॉर्मेट करने से बचाते हैं। कोई व्यक्ति दूरस्थ सर्वर एक्सेस, क्लाउड स्टोरेज और ईमेल के माध्यम से अन्य श्रमिकों के साथ टेम्पलेट साझा करके दक्षता में सुधार कर सकता है कहीं भी सेलुलर कवरेज। Google ड्राइव, iCloud और Microsoft Azure जैसी सेवाएँ अक्सर उपयोग किए जाने वाले टेम्प्लेट, साझा स्प्रेडशीट और कार्य-संबंधित प्रलेखन को व्यवस्थित और साझा करने के लिए व्यावहारिक समाधान हैं। संगठित क्लाउड साझाकरण डेटा-साझा करने वाले मध्यस्थ व्यक्ति की आवश्यकता को समाप्त करता है।
स्थान अप्रासंगिक है; बचत साझा की जाती है
पूरे दिन एक कंप्यूटर टर्मिनल पर बैठे एक कार्यकर्ता को शामिल करने की आवश्यकता होती है, जिसे विशिष्ट स्थान पर करने की आवश्यकता नहीं होती है। नई संचार प्रौद्योगिकियां न केवल घर और सड़क से काम करना संभव बनाती हैं, बल्कि सहज भी। यदि आप अपना काम लैपटॉप पर करते हैं, तो आप इसे अपने कार्यालय कक्ष या होटल के कमरे की मेज से भी कर सकते हैं। एक दूरस्थ कार्यबल नियोक्ता और कर्मचारी के लिए भत्तों का योगदान देता है। बिजनेस वीक के अनुसार, प्रत्येक टेलीकम्युटिंग कर्मचारी के लिए व्यवसाय प्रति वर्ष $ 8,000 की बचत करता है। टेलीकम्यूटिंग अवसर व्यवसाय के उम्मीदवार पूल को चौड़ा करते हैं क्योंकि स्थान कोई बड़ी बात नहीं है। टेलीकॉम्यूटिंग कर्मचारी परिवहन लागत पर काफी बचत कर सकते हैं, हर दिन समय की बचत नहीं कर सकते हैं और पारिवारिक जीवन को आसान बना सकते हैं।
संचार विकल्प बढ़ते रहें
कॉन्फ्रेंस रूम में लैगिंग, पिक्सेलेटेड ऑनलाइन वीडियो चैट अतीत की बात है: ब्रॉडबैंड और मोबाइल इंटरनेट कनेक्शन तेजी से एक साथ वीडियो स्ट्रीम को संभालने के लिए हैं, जो लोगों को भौतिक स्थानों पर ले जाने के बिना हैं। स्काइप जैसी वीडियोकॉन्फ्रेंसिंग सेवाएं उसी बिल्डिंग में प्रतिभागियों के बिना मीटिंग आयोजित करने के लिए बहुत अच्छा काम करती हैं। सोशल मीडिया ग्राहक संचार के लिए एक वैकल्पिक एवेन्यू है: एक मजबूत सोशल मीडिया उपस्थिति नीचे की रेखा को आगे बढ़ाने की दिशा में एक लंबा रास्ता तय कर सकती है। इसके अतिरिक्त, वीओआईपी जैसी तकनीक से लैंडलाइन की आवश्यकता से छुटकारा मिलता है। बहुत लंबे समय तक पुरानी तकनीक से चिपके रहने से समस्याएं हो सकती हैं। उदाहरण के लिए, फूड-ऑर्डरिंग सेवा ग्रुबहब ने अपने रेस्तरां के साथ एक झपकी मार दी जो अभी भी फैक्स मशीनों पर ऑर्डर प्राप्त कर रहे थे।
व्यावहारिक डेटा अतिरेक
कार्यालय की आग, भूकंप और हार्ड ड्राइव की विफलताएं कार्यालय के रिकॉर्ड पर कहर बरपा सकती हैं। क्लाउड सेवाओं और रिमोट स्टोरेज के माध्यम से डेटा अतिरेक एक व्यवसाय को बहुत सारे दिल का दर्द और पैसा बचा सकता है। दूरस्थ सर्वर पर डेटा संग्रहीत करना श्रमिकों को स्थान की परवाह किए बिना भारी मात्रा में जानकारी साझा करने के लिए व्यावहारिक बनाता है। उदाहरण के लिए, चिकित्सा पेशेवर बीमारियों के अध्ययन और नए उपचार विकसित करने के लिए रोगी के इतिहास के बड़े पैमाने पर डेटाबेस का उपयोग कर सकते हैं। क्लाउड और सर्वर डेटाबेस भी उत्पादों और सेवाओं को समेकित करके एक व्यावसायिक धन बचा सकते हैं।
