कर्मचारी शेड्यूल कैसे सेट करें

प्रबंधकों और व्यापार मालिकों के सबसे आम कामों में से एक कर्मचारियों का समय निर्धारण है। प्रत्येक कर्मचारी की परिस्थितियाँ उसकी उपलब्धता को प्रभावित करती हैं। शेड्यूल के साथ स्टाफ की जरूरतों को भरना एक साप्ताहिक चुनौती हो सकती है, खासकर जब आप कर्मचारी बीमारियों, आपात स्थितियों और छुट्टियों से निपटते हैं। सौभाग्य से प्रबंधकों के लिए, कुछ सरल चरणों का पालन करके एक कर्मचारी शेड्यूल तैयार किया जा सकता है।

आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी

• स्प्रेडशीट कार्यक्रम

• कागज और कलम या पेंसिल (वैकल्पिक)

अपना पसंदीदा स्प्रेडशीट प्रोग्राम जैसे कि Microsoft वर्क्स, Microsoft Office या ओपन ऑफ़िस खोलें और आठ कॉलम बनाएं। पहले कॉलम "नाम" और सप्ताह के दिनों के लिए शेष सात कॉलम को लेबल करें। वैकल्पिक रूप से, आप एक कलम और कागज को आठ स्तंभों में जोड़कर और इसे तीन खड़ी आधा गुना मोड़कर उपयोग कर सकते हैं।

पहले कॉलम में, अपने कर्मचारियों के प्रत्येक नाम को सूचीबद्ध करें। नामों को किसी भी क्रम में सूचीबद्ध किया जा सकता है, जब तक कि सभी कर्मचारियों को शामिल नहीं किया जाता है। प्रत्येक कर्मचारी के लिए एक पंक्ति बनाएँ।

किसी भी सेल में एक "X" रखें जहां एक कर्मचारी अनुपलब्ध होगा। उदाहरण के लिए, यदि मैरी बुधवार को काम करने में असमर्थ है, तो बुधवार के कॉलम में उसके नाम के आगे एक "X" लगाएं। अनुपलब्ध दिनों को अवरुद्ध करने से आपके शेड्यूल को आकार देने में मदद मिलेगी और आपको अपने कर्मचारियों के लिए गलती से शेड्यूल टकराव पैदा करने से रोका जा सकेगा।

उपयुक्त कॉलम में जोड़े गए प्रत्येक दिन के काम के घंटे के साथ, प्रत्येक कर्मचारी के नाम के आगे प्रत्येक दिन काम किए जाने वाले घंटे दर्ज करके अपनी ग्रिड भरें। उदाहरण के लिए, अगर डेविड सुबह 9 बजे से शाम 5 बजे तक काम करेगा। उन दैनिक कॉलमों में से प्रत्येक में डेविड के नाम के आगे सोमवार को "9-5" जोड़ दें।

प्रत्येक दिन काम करने के लिए जिसे आपने निर्धारित किया है, उसकी समीक्षा करके और यह सुनिश्चित करके कि आपने पर्याप्त कर्मचारियों को काम के सभी घंटों को कवर करने के लिए जोड़ा है या पाली की आवश्यकता है, अपने कार्यक्रम को अंतिम रूप दें। उदाहरण के लिए, तीन कामकाजी पारियों वाला व्यवसाय प्रत्येक दैनिक कॉलम की जांच करेगा, यह सुनिश्चित करने के लिए कि प्रत्येक कार्य पारी के दौरान कम से कम एक कर्मचारी को काम करने के लिए निर्धारित किया गया था। यदि आपको प्रति शिफ्ट में एक से अधिक लोगों की आवश्यकता है, तो अपने शेड्यूल को तदनुसार समायोजित करें।

टिप्स

• यदि आपके पास स्प्रेडशीट प्रोग्राम नहीं है, तो पूरी क्षमताओं के साथ एक मुक्त स्प्रेडशीट के लिए ओपन ऑफ़िस डाउनलोड करें।

  कई व्यवसाय अपने कार्यक्रम की समीक्षा भी करते हैं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि उनके कर्मचारियों में से कोई भी प्रत्येक सप्ताह 40 घंटे से अधिक काम के लिए निर्धारित नहीं किया गया है।