इलेक्ट्रॉनिक संचार में तकनीकी प्रगति के बावजूद, फैक्स मशीन 2015 तक दस्तावेजों को प्रसारित करने का एक महत्वपूर्ण तरीका बनी हुई है। फैक्स कवर शीट प्राप्तकर्ताओं को सचेत करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाती हैं कि किसे फैक्स मिलना चाहिए, और इसमें क्या है।
भेजने वाला और पाने वाला
फ़ैक्स कवर शीट के प्राथमिक कार्यों में से एक दस्तावेज़ के प्रेषक और रिसीवर की पहचान करना है। जबकि कवर शीट्स वैकल्पिक हैं, बुनियादी संपर्क जानकारी की कमी के कारण गुम हुए प्रसारण हो सकते हैं। यदि इच्छित प्राप्तकर्ता फ़ैक्स नहीं उठाता है, तो कवर शीट पर "प्राप्तकर्ता" अलर्ट दस्तावेज़ को सही व्यक्ति को प्राप्त करने में मदद करता है। इसके अलावा, एक फैक्स प्राप्तकर्ता जो प्रेषक का नाम पहचानता है वह दस्तावेज़ को अधिक तेज़ी से संबोधित कर सकता है। कई कंपनियों के नाम के साथ टेम्प्लेट आधारित फैक्स कवर शीट होती हैं और लोगो पहले से ही पृष्ठ पर मुद्रित होते हैं।
दस्तावेज़ विवरण
एक विशिष्ट फैक्स कवर शीट में एक खंड भी होता है जिस कारण से फैक्स भेजा जा रहा है, या दस्तावेज़ संलग्नक पर टिप्पणी करता है। यह अनुभाग तब उपयोगी होता है जब किसी प्रेषक को इस बात की चिंता होती है कि क्या कोई प्रसारण को गंभीरता से लेगा। यदि कोई व्यवसाय एक अवांछित बोली प्रस्ताव प्रस्तुत करता है, उदाहरण के लिए, कवर शीट सामग्री के माध्यम से पढ़ने के प्राप्तकर्ता को लाभ बता सकती है। दस्तावेजों पर विवरण भी प्राप्तकर्ता को याद दिला सकता है कि फैक्स की गई सामग्री पिछले चर्चा या समझौते का पालन करती है।
दिनांक और पृष्ठ संख्या
ट्रांसमिशन की तारीख और भेजे गए पृष्ठों की संख्या भी कवर शीट पर सामान्य तत्व हैं। दोनों रिकॉर्डकीपिंग और सटीकता के लिए महत्वपूर्ण हैं। फैक्स पर एक तारीख एक प्रेषक को यह बताने की अनुमति देती है कि वह किसी विशेष समय-सीमा को प्रस्तुत करता है। अपूर्ण प्रसारण से बचाने के लिए फ़ैक्स में पृष्ठों की संख्या बहुत महत्वपूर्ण है। एक कवर शीट बता सकती है, "कवर शीट सहित 5 पृष्ठ।" यह प्राप्तकर्ता को सचेत करता है कि ट्रांसमिशन में कुल पांच पृष्ठ होने चाहिए। यदि कोई गायब है, तो प्राप्तकर्ता प्रेषक को अपूर्ण दस्तावेज़ को सचेत कर सकता है।
अतिरिक्त जानकारिया
फ़ैक्स कवर पृष्ठ का उपयोग कुछ दस्तावेजों के साथ गोपनीयता और सुरक्षा प्रकटीकरण को व्यक्त करने के लिए भी किया जाता है। सरकारी एजेंसियां, वित्तीय संस्थान और कानूनी कार्यालय उन संगठनों में से हैं, जिनके पास कवर शीट पर गोपनीयता या गोपनीयता कथन हो सकते हैं। यह कथन संलग्नक की नाजुक प्रकृति के लिए प्राप्तकर्ता को सचेत करता है और गोपनीय दस्तावेजों की सुरक्षा में जवाबदेही सुनिश्चित करने में मदद करता है। फ़ैक्स भी संविदा या नियामक आवश्यकताओं के लिए प्राप्तकर्ता को कानूनी रूप से बाध्य कर सकते हैं। कुछ कंपनियां मेमो जैसे दस्तावेजों को भेजने के लिए फैक्स प्रसारण का उपयोग करती हैं, और केवल एक पृष्ठ पर सारांश या संक्षिप्त संदेश के साथ कवर शीट शामिल करती हैं।
