प्रभावी रूप से बोले गए व्यावसायिक संचार उद्देश्यपूर्ण, पेशेवर और आसानी से समझे जाने वाले होते हैं। वे लेखक के इरादे का अनुमान किए बिना संदेश लेने की अनुमति देते हैं, गलत शब्दों को स्थानांतरित करते हैं या खराब तरीके से निर्मित वाक्यों को निस्तारण करते हैं। त्रुटि-रिडल्ड संदेश आंतरिक और बाहरी दोनों पाठकों के लिए एक टर्न-ऑफ हैं। गरीब व्याकरण अक्सर स्थापित नियमों के लिए अज्ञानता या उपेक्षा के साथ जुड़ा होता है, साथ ही साथ आलस्य या भागदौड़। व्यवसायों को सटीकता और संपूर्णता के लिए अपनी प्रतिबद्धता का प्रतिनिधित्व करने वाले विचारशील, पॉलिश संदेश बनाने का प्रयास करना चाहिए।
सही संदेश भेजना
प्रभावी शब्द विकल्प का मतलब संदेशों की स्पष्ट समझ और भ्रम के बीच का अंतर है। पाठकों को स्पष्टता के लिए पुनर्मूल्यांकन करने वाले वाक्य सक्रिय पढ़ने के अंत को चिह्नित कर सकते हैं, जो व्यवसाय लेखन के लक्ष्य के लिए प्रतिसंबंधी है। व्यावसायिक लेखन पाठक को बड़े शब्दों और जटिल वाक्य निर्माणों के साथ बर्बाद करने के बारे में नहीं है। यह सबसे कुशल साधनों का उपयोग करते हुए एक बिंदु प्राप्त करने के बारे में है। निर्देश देते समय संक्षिप्त, कार्रवाई योग्य कदम प्रदान करना निराशा को कम करता है और पाठक के अनुपालन को बढ़ाता है। संदेशों को व्याख्या के लिए खुला छोड़ना अक्सर परेशानी का मतलब है, क्योंकि पाठक अपने स्वयं के नियम बना सकते हैं या भ्रमित निर्देशों को पूरी तरह से अनदेखा कर सकते हैं।
विश्वसनीयता स्थापित करना
पहले छापों का मतलब बहुत होता है। "पीस ऑफ़ माइंड ट्यूटरिंग सर्विस" के लिए एक विज्ञापन प्राप्त करने की कल्पना करें, जो "पीस ऑफ़ माइंड ट्यूटरिंग सर्विस" पढ़ता है। अंतिम निरीक्षणों से बचने के लिए अपर्याप्त रूप से प्रलेखित दस्तावेज़ों की अनुमति देने से नकारात्मक प्रभाव पड़ता है। यह व्यवसायों के लिए अपनी साख और विश्वसनीयता प्रदर्शित करने के अवसरों को बर्बाद कर देता है, जिससे यह बनता है। इन गलतियों को भुनाने के लिए बोधगम्य प्रतियोगियों के लिए आसान है। "डेजर्ट बफेट" के बजाय "डेजर्ट बफेट" टाइप करने के लिए पर्याप्त उपयोग की त्रुटियां एक वर्तनी परीक्षक को हटा सकती हैं, प्रशिक्षित मानव आंखों को इन व्याकरणिक अपराधों को पकड़ना चाहिए।
आंतरिक संवाद
कर्मचारी अपने नियोक्ताओं से पारदर्शिता और खुलेपन की इच्छा रखते हैं। वे पहली बार सही जानकारी चाहते हैं। प्रशिक्षण तिथियों में ट्रांसपोज़िशन त्रुटियों वाले जन ईमेल को भेजना या शब्दजाल युक्त हैंडबुक वितरित करना अराजकता पैदा करता है। यह समय भी बर्बाद करता है, क्योंकि गलतियों को सुधारने से अन्य व्यावसायिक कार्यों से दूर हो जाता है। यहां तक कि जब गलतियों को आसानी से सुधारा जाता है, तब भी उनका प्रभाव वास्तविक होता है। आंतरिक व्यावसायिक संचार के भीतर खराब व्याकरण, नौकरी कर्तव्यों को पूरा करते समय विस्तार-उन्मुख बने रहने के लिए कर्मचारी मनोबल और प्रेरणा को कम कर सकता है।
बाहरी संचार
बाहरी व्यावसायिक संचार की गुणवत्ता ग्राहकों को व्यवसायों के बारे में छाप बनाने में मदद करती है। ग्राहक अच्छी तरह से चलने वाले, पेशेवर संगठनों के साथ व्यापार करना पसंद करते हैं। जब ग्राहक व्याकरण संबंधी त्रुटियों का पता लगाते हैं, तो दिखने वाले विज्ञापन या ठीक से स्वरूपित पत्र अपनी चिंगारी खो देते हैं। जबकि अधिकांश ग्राहक पत्राचार में खराब व्याकरण के बारे में फोन कॉल के साथ एक व्यवसाय को बाढ़ नहीं देंगे, वे अपराधों को याद रखेंगे। कुछ लोग इसे अपराधियों से बचने के लिए अन्य ग्राहकों को सचेत करने के लिए अपना मिशन भी बना सकते हैं।
