कर्मचारियों के साथ प्रभावी ढंग से संवाद करना एक प्रबंधक होने की चुनौतियों में से एक है। एक व्यक्तिगत बातचीत के विपरीत, जिसमें संदेश प्राप्त करने वाले व्यक्ति के अनुरूप हो सकता है, जब आप कर्मचारियों से समग्र रूप से बात करते हैं, तो आपको एक ऐसी शैली में बोलना चाहिए जो सभी के लिए उपयुक्त हो। यह नकारात्मक ज्ञापन लिखते समय विशेष रूप से कठिन हो सकता है - एक जो महत्वपूर्ण है या जो बुरी खबर को बचाता है। इस तरह के प्रक्षेपास्त्र को मोड़ने के लिए प्रबंधक को प्रत्यक्ष, बल्कि चतुराई से काम लेने की आवश्यकता होती है। लक्ष्य यह होना चाहिए कि आप अपने कर्मचारियों को बुरी भावनाओं को समझे बिना अपने कार्यों को बदलने के लिए प्रोत्साहित करें।
पहले बुरी खबर देने। एक नकारात्मक ज्ञापन लिखते समय, आमतौर पर बुरी खबर को तुरंत प्राप्त करना सबसे अच्छा होता है। संदेश में सीसा-अप की एक महत्वपूर्ण राशि शामिल है जिसमें कई कमियां हैं: पहला, यह आपको ऐसा लग सकता है जैसे आप रुक रहे हैं; दूसरा, कुछ कर्मचारी मेमो के बिंदु पर पहुंचने से पहले पढ़ना बंद कर सकते हैं; और तीसरा, यदि संदेश प्रत्याशित हो गया है, तो कई कर्मचारी वैसे भी परिचय छोड़ देंगे। इस खंड का स्वर सीधा होना चाहिए, और स्पष्ट रूप से दिए गए तथ्य। क्रोध या अत्यधिक नकारात्मकता से बचने की कोशिश करें।
प्रोत्साहन प्रदान करें। आपके द्वारा बुरी ख़बरें डालने के बाद, अपने ज्ञापन के स्वर और फ़ोकस को शिफ्ट करें ताकि यह थोड़ा अधिक आशावादी हो। यदि आपका पत्र आलोचनात्मक है, तो प्रशंसा और प्रोत्साहन के शब्द प्रस्तुत करें। यदि आपने अप्रिय समाचार दिया है, तो सकारात्मक पर जोर दें। एक प्रबंधक के रूप में आपकी नौकरी का लक्ष्य नेतृत्व करना है, एक ऐसा कार्य जो कठिनता के समय से अधिक महत्वपूर्ण नहीं है।
एक समाधान प्रस्तुत करें। एक नकारात्मक ज्ञापन प्राप्त करते समय कर्मचारी जो अक्सर दुविधा का सामना करते हैं, वे यह नहीं जानते हैं कि उनके पर्यवेक्षक उन्हें क्या कार्रवाई करना चाहते हैं। पत्र के तीसरे और अंतिम भाग में, कार्रवाई के एक स्पष्ट पाठ्यक्रम की रूपरेखा तैयार करते हैं जो कर्मचारी स्थिति को सुधारने के लिए ले सकते हैं। यह निर्देश कर्मचारियों के लिए स्पष्ट कदम प्रदान करना चाहिए और आशावादी स्वर में वितरित किया जाना चाहिए।
इसे जोर से पढ़ें। ज्ञापन भेजने से पहले, आपको इसे देखना चाहिए और फिर इसे ज़ोर से पढ़ना चाहिए। इसे पहले ज़ोर से पढ़ें और फिर कम से कम एक अन्य व्यक्ति को दें जो प्रतिक्रिया दे सके। अपने स्वयं के शब्द विकल्पों को ध्यान से सुनें और किसी भी भाषा को सुनने की कोशिश करें जिसका गलत अर्थ निकाला जा सकता है। आपके द्वारा ये सुधार किए जाने के बाद, पत्र को व्याकरण, विराम चिह्न और वर्तनी के लिए प्रूफरीड किया जाना चाहिए - अपने कर्मचारियों को यह दिखाने के लिए कि आपने पत्र को सावधानी से लिखा है।
