एक परियोजना प्रबंधक के रूप में, एक बार आपकी परियोजना समाप्त हो जाने के बाद, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि परियोजना के परिणाम अपेक्षाओं को पूरा करते हैं। फिर, आपको कुछ अंतिम दस्तावेज पूरे करने होंगे और परियोजना को बंद करना होगा। विशिष्ट प्रक्रियाओं में अनुमोदन प्राप्त करना, स्वामित्व को स्थानांतरित करना और किसी उत्पाद को उत्पादन में जारी करना शामिल है। आमतौर पर, आप एक परियोजना पर हस्ताक्षर करने के लिए परीक्षण का आयोजन करके समाप्त कर लेते हैं, यह सुनिश्चित करने के लिए कि टीम ने काम पूरा कर लिया है और स्थिति रिपोर्ट को पूरा करने के लिए अद्यतन किया है।
आचरण परीक्षण स्वीकार करें। अनौपचारिक स्वीकृति विधियों में एक स्थापना या एक घटना को पूरा करना शामिल है। औपचारिक स्वीकृति विधियों में परियोजना नियोजन चरण में प्रारंभिक मानदंडों के विरुद्ध उपयोगकर्ता परीक्षण शामिल हैं। उदाहरण के लिए, सॉफ़्टवेयर एप्लिकेशन डेवलपमेंट प्रोजेक्ट्स में आम तौर पर कार्यात्मक, प्रणाली और उपयोगकर्ता परीक्षण शामिल होते हैं ताकि यह साबित हो सके कि उत्पाद इरादा के अनुसार काम करता है। यदि उपयोगकर्ताओं को पता चलता है कि उत्पाद उनकी जरूरतों को पूरा नहीं करता है, तो वे सुपुर्दगी को अस्वीकार करते हैं और परियोजना के पूरा होने से पहले संशोधन किए जाने चाहिए।
एक साइन-ऑफ़ दस्तावेज़ बनाएँ। यह स्वीकृति अनुबंध परियोजना की सफलता के मानदंडों को सूचीबद्ध करता है। उदाहरण के लिए, कर्मचारी स्वयंसेवक के काम पर खर्च किए गए समय की रिकॉर्डिंग को सक्षम करने के लिए डिज़ाइन की गई रिपोर्टिंग प्रणाली का परीक्षण करने के लिए एक चेकलिस्ट बनाएं। उपयोगकर्ताओं को यह पुष्टि करनी चाहिए कि वे चयनित गतिविधियों पर केवल अपने घंटे जमा करने और समीक्षा करने के लिए इंट्रानेट-आधारित फॉर्म का उपयोग कर सकते हैं। प्रबंधकों को केवल अपनी देखरेख में कर्मचारियों की प्रस्तुतियाँ की समीक्षा करने में सक्षम होना चाहिए। आवेदन को प्रबंधक और कर्मचारी दोनों को प्रस्तुत करने के लिए सूचित करने के लिए एक ईमेल भेजना चाहिए। कर्मचारी अनुरोध करने में सक्षम होना चाहिए कि अतिरिक्त गतिविधियाँ सबमिशन फॉर्म में जोड़ी जाए।
ग्राहकों, प्रायोजकों और हितधारकों से अंतिम परियोजना पूर्ण अनुमोदन प्राप्त करें। ये लोग स्वीकृति समझौते की कागजी प्रतियों पर हस्ताक्षर कर सकते हैं या ऑनलाइन टेम्प्लेट या फॉर्म का उपयोग कर सकते हैं, जैसे कि माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस की वेबसाइट द्वारा प्रदान किए गए। उदाहरण के लिए, एक सशर्त स्वरूपण का उपयोग करके प्रोजेक्ट स्थिति को नेत्रहीन रूप से दिखाने के लिए InfoPath फ़ॉर्म का उपयोग करें जो प्रोजेक्ट स्थिति के आधार पर छवियों को दिखाता और छुपाता है।
टिप्स
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पेपर-आधारित साइन ऑफ प्रक्रिया के बजाय, एक ईमेल संदेश भेजें। उदाहरण के लिए, Microsoft Outlook का उपयोग करते हुए, एक नया संदेश बनाने के लिए "CTRL / N" कुंजी दबाएं। "विकल्प" मेनू से, "वोटिंग बटन का उपयोग करें" बटन पर क्लिक करें। "स्वीकृत करें" अस्वीकार करें विकल्प चुनें। "विषय:" फ़ील्ड में, उस प्रोजेक्ट का संक्षिप्त विवरण लिखें, जिस पर आप ईमेल प्राप्तकर्ता को साइन इन करना चाहते हैं। आप अतिरिक्त पाठ, ग्राफिक्स या दस्तावेज़ सम्मिलित कर सकते हैं। "भेजें" बटन पर क्लिक करें। आपके प्राप्तकर्ता ऊपर दिए गए प्रतिक्रिया समूह में "वोट पर क्लिक करके वोट दें" निर्देश के साथ एक मेल संदेश प्राप्त करते हैं। अपने मूल संदेश पर "ट्रैकिंग" बटन पर क्लिक करें यह देखने के लिए कि किसने स्वीकृति दी है और किसे अस्वीकार कर दिया है।
