विवाद को हल करने के लिए रिबूटल लेटर कैसे शामिल करें

वस्तुतः हर कोई किसी न किसी समय पर लिखित रिकॉर्ड का विषय होगा जो उन्हें खराब रोशनी में डालता है। यह आपकी मर्यादा के अनौपचारिक चर्चा के रिकॉर्ड के रूप में सरल हो सकता है। यह एक अनुशासनात्मक प्रक्रिया में एक औपचारिक परामर्श हो सकता है जिसमें आपको एक वेतन बढ़ाने या यहां तक ​​कि आपकी नौकरी भी खर्च हो सकती है। सबसे खराब स्थिति में, यह एक पत्र हो सकता है जो आपकी नौकरी को समाप्त करता है। प्रत्येक घटना में, आपको एक खंडन पत्र लिखना और प्रस्तुत करना चाहिए। इस पत्र का उद्देश्य कहानी के अपने पक्ष को प्रदान करके किसी विवाद को सुलझाने में आपकी सहायता करना है।

आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी

• संदर्भ सामग्री जो विशेष रूप से आपके मामले से संबंधित है

• आपके खिलाफ मूल पत्र

आपके द्वारा पत्र को अलग-अलग करके उसे अनुच्छेद के द्वारा अलग कर दें। यदि पैराग्राफ लंबे हैं या इसमें बहुत अधिक विवरण हैं, तो इसे वाक्य स्तर तक तोड़ दें। यह डिकंस्ट्रक्शन आपको पत्र को तर्कसंगत तरीके से देखने की अनुमति देता है।

नकारात्मक जानकारी के प्रत्येक आइटम के लिए, एक खंडन का निर्माण करें जो इसे समझाता है। जब इन बातों को समझाते हुए खंडन शब्द का ध्यान रखा जाता है ताकि आप सकारात्मक प्रकाश में आए। उदाहरण के लिए: "श्री स्मिथ को रिपोर्टिंग चक्र के दौरान चार बार देर हो चुकी है" एक पैराग्राफ के साथ पुन: प्रस्तुत किया जा सकता है जो प्रत्येक घटना की व्याख्या करता है। आप कह सकते हैं, "रिपोर्टिंग अवधि के 100 कार्य दिवसों के दौरान, मैं 96 प्रतिशत समय पर था। प्रत्येक घटना मेरे नियंत्रण से परे परिस्थितियों के कारण थी। प्रत्येक घटना मेरे पर्यवेक्षक को जल्द से जल्द सूचित की गई थी।" आपका खंडन कमी की व्याख्या करता है और अत्यधिक उच्च उपस्थिति दर को ध्यान में रखते हुए, शिकायत की पुष्टि करता है। बेशक, पत्र को और अधिक विस्तार से लिखा गया था, आपका खंडन अधिक विस्तृत होगा, साथ ही साथ।

एक बार जब आपके पास आपके सभी तथ्य, संदर्भ और प्रारंभिक मसौदा लिखे जाते हैं, तो आप अपने पत्र को इकट्ठा करेंगे। उद्घाटन प्राधिकरण के आंकड़े का सम्मान करना है जो इसे देखेगा। यह एक संक्षिप्त सारांश प्रदान करेगा कि पत्र क्यों लिखा जा रहा है। फिर आप अपनी जानकारी में जोड़ देंगे जो मूल पत्र का खंडन करता है। अंत में, आप सम्मानपूर्वक बंद कर देंगे।

एक उदाहरण कुछ इस तरह से हो सकता है: "महोदय, मैं अपने सुपरवाइजर द्वारा 1 जनवरी, 2011 को मेरी फाइल में रखे गए पत्र के संबंध में अतिरिक्त जानकारी प्रदान करने के लिए लिख रहा हूं। मेरे पर्यवेक्षक ने कहा कि मुझे देर हो चुकी है। समय। यह सच है। लेकिन उनके पत्र ने कभी उल्लेख नहीं किया कि प्रत्येक समय मेरे द्वारा उस समय उन्हें समझाया गया था। और, उन्होंने प्रत्येक स्पष्टीकरण को एक वैध कारण के रूप में स्वीकार किया। चूंकि रिपोर्टिंग अवधि 100 कार्य दिवस है, इसलिए मेरे पास 96 प्रतिशत है। समय उपस्थिति दर। सम्मानपूर्वक, श्री कर्मचारी।"

जैसा कि आप उदाहरण से देख सकते हैं, अत्यधिक लम्बी, असभ्य या यहां तक ​​कि अप्रिय होने की कोई आवश्यकता नहीं है। इसके बजाय, आप इसे छोटा रखते हैं, केवल मूल पत्र और व्यक्तित्व से मुक्त जानकारी पर ध्यान केंद्रित करते हैं। एक निष्पक्ष तृतीय पक्ष अब दोनों पत्रों को पढ़ सकता है और अपने स्वयं के निष्कर्ष निकाल सकता है।

टिप्स

• आपके द्वारा दिए गए मूल पत्र के 24 घंटे के भीतर अपना खंडन प्रस्तुत करें। अपने पत्र की रचना करते समय, प्रासंगिक नियमों का हवाला दें जो आपकी स्थिति का समर्थन करते हैं।

चेतावनी

व्यक्तिगत नहीं मिलता। यदि आप चरित्र पर हमला करते हैं - नाम कॉलिंग, उदाहरण के लिए - मूल लेखक की, तो आप पाठकों की नज़र में मूल लेखक को बढ़ाते हुए अव्यवसायिक दिखेंगे। तथ्यों को न बढ़ाएं; वे सत्यापित करना बहुत आसान है। अपने व्यक्तिगत साबुन में खंडन न करें, केवल तथ्यों से चिपके रहें। अगर आपसे पूछा जाए तो कभी भी कुछ ऐसा मत लिखिए, जिसे आप औसतन साबित न कर सकें।