लेखाकार एक एन्कोम्ब्रेंस को एक संगठन द्वारा पैसे का उपयोग करने पर प्रतिबंध के रूप में परिभाषित करता है। मान लीजिए कि आपकी शहर सरकार ने तीन महीने में फुटपाथ की मरम्मत पर $ 100,000 खर्च किए। एक एन्कम्ब्रेन्स खाते में पैसे रखने से शहर के कर्मचारियों को पता चलता है कि पैसा फुटपाथ परियोजना के लिए प्रतिबद्ध है और इसे किसी और चीज पर खर्च नहीं किया जा सकता है। Ref1, 2
टिप्स
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एक एन्कम्ब्रेन्स वह चीज है जो भविष्य में उपयोग के लिए राजस्व का भंडार करती है, जैसे कि खरीद ऑर्डर या कर ऋण। करदाताओं के पैसे की देखरेख से बचने के लिए मुख्य रूप से सरकारों द्वारा इनकम्ब्रेन्स अकाउंटिंग का उपयोग किया जाता है। Ref2
एनकाउंटर अकाउंट
एक व्यवसाय या सरकार कई तरीकों से और कई कारणों से फंड को एनकाउंटर कर सकती है।
- कुछ खरीदने के लिए खरीद ऑर्डर लिखना।
- माल या सेवाओं की खरीद के लिए एक अनुबंध पर हस्ताक्षर करना।
- कर भुगतान के लिए अलग से पैसा लगाना।
- पेरोल बनाने के लिए पर्याप्त नकदी का आरक्षण।
- आकस्मिक देनदारियों का भुगतान करने के लिए धन का संरक्षण। ये ऐसे खर्च हैं जो हो ही नहीं सकते हैं, जैसे कि मुकदमा हारने पर नुकसान हो सकता है। Ref1
एक बार जब संगठन एक एन्कम्ब्रेन्स बनाता है, तो उसे इसे लीडर्स में रिकॉर्ड करना होगा। मान लीजिए कि एक कंपनी के पास विनियोजित निधि में $ 2 मिलियन नकद हैं। मालिक नए उपकरण में $ 700,000 के लिए खरीद आदेश पर हस्ताक्षर करता है, जो तीन महीनों में वितरित किया जाता है। एन्कर्स में लेखन को प्रबंधन याद दिलाता है कि कंपनी के पास खर्च करने के लिए केवल $ 1.3 मिलियन है। ref3, p.1
टिप्स
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अचल संपत्ति में भी उपयोग किया जाता है। जब यह उस पर एक ग्रहणाधिकार होता है, या जब ज़ोन इसके लिए इस्तेमाल किया जा सकता है, तो यह प्रतिबंधित करता है कि संपत्ति का बीमा किया जाता है। यह लेखांकन शब्द से एक अलग अवधारणा है। Ref2
रिकॉर्डिंग एन्कम्ब्रेन्स
एक बार धन आरक्षित होने के बाद, एन्कोम्ब्रेस अकाउंटिंग संगठन के खातों में एन्कोम्ब्रेंस को चिह्नित करता है। जब यह वास्तव में भुगतान किया जाता है, तो बुककीपर एन्कोम्ब्रेंस खाते को शून्य कर देता है और भुगतान किए गए व्यय के रूप में धन की रिपोर्ट करता है। Ref1
सरकार के लेखांकन संबंधितों के विरुद्ध प्रतिबंध लगाते हैं विनियोग खाता, जैसे सड़क निर्माण, आईटी या कानूनी खर्च। धन के भुगतान के बाद खर्च का भुगतान विनियोग राशि को प्रभावित नहीं करता है। हालाँकि अगर किसी कारण से एन्कम्ब्रन्स को उठाना या कम करना पड़ता है, तो यह विनियोग खाते को बढ़ाता या सिकोड़ता है।ref3, p.3
एक संगठन को एक खरीद में पूरी तरह से एनकाउंटर राशि खर्च करने की आवश्यकता नहीं है। यदि यह तीन मुकदमों में शामिल है, उदाहरण के लिए, यह तीनों के लिए आकस्मिक देनदारियों को संलग्न कर सकता है, तो उन्हें एक बार में भुगतान करें। Ref4
प्री-एनकम्ब्रेन्स का प्रारूपण
प्री-एन्कम्ब्रेन्स अनुरोध, प्रबंधन से एन्कम्ब्रेन्स सेट करने के लिए कहता है। उदाहरण के लिए, आईटी विभाग नए कंप्यूटर उपकरणों में $ 30,000 की खरीदारी करना चाहता है। यह खरीद को मंजूरी देने के लिए पूर्व-निवेदन अनुरोध करता है। यदि प्रबंधन सहमत होता है, तो IT एक खरीद आदेश लिखता है, जो एन्कम्ब्रेन्स बनाता है। Ref4
