काइज़ेन एक जापानी व्यवसाय दर्शन है जो निरंतर सुधार की अवधारणा के आसपास घूमता है, एक पूर्व निर्धारित लक्ष्य के संबंध में संगठन की निगरानी की प्रगति। हालांकि कुछ काइज़ेन चिकित्सकों जैसे मसाकी इमाई ने विशिष्ट तरीके प्रस्तुत किए हैं कि यह दर्शन लागू किया गया है, कोई चरण-दर-चरण विधि नहीं है जो बताती है कि काइज़ेन बैठक का संचालन कैसे करें। बल्कि, काइज़ेन विधि का जोर साझा सिद्धांतों के मूल्य को फिर से स्थापित करने पर रखा गया है-टीम वर्क, संचार, लचीलापन, अनुकूलनशीलता, प्रयास और गुणवत्ता। यह इस सामूहिक प्रतिज्ञान की प्रक्रिया के माध्यम से है कि दुबला उत्पादन प्राप्त किया जा सकता है।
बैठक का उद्देश्य निर्धारित करें। काइज़ेन में, बैठकें या तो परियोजना नियोजन के लिए होती हैं, जिसमें लक्ष्य निर्धारण और कर्तव्यों का विभाजन या परियोजना समीक्षा शामिल होती है, जिसके दौरान टीम के सदस्य टीम को सफलता और कठिनाइयों की रिपोर्ट करते हैं।
पूरी टीम को बैठक में आमंत्रित करें। परिधि कर्मियों को भाग लेने से न छोड़ें; उनका समावेश आपके सभी सहयोगियों को पाश में रखने में मदद करता है।
संबंधित परियोजनाओं के प्रोजेक्ट मैनेजरों को अपनी बैठक में बैठने के लिए कंपनी के भीतर क्षैतिज एकीकरण और समुदाय की भावना को बढ़ावा देने के लिए आमंत्रित करें।
बैठक में प्रतिभागियों का स्वागत। आवश्यकतानुसार नाम टैग और सीट असाइनमेंट प्रदान करें। ऐसी जगह बुक करना सुनिश्चित करें जो आमने-सामने की बातचीत को अधिकतम करता है। एक छोटे समूह के लिए, एक गोल या अंडाकार मेज सबसे अच्छा है।
बैठक के लक्ष्यों को एक प्रमुख स्थान पर पोस्ट करें। समूह के लक्ष्यों को पढ़ें और स्पष्टीकरण के लिए आवश्यक छोटे प्रश्नों का उत्तर दें।
लक्ष्य के बारे में समूह से इनपुट के लिए पूछें। उदाहरण के लिए, क्या एक साप्ताहिक लक्ष्य मिला या पार किया गया? प्रतिभागियों को उनके इनपुट देने के लिए कई साधन प्रदान करें; विचारों को हाथों के शो, मौखिक टिप्पणियों, लिखित बयानों या सांप्रदायिक विचार मंथन चार्ट के माध्यम से साझा किया जा सकता है।
इनपुट एकत्र करें और इसे समूह में पुनर्स्थापित करें। नकारात्मक टिप्पणियों को छोड़ें या सकारात्मक को अधिक न करें। नकारात्मक टिप्पणियों से उन क्षेत्रों पर ध्यान आकर्षित किया जा सकता है जिनमें सुधार की आवश्यकता है।
अल्पकालिक लक्ष्यों को निर्धारित करें या पुन: पुष्टि करें। नोट कार्ड पर कार्यों और उप-लक्ष्यों को लिखें। प्रत्येक भागीदार को एक नोट कार्ड प्रदान करें जो उसके व्यक्तिगत लक्ष्यों और कर्तव्यों में से प्रत्येक को सूचित करता है।
किसी भी चिंताजनक प्रश्नों या प्रश्नों का उत्तर दें।
टिप्स
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मीटिंग चर्चा को निर्देशित करें ताकि सभी चिंताओं को संबोधित किया जाए, भले ही आपका दृष्टिकोण परियोजना के नेता के रूप में इन चिंताओं की वैधता को देखना मुश्किल हो।
काइज़ेन प्रक्रिया में चार मुख्य चरण होते हैं: धारणा, विचार विकास, निर्णय लेना और कार्यान्वयन। बैठक इनमें से किसी भी वाक्यांश पर और इनके बीच हो सकती है और इनमें से किसी भी प्रक्रिया के अनुरूप हो सकती है। उदाहरण के लिए, एक परियोजना की शुरुआत में एक बैठक मौजूदा समस्याओं की समीक्षा और कॉर्पोरेट संस्कृति के प्रभावों का अवलोकन करने पर ध्यान केंद्रित कर सकती है।
