फाइलिंग सिस्टम बक्से में कागजी कार्रवाई करने से लेकर परिष्कृत सॉफ्टवेयर प्रोग्रामों तक विकसित हुआ है जो इलेक्ट्रॉनिक रूप से फाइलों को दृष्टि से बाहर रखता है। यद्यपि आप आज एक किस्म चुन सकते हैं, सभी फाइलिंग सिस्टम एक मुख्य लक्ष्य साझा करते हैं: प्रभावी रिकॉर्ड प्रबंधन। विभिन्न फाइलिंग सिस्टम उपलब्ध होने के साथ, सबसे उपयुक्त का चयन करने के लिए प्रत्येक की विशेषताओं पर विचार करना महत्वपूर्ण है। सबसे आम फाइलिंग सिस्टम प्रभावी फ़ाइल प्रबंधन के साधनों को लागू करने और प्रदान करने में आसान हैं।
अलफैबेटिक फाइलिंग
5,000 से कम रिकॉर्ड के लिए एल्फाबेटिक फाइलिंग सबसे आम फाइलिंग सिस्टम है। अल्फाबेटिक ऑर्डर द्वारा फाइल करना एक ऐसी प्रणाली है, जहाँ आप शब्दकोश ऑर्डर के अनुसार व्यक्तियों, व्यवसायों, संस्थानों, एजेंसियों, विषयों, विषयों या भौगोलिक स्थानों के नाम से फाइलों की व्यवस्था करते हैं। यह सिस्टम क्लाइंट या कस्टमर नेम फाइल्स के लिए प्रभावी है। यदि विषय दाखिल करते हैं, तो एक सापेक्ष सूचकांक का उपयोग करें। सूचकांक प्रत्येक विषय का प्रतिनिधित्व करने के लिए चुने गए विषय नामों के वर्णानुक्रम में एक सूची है। रिकॉर्ड करने के लिए किस विषय का नाम पता लगाने के लिए संबंधित सूचकांक का संदर्भ दें।
न्यूमेरिक फाइलिंग
एक संख्यात्मक फाइलिंग सिस्टम स्थापित करने में, रिकॉर्ड या एक निर्दिष्ट संख्या से सीधे संख्याओं का उपयोग करके अनुक्रमिक क्रम में फ़ाइलों को व्यवस्थित करें। अधिकांश सिस्टम फाइलों को पुनः प्राप्त करने के लिए एक सूचकांक का उपयोग करते हैं। एक फ़ाइल को दर्ज करने और बढ़ाने की गति के कारण संख्यात्मक फाइलिंग प्रणाली उत्पादकता बढ़ाती है।यह सटीक पहचान भी प्रदान करता है और अधिक गोपनीयता की अनुमति देता है। यह अनंत विस्तार में सक्षम है और आप इसे अल्फा रिकॉर्डेटिक फाइलिंग सिस्टम के विपरीत 5,000 से अधिक रिकॉर्ड के लिए उपयोग कर सकते हैं।
अल्फा -numeric फाइलिंग
अल्फा-न्यूमेरिक फाइलिंग नामों और संख्याओं के संयोजन का उपयोग करता है। आप आमतौर पर इस प्रकार के फाइलिंग सिस्टम का उपयोग विषय के नाम और संख्या के साथ करते हैं। एल्फाबेटिक डिवीजनों या विषय हेडिंग के अनुसार फाइल की व्यवस्था करें, फिर संख्या श्रेणी के अनुसार। अल्फा-न्यूमेरिक फ़ाइलों के लिए एक सापेक्ष सूचकांक का उपयोग करना आवश्यक है। सूचकांक प्रत्येक अक्षर विभाजन को सौंपे गए संख्या कोडों को सूचीबद्ध करेगा।
पेपरलेस फाइलिंग सिस्टम
कई व्यवसायों और घरों के लिए पेपरलेस फाइलिंग सिस्टम आम हो रहे हैं। यह भौतिक संग्रहण स्थान की आवश्यकता और खोई या गलत जानकारी की समस्या को हल करता है। एक पेपरलेस फाइलिंग सिस्टम कई विभागों में साझा पहुंच की अनुमति देता है। यद्यपि साझा पहुंच रिकॉर्ड्स के लिए ऑन-डिमांड एक्सेस प्रदान करती है, आप एक्सेस को नियंत्रित करने के लिए फ़ाइलों को देखने, संपादित करने, बनाने या हटाने के लिए उपयोगकर्ता अधिकार सेट कर सकते हैं। पेपरलेस फाइलिंग सिस्टम के प्रकारों में सरल सॉफ्टवेयर प्रोग्राम, दस्तावेज़ सर्वर और दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली शामिल हैं।
