कई स्थितियों से आपको प्रमाणीकरण पत्र लिखने के लिए कहा जा सकता है, जैसे कि किसी कार्यकर्ता के रोजगार की पुष्टि करना या किसी कोर्स के छात्र का पूरा होना। प्रमाणन पत्र मूल रूप से पुष्टि के पत्र हैं, और आदर्श रूप से प्रत्यक्ष और संक्षिप्त होना चाहिए। यदि आपको किसी उद्देश्य के लिए प्रमाणन पत्र बनाना है, तो मानक व्यापार पत्र प्रारूप का उपयोग करें और जितना संभव हो उतना विशिष्ट होना चाहिए। क्योंकि इस प्रकार के पत्र का उपयोग आधिकारिक रिकॉर्ड के रूप में किया जा सकता है, इसलिए यह महत्वपूर्ण है कि जानकारी स्पष्ट हो और भाषा स्पष्ट हो।
अपने पेशेवर लेटरहेड के साथ स्टेशनरी पर पत्र लिखें। यदि आपके पास एक नहीं है, तो दस्तावेज़ के शीर्ष पर एक हेडर बनाएं जिसमें आपका नाम, पता, फ़ोन नंबर और पेशेवर ईमेल पता शामिल हो।
डबल स्थान और वर्तमान तिथि टाइप करें। फिर से डबल स्पेस और प्राप्तकर्ता का नाम और उसकी नौकरी का शीर्षक, उसकी कंपनी का नाम और कंपनी का पता टाइप करें।
एक औपचारिक अभिवादन के साथ खोलें, उपयुक्त उपसर्ग के साथ नाम से प्राप्तकर्ता को संबोधित करना। उदाहरण के लिए, "प्रिय श्री जोन्स।"
एक विषय पंक्ति और एक छोटी शीर्षक लिखें जो यह दर्शाता है कि पत्र किस संदर्भ में है। उदाहरण के लिए: "विषय: मैरी चार्लेस्टन के लिए रोजगार के प्रमाणन का पत्र।"
एक परिचयात्मक पैराग्राफ टाइप करें और स्पष्ट करें कि आप क्या प्रमाणित कर रहे हैं। यदि इस मामले में व्यक्तियों या कंपनियों और तारीखों के नाम शामिल हैं, तो उन्हें यहां शामिल करें। उदाहरण के लिए: "यह प्रमाणित करना है कि मैरी चार्ल्सटन को 3 नवंबर, 2008 से 4 मार्च, 2010 तक रॉबर्ट्स बैंक द्वारा नियोजित किया गया था।"
एक दूसरा पैराग्राफ टाइप करें और समझाएं कि आप किस प्राधिकरण को पत्र लिख रहे हैं; दूसरे शब्दों में, अनुरोध को प्रमाणित करने के लिए आपको व्यक्तिगत रूप से क्यों बुलाया जाता है। पिछले उदाहरण में, प्रेषक रॉबर्ट्स बैंक में श्रीमती चार्ल्सटन के बॉस हो सकते हैं।
अपने समय के लिए प्राप्तकर्ता को धन्यवाद दें और औपचारिक समापन के साथ, जैसे "ईमानदारी से।" दो बार डबल स्पेस और अपना नाम टाइप करें। पत्र को प्रिंट करें और अपने टाइप किए गए नाम के ऊपर अपना नाम लिखें।
