बड़े संगठन और कई स्थानों वाले लोग वित्तीय धोखाधड़ी के एक रूप का सामना करते हैं जिसे भूत कर्मचारी कहा जाता है। उनका पता लगाने के लिए, और अंततः उन्हें रोकने के लिए, ये फर्म नियमित रूप से भूत ऑडिट के अभ्यास में संलग्न हैं।
भूत कर्मचारी परिभाषित
भूत कर्मचारी - जिसे कभी-कभी प्रेत कर्मचारी कहा जाता है - एक पेरोल पर नाम हैं, जिन्हें तनख्वाह जारी की जाती है, लेकिन जो वास्तविक कर्मचारी नहीं हैं और कोई काम नहीं करते हैं। वे "भूत कर्मचारी" शब्द दिया गया है क्योंकि कर्मचारी कागज पर मौजूद है, लेकिन कार्यस्थल में कोई नहीं है; भूत कर्मचारियों को जिस पद पर नियुक्त किया जाता है उसे अक्सर नो-शो जॉब कहा जाता है। घोस्ट ऑडिट की मदद के बिना भूत कर्मचारियों को खोजने में लंबा समय लग सकता है। सख्त आंतरिक नियंत्रण भूत कर्मचारियों को रोकने में मदद कर सकता है।
चुपके से भूत के कर्मचारी पेरोल पर
अधिकांश संगठनों को पेरोल पर किसी को जगह देने के लिए काम पर रखने के दस्तावेज़ीकरण की आवश्यकता होती है, जिसका आम तौर पर मतलब है कि एक पर्यवेक्षक या प्रबंधक - प्राधिकरण के साथ कोई व्यक्ति जो एक नए कर्मचारी को जोड़ने के लिए पेरोल विभाग को निर्देशित करने के लिए - शामिल होना चाहिए। कभी-कभी पेरोल विभाग का एक सदस्य भी शामिल होता है। भूत कर्मचारियों को पेरोल में अन्य चीजों के साथ, एक काल्पनिक कर्मचारी बनाने, एक टर्मिनेटेड कर्मचारी के नाम का उपयोग करके, नए कर्मचारियों को सिस्टम में एक वेतन अवधि से पहले डालकर कंपनी के लिए काम करना शुरू करना और अस्थायी कर्मचारियों को पेरोल में जोड़ना है। कुछ मामलों में, जो लोग पेरोल पर भूत कर्मचारियों को छलनी करते हैं, उन्हें केवल कुछ हफ्तों के बाद हटा देते हैं, जिससे भविष्य के ऑडिट के लिए पहचान करना मुश्किल हो जाता है।
भूत कर्मचारी को भगाना
जबकि भूत कर्मचारियों के अस्तित्व को कभी-कभी एक नियमित ऑडिट में उजागर किया जा सकता है, ज्यादातर मामलों में प्रदान की गई प्रलेखन ऐसी परीक्षा पास करने के लिए पर्याप्त है। भूत आडिट किसी भी भूत कर्मचारियों को उजागर करने के लिए विशेष रूप से डिज़ाइन किए गए हैं, और भूतों के साक्ष्य के लिए पेरोल रिकॉर्ड और कर्मचारी व्यवहार की बारीकी से जांच करते हैं। ये ऑडिट फायदेमंद साबित हुए हैं, खासकर बड़े संगठनों के लिए। उदाहरण के लिए, 2009 में, डेट्रायट पब्लिक स्कूलों द्वारा आयोजित एक ऑडिट में 250 से अधिक भूत कर्मचारी पाए गए - एक धोखाधड़ी जिसमें सिस्टम की लागत चार वर्षों में $ 400,000 से अधिक थी।
भूत ऑडिट प्रक्रियाएँ
भूत ऑडिट करने के लिए सबसे प्रभावी तरीकों में से एक के लिए सभी कर्मचारियों को अपने पेचेक या व्यक्ति में सीधे जमा स्टब्स को लेने की आवश्यकता होती है। भूत कर्मचारियों के तनख्वाह या स्टब्स को एकत्र नहीं किया जाएगा। इस तरह से डेट्रायट पब्लिक स्कूलों ने यह निर्धारित किया कि उसके पास कितने भूत कर्मचारी थे। अन्य प्रभावी भूत ऑडिट विधियों में उन कर्मचारियों की तलाश शामिल है, जिन्होंने छुट्टी नहीं ली है, एक भौतिक पते को सूचीबद्ध नहीं करते हैं और अपने पेचेक (सामाजिक सुरक्षा, करों या बीमा के लिए) पर कोई कटौती प्राप्त नहीं करते हैं। इसके अतिरिक्त, भूत ऑडिट करने वाले लोग एक ही बैंक खाते में जाने वाले कई प्रत्यक्ष जमा, अमान्य सामाजिक सुरक्षा संख्या और गुम कर्मचारी जानकारी की तलाश करते हैं।
