व्यापार संबंधों में विश्वास अर्जित करना और बनाए रखना कठिन है। व्यापार संचार में गलतफहमी या कथित अशिष्टता के रूप में कभी-कभी कुछ छोटा प्रतीत होता है जो एक कामकाजी रिश्ते को खत्म कर सकता है। व्यावसायिक संचार में, अच्छे शिष्टाचार का अर्थ लाभ और हानि के बीच अंतर हो सकता है। हर समय विनम्र और विनम्र रहना सीखना व्यर्थ की ऊर्जा को तब काम की चिंता में बचा सकता है जब आप व्यापार शिष्टाचार और शिष्टाचार में लड़खड़ा गए हों (संदर्भ 4 देखें)।
टेलीफोन
सुनिश्चित करें कि जब आप अपने फोन का जवाब नहीं दे सकते हैं कि आपका रिकॉर्ड किया गया संदेश ईमानदार और विनम्र है। अक्सर यह आवाज़ के स्वर में होता है जो शिष्टाचार प्रदर्शित कर सकता है। जब आपके कॉलर को आपसे बात करने की आवश्यकता होती है, तो उपलब्ध नहीं होने के लिए माफी मांगना शिष्टाचार का प्रदर्शन है। यह कहते हुए कि जब आप वापस आएंगे तो एक और शिष्टाचार होगा। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि किसी संदेश को तुरंत लौटाना न केवल विनम्र है बल्कि पेशेवर है। फोन का जवाब देते समय मुस्कुराएं। यह आपकी आवाज में दिखाई देगा। पूरी तरह से सुनो कि आपके कॉलर को बोलने से शुरू करने से पहले क्या कहना है। सुनिश्चित करें कि आपने अपने कॉलर को होल्ड पर रखने से पहले अनुमति मांगी है और कॉल करने वाले के ठीक होने की प्रतीक्षा करें। कभी भी बिना अलविदा कहे या यह नोटिस दिए कि आप कॉल को समाप्त कर रहे हैं, भले ही कॉल करने वाला असभ्य हो।
ईमेल
ईमेल व्यावसायिक संचार में एक लंबा रास्ता तय करते हैं। वे भी लंबे समय तक चलते हैं। वे आपके शब्दों के स्थायी रिकॉर्ड बन सकते हैं। उस ज्ञान के साथ, सुनिश्चित करें कि जब आप एक ईमेल तैयार कर रहे हैं, जिसे आप इसे जोर से पढ़ें या अन्यथा यह सुनिश्चित करने के लिए समीक्षा करें कि आपको न केवल अपना अर्थ मिलता है बल्कि यह कि आप इसे एक विनम्र तरीके से प्राप्त कर सकते हैं। एक पेशेवर सलामी के साथ अपने ईमेल शुरू करें जो आपके रिसीवर या रिसीवर के समूह को नाम से अभिवादन करता है (देखें संदर्भ 3)। ध्यान रखें यह ईमेल दोस्तों के बीच एक आकस्मिक नोट नहीं है। पूर्ण वाक्यों और अच्छे व्याकरण का उपयोग करें। गुस्सा होने पर या बाहर निकलने के मूड में होने पर कभी भी ईमेल न लिखें, क्योंकि इन शर्तों के तहत भेजे गए ईमेल से शिष्टाचार गायब हो जाएगा जो आपके संचार को अधिक प्रभावी बना सकता है (संदर्भ 2 देखें)।
पत्र
अक्सर, यह एक व्यापार संचार को व्यक्त करने के लिए एक पत्र भेजने के लिए स्वीकार्य है। एक ईमेल के रूप में, वर्तनी और प्रारूप के लिए अपने पत्र को प्रूफरीड करना सुनिश्चित करें और शुद्धता के लिए आपके व्याकरण की जाँच की जाए। जब और जहां जरूरत हो, धन्यवाद कहें। अपने संचार को पढ़ने वाले रिसीवर द्वारा खर्च किए गए प्रत्याशित समय के लिए प्रशंसा के साथ अपने पत्र को बंद करना सुनिश्चित करें।
आमने सामने
अक्सर व्यापार संचार का सबसे कठिन रूप आमने-सामने दिया जाता है। एक दर्पण के सामने समीक्षा करने के लिए अच्छा है कि आप क्या कहना चाहते हैं। यह आपको एक अच्छा विचार देगा कि आपके संदेश के साथ आपके चेहरे के भाव कैसे बदलते हैं। व्यवसाय के लिए किसी अन्य देश का दौरा करते समय, अपनी संस्कृति को उन लोगों के साथ जबरदस्ती करना विनम्र नहीं है जिनके साथ आप व्यापार करने के लिए हैं (देखें संदर्भ 1)। सांस्कृतिक अंतरों को समझना आपको उन देशों के साथ संवाद करते समय विनम्र होने में मदद कर सकता है, जहां आमने-सामने के शिष्टाचार अलग-अलग तरीके से प्रदर्शित किए जाते हैं कि आप कैसे आदी हो सकते हैं।
बुलेटिन बोर्ड
बुलेटिन बोर्डों पर पोस्ट किए गए घोषणाएं कई कार्यस्थलों में आम हैं। यह अभ्यास कभी-कभी संचार के असभ्य या कच्चे प्रदर्शित करता है। जब एक ही बार में सभी को संदेश देने के लिए, आपको सभी के साथ विनम्र प्रयास करना चाहिए। अपशब्दों या अप्राकृतिक वाक्यांशों का प्रयोग आपके इरादे को ठेस पहुंचा सकता है। सुनिश्चित करें कि आपके बुलेटिन बोर्ड की घोषणा या समाचार पत्र अन्य व्यावसायिक व्यवसाय संचार को दिए गए सभी विचार के साथ लिखा गया है।
