संगठन चलाने के प्रभारी किसी भी व्यक्ति के पास मजबूत प्रशासन कौशल होना चाहिए, जिसमें संगठनात्मक और तकनीकी कौशल दोनों शामिल हैं। कई संगठन यह सुनिश्चित करने के लिए प्रशासनिक सहायकों को नियुक्त करते हैं कि कार्य एक संगठित और कुशल तरीके से पूरा हो। ये सहायक अपने संगठनों को बुनियादी तकनीकी कार्यों के साथ मदद करते हैं, जैसे कि PowerPoint प्रस्तुतियाँ स्थापित करना और कंप्यूटर डेटाबेस पर डेटा दाखिल करना। एक प्रशासनिक सहायक का काम उन्नत कंप्यूटर प्रौद्योगिकी और प्रभावी वॉयस मैसेजिंग सिस्टम द्वारा बढ़ाया गया है। संगठनात्मक क्षमताएं जैसे समय प्रबंधन और संचार कौशल भी महत्वपूर्ण प्रशासनिक कौशल हैं।
कंप्यूटर कौशल
आधुनिक कार्यस्थल में, प्रशासनिक कौशल को कंप्यूटर कौशल की आवश्यकता होती है। प्रभावी व्यवस्थापकों को बुनियादी व्यापार सॉफ्टवेयर में महारत हासिल है, जिसमें PowerPoint, Excel, Outlook और Word शामिल हैं। पेशेवरों के लिए एक कैरियर कोच करेन पोर्टर के अनुसार, प्रशासनिक सहायकों के पास तेजी से टाइपिंग की क्षमता होनी चाहिए और प्रभावी इंटरनेट शोधकर्ता होना चाहिए। आधुनिक प्रशासनिक सहायक व्यापक डेस्कटॉप प्रकाशन करते हैं और मुद्रण केंद्रों के साथ मिलकर काम करते हैं।
प्रबंधन कौशल
मजबूत प्रशासनिक कौशल वाले व्यक्ति के पास अपना समय और दूसरों के समय का प्रबंधन करने की क्षमता होती है। शेड्यूलिंग और कैलेंडर प्रबंधन पर काम करते हुए उसे कई अलग-अलग लोगों के लिए काम की प्राथमिकताएं व्यवस्थित करनी चाहिए। समय प्रबंधन के अलावा, प्रशासनिक कौशल वाले लोगों को कभी-कभी नेतृत्व कौशल दिखाने, टीम को प्रेरित करने और संघर्ष समाधान के साथ मदद करने की अपेक्षा की जाती है।
लेखन कला
प्रशासनिक कौशल वाला व्यक्ति लिखित रिपोर्टों का मसौदा तैयार कर सकता है जो संगठन के विचारों और लक्ष्यों को प्रभावी ढंग से व्यक्त करता है। वह इस तरह से विचार व्यक्त कर सकती है कि टीम के सदस्य स्पष्ट रूप से समझें कि उनसे क्या उम्मीद की जाती है और आगे बढ़ना है। अन्य लेखन कार्य जिनमें प्रशासनिक कौशल की आवश्यकता होती है, दस्तावेज़ों को प्रूफ कर रहे हैं, व्यावसायिक पत्रों का मसौदा तैयार कर रहे हैं और कार्यकारी या अन्य टीम के सदस्य द्वारा दिए गए श्रुतलेख को टाइप कर रहे हैं।
कार्यक्रम कि योजना बनाना
इवेंट प्लानिंग एक प्रशासनिक कौशल है जिसमें आंतरिक बैठकें और बाहर की घटनाओं की योजना बनाना शामिल है। संगठन प्रशासनिक सहायकों से यात्रा की व्यवस्था बनाने और उन्हें काम के कार्यक्रम के साथ समन्वय करने का आह्वान करते हैं।
