बहुत से लोग अंतिम उपाय के अलावा निर्देश नहीं पढ़ेंगे। एक बार जब लोग उन्हें पढ़ लेते हैं, तो वे तभी सहायक होते हैं, जब वे स्पष्ट, संक्षिप्त भाषा में लिखे गए हों। जब आप अपने दर्शकों को समझते हैं, तो आप एक परिचय प्रदान करने के लिए बेहतर तरीके से तैयार होंगे, उसके बाद निर्देशों का पालन करेंगे।
अपने दर्शकों का अध्ययन करें
निर्देश आमतौर पर एक पाठक को बताते हैं कि किसी उत्पाद या प्रक्रिया का निर्माण, निर्माण, संचालन या रखरखाव कैसे करें। सबसे पहले, अपने इच्छित दर्शकों को यह जानने के लिए योग्य बनाएं कि वे विषय को कितनी अच्छी तरह समझते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप नए किराए के लिए निर्देश लिख रहे हैं, तो उन्हें स्पष्ट भाषा में लिखा जाना चाहिए, जबकि वरिष्ठ प्रबंधन के निर्देशों में अधिक उद्योग लिंगो शामिल हो सकते हैं। पाठकों के लिए उपयुक्त भाषा का उपयोग करें, और उन्हें कार्य करने के लिए आवश्यक विवरणों के रूप में शामिल करें।
एक परिचय बनाएँ
बहुत बार पाठक एक कथा परिचय को छोड़ देते हैं और निर्देशों में सही चले जाते हैं। पाठकों को परिचय के माध्यम से आगे बढ़ने में मदद करने का एक तरीका पैराग्राफ फॉर्म के बजाय एक गिने सूची में निर्देशों के लिए स्पष्टीकरण या कारण लिखना है। पाठकों की सूची की समीक्षा करने की अधिक संभावना है। निर्देशों का उद्देश्य शामिल करें, जिन्हें दस्तावेज़ पढ़ना चाहिए और इसमें क्या शामिल हैं, प्रत्येक एक अलग शीर्षक के तहत। यह परिचय पाठकों को एक सुराग भी देता है कि क्या कवर नहीं किया गया है।
सक्रिय आवाज़ का उपयोग करें
निष्क्रिय आवाज़ का उपयोग करने से बचना, जैसे "सफेद तार को प्लग ए में डाला जाना चाहिए" इसके बजाय, निर्देश को सक्रिय आवाज़ की आवश्यकता वाले कमांड के रूप में लिखें, जैसे "प्लग में सफेद तार डालें" क्या आप एक सूची लिख रहे हैं, एक कथा या एक पुस्तिका, शीर्षकों के तहत सूचीबद्ध संक्षिप्त निर्देशों में कई चरणों के साथ लंबे वाक्यों को तोड़ते हैं। उन वाक्यों को तोड़ें जिनमें "और" शब्द अलग-अलग होते हैं। लिखने के बजाय "केबल को स्प्लिस किया जाना चाहिए और लाल आउटलेट में रखा जाना चाहिए," दो क्रियाओं को क्रिया क्रियाओं से शुरू करें, जैसे "स्प्लिट केबल। स्पिल्ड केबल को लाल आउटलेट में रखें। "स्पष्ट, बोल्ड हेडिंग" हुक अप द वाइरस "कुछ कह सकती है।
व्याख्यात्मक सूचना से अलग कार्य
बहुत बार, निर्देशों को स्पष्टीकरण की भी आवश्यकता होती है। दो में से एक तरीके से व्याख्यात्मक टिप्पणियाँ लिखें। वास्तविक निर्देशों को बोल्ड करें ताकि वे बाहर खड़े हों, या संदर्भ के लिए एक अलग कॉलम में स्पष्टीकरण प्रदान करें। एक रणनीति को दस्तावेज़ के एक तरफ चरणों को रखना है, जिसमें एक पक्ष द्वारा साइड कॉलम में एक छोटे पैराग्राफ में स्पष्टीकरण हैं। एक और, अधिक प्रभावी तरीका वास्तविक निर्देशों को बोल्ड करना है और स्पष्टीकरण लिखकर चरण को पूरा करना है। उदाहरण के लिए, “तीन सेकंड (बोल्ड) के लिए लाल बटन दबाएं। यह प्रकाश को सक्रिय करने की अनुमति देगा। ”
