चालान जारीकर्ता और प्राप्तकर्ता दोनों के लिए दायित्वों को स्पष्ट करने के लिए तारीखें होनी चाहिए। चालान की तारीख दस्तावेज़ के जारी होने की तारीख है - जरूरी नहीं कि उत्पादों या सेवाओं को प्रदान की गई तारीख। इस तिथि के संबंध में भुगतान की शर्तों की व्याख्या की जाती है। तारीख भी एक तरह से व्यक्तिगत चालान दर्ज की जाती है और एक दूसरे से अलग होती है। चालान पर भ्रम को रोकने के लिए और चालान एक विश्वसनीय दस्तावेज है यह सुनिश्चित करने के लिए चालान की तारीखों को प्रमुखता से प्रदर्शित किया जाना चाहिए।
भुगतान की शर्तें
इनवॉइस में माल की शिपमेंट या भुगतान की उम्मीद के लिए एक समयरेखा शामिल है। उदाहरण के लिए, "नेट 30 दिन," का भुगतान अवधि चालान तिथि से गणना की जाती है, ताकि भुगतान चालान की तारीख से 30 दिनों के बाद न हो। शिपमेंट की तारीख चालान की तारीख हो सकती है यदि चालान उसी दिन उत्पादित किया गया था जब माल भेज दिया गया था। यदि कोई भुगतान अतिदेय हो जाता है, तो व्यवसाय चालान तिथि द्वारा प्रदान की गई समयरेखा और संग्रह गतिविधि लेने की शर्तों पर निर्भर होंगे। यदि ग्राहकों को शुरुआती भुगतान के लिए छूट मिलती है, तो ये तिथियां निर्धारित करती हैं कि बोनस प्राप्त करने के लिए पर्याप्त समय में चालान का भुगतान किया गया था या नहीं।
चालान रिकॉर्डिंग
बहुत से चालान भेजने वाले व्यवसायों के पास प्रत्येक बिक्री के लिए अनन्य इनवॉइस संख्याएँ बनाने के लिए एक प्रणाली होनी चाहिए। एक अनुक्रमिक संख्या प्रणाली यह सुनिश्चित करती है कि चालान का उत्पादन और भुगतान किए जाने पर आसानी से पता लगाया जा सकता है, भले ही कई चालान उसी चालान तिथि के साथ निर्मित किए गए हों।
