चाहे आप एक गैलरी चलाते हैं या अपनी खुद की कला बेचते हैं, एक खरीदार के साथ एक चालान आपका अंतिम कनेक्शन हो सकता है। एक प्रारूप चुनना जो आपके लेटरहेड के साथ समन्वय करता है और आपकी ब्रांड छवि का समर्थन करता है, आपके चालान को मार्केटिंग टूल में बदल देता है जो एक अच्छा प्रभाव छोड़ते हैं। आप वर्ड प्रोसेसिंग और समर्पित इनवॉइसिंग सॉफ्टवेयर में पाए गए टेम्प्लेट को कस्टमाइज़ कर सकते हैं, या अपना खुद का बना सकते हैं। हालाँकि, आपके लेआउट को एक स्वच्छ, आसानी से पढ़े जाने वाले दस्तावेज़ में परिणत करना चाहिए जो संबंधित जानकारी को एक साथ समूहित करता है।
नंबरिंग सिस्टम बनाएं
अपने ग्राहकों की ओर से ग्राहकों की जानकारी को व्यवस्थित करने, खर्चों को ट्रैक करने और प्रिंटर, फ्रेम की दुकानों और अन्य विक्रेताओं को भेजे गए काम की पहचान करने के लिए एक नौकरी या प्रोजेक्ट नंबरिंग प्रणाली विकसित करें। क्रिएटिव पब्लिक एक ऐसी प्रणाली की सिफारिश करता है जिसमें एक संख्या और संक्षिप्त विवरण शामिल होता है। उदाहरण के लिए, 15-003-05- सिरेमिक-स्मिथ, मई 2015 में आपके पास स्मिथ नाम के क्लाइंट के लिए तीसरी परियोजना हो सकती है। इस प्रणाली के तहत, आप सितंबर 2015 में अपनी 67 वीं परियोजना के लिए 15-067-09-ArtFest असाइन करेंगे।
अपने चालान की पहचान करने के लिए एक अलग नंबरिंग सिस्टम बनाएं। नंबरिंग इनवॉइस साल के अंत में टैक्स की तैयारी और भुगतान को ट्रैक करना आसान बनाता है, और क्लाइंट अकाउंटिंग डिपार्टमेंट्स को आवश्यक रेफरेंस नंबर देता है। स्मैशिंग पत्रिका द्वारा सुझाया गया एक वर्ष-क्रमांक संख्या संयोजन चुनें, जैसे कि 2015 में लिखे 15 वें चालान के लिए 2015015, या एक ग्राहक संदर्भ और उस ग्राहक के लिए एक क्रमिक संख्या, जैसे कि TA025, आपके साथ टाइम एडवरटाइजिंग के 25 वें प्रोजेक्ट के लिए।
जिस काम के लिए आप बिल देना चाहते हैं, उसके लिए एक जॉब नंबर और एक इनवॉइस नंबर असाइन करें।
हेडिंग तैयार करें
पृष्ठ के शीर्ष पर शब्द "INVOICE" टाइप करें, यदि आपका टेम्पलेट पहले से ही नहीं है।
अपने लोगो, गैलरी / स्टूडियो का नाम या अपना नाम और पता, साथ ही साथ अपने फ़ोन नंबर, ईमेल पते और वेबसाइट के URL जैसी एक से अधिक संपर्क जानकारी को एक सेक्शन में समूहीकृत करें।
कंपनी के नाम, काम खरीदने वाले व्यक्ति का नाम, साथ ही उनके पते और टेलीफोन नंबर सहित अपने क्लाइंट की जानकारी दर्ज करें।
लेनदेन विवरण दर्ज करें
पृष्ठ का ऊपरी आधा भाग एक दिनांक, चालान संख्या, ग्राहक खरीद आदेश संख्या, यदि उपलब्ध हो और कार्य को सौंपा गया कार्य संख्या नोट करने के लिए समर्पित करें
देय राशि और अपने भुगतान की शर्तों को जोड़ें, जैसे कि "भुगतान योग्य रसीद पर" या "फ़्रेम किए गए कैनवास को एक बार भुगतान प्राप्त किया गया," जब वितरण देय राशि को संतुष्ट करने पर आकस्मिक है।
उन अधिकारों का वर्णन करें जो ग्राहक खरीद रहा है - डिजिटल कार्यों के लिए - जैसे "वन-टाइम उपयोग केवल। सभी पुनर्मुद्रण और अन्य अधिकार 30 दिनों के बाद कलाकार को वापस कर देते हैं।" आर्ट लीगल फर्म स्ट्रॉफस की सलाह है कि आप पहले इनकार के अधिकार को बरकरार रखें, खरीदार को आपके काम को फिर से बेचना चाहिए।
अपने संघीय ईआईएन - नियोक्ता पहचान संख्या - या अपने सामाजिक सुरक्षा नंबर को दीर्घाओं, संग्रहालयों और कॉर्पोरेट ग्राहकों के रूप में प्रदान करें, कर रिपोर्टिंग के लिए इस जानकारी की आवश्यकता है।
आपके द्वारा ऑफ़र किए गए भुगतान विकल्प, जैसे चेक, पेपाल, स्क्वायर या क्रेडिट कार्ड की सूची बनाएं और ग्राहक को आपके भुगतान के लिए आवश्यक कोई भी खाता विवरण प्रदान करें।
शुल्क के लिए पूर्ण अनुभाग
इस अनुभाग को एक वाक्यांश से शुरू करें जैसे कि "सेवाएं निम्नानुसार प्रदान की गई हैं:"।
पर्याप्त विवरण के साथ असाइनमेंट का वर्णन करें कि विवरण बाद में दूसरों द्वारा समझा जाएगा। उदाहरण के लिए, "ट्रेनिंग आर्ट" के बजाय, "10 पेन और स्याही चित्रण व्हील लोडर सर्विस मैनुअल के लिए लिखें।"
एक फ्लैट या प्रति घंटा की दर और इसी डॉलर की राशि के रूप में अपनी फीस संरचना पर ध्यान दें। जब मूल्य निर्धारण घंटे के हिसाब से बिलों की संख्या को शामिल करना सुनिश्चित करें। इस अनुभाग के लिए कुल रचनात्मक शुल्क जोड़ें।
किसी भी खर्च को सूचीबद्ध करें जिसके लिए आप प्रतिपूर्ति का अनुरोध करते हैं। पर्याप्त विवरण शामिल करें ताकि ग्राहक आपके द्वारा प्रदान की जाने वाली प्राप्तियों के साथ प्रत्येक पंक्ति वस्तु से मेल खा सके। व्यय श्रेणी के लिए कुल जोड़ें।
किसी भी जमा या ग्राहक द्वारा किए गए अग्रिम को इंगित करें।
देय कुल राशि पर ध्यान दें, अब तक प्राप्त कोई भी भुगतान कम है। पेंसिल्वेनिया के कुटज़टाउन विश्वविद्यालय ने "कुल देय: $ 750। सात सौ पचास डॉलर" जैसे संख्या और शब्दों का उपयोग करने की सिफारिश की है।
फ्रेशबुक की सलाह का पालन करें और "आपके व्यवसाय के लिए धन्यवाद!" शीघ्र भुगतान की संभावना बढ़ाने के लिए पृष्ठ के निचले भाग पर।
टिप्स
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आपके पहले चालान के लिए 001 के अलावा किसी अन्य नंबर का उपयोग करने से आपका व्यवसाय अधिक स्थापित होता है।
ग्राहकों को आपके दिए गए नाम के तहत भुगतान करने के लिए कहें, जब तक कि आपके पास कंपनी के नाम का व्यवसाय चेकिंग खाता या चेक-कैशिंग समस्याओं से बचने के लिए अपने बैंक के साथ "डूइंग बिजनेस अस" खाता न हो।
