चाहे आप पिज्जा के लिए ऑर्डर ले रहे हों, किसी टेलीविज़न विज्ञापन से कुछ ऑर्डर कर रहे हों, कार के पुर्ज़े या फिर कंवायर सिस्टम, ऑर्डर लेने की प्रक्रिया नहीं बदलती। विनम्र होने और आदेश देने के लिए सभी आवश्यक जानकारी इकट्ठा करने से पेशेवर तरीके से लेन-देन पूरा होता है और ग्राहकों की संतुष्टि को बढ़ावा मिलता है। ऑर्डर लेने की प्रक्रिया यह निर्धारित कर सकती है कि ग्राहक दोहराव का आदेश देता है या नहीं।
जब आप फोन का जवाब दें तो अपने और अपने व्यवसाय के स्थान को पहचानें। उदाहरण के लिए, "ABC123 कंपनी, यह सैली है, आज मैं आपकी कैसे मदद कर सकता हूं?" कभी भी फोन पर खाने और पीने के लिए नहीं बोलना चाहिए और स्पष्ट रूप से और धीरे-धीरे बोलें ताकि ग्राहक आपको समझ सके। अपनी आवाज़ को समान स्तर पर रखें; यदि आपके पास जोर से बात करने की प्रवृत्ति है, तो काम पर फोन पर जब उस प्रवृत्ति को रोकें और अपनी आवाज में एक अनुकूल स्वर रखें। सही व्याकरण का उपयोग करें और कठबोली से बचें।
कॉल करने वाले का नाम पूछें और बातचीत के दौरान इसका उपयोग करें। किसी ग्राहक को उसके पहले नाम से न बुलाएँ जब तक कि वह आपको ऐसा करने का निर्देश न दे; उसके औपचारिक शीर्षक का उपयोग करें। ग्राहक को कभी भी पकड़ या स्पीकरफोन पर न रखें, बिना उसकी अनुमति के और उसकी प्रतिक्रिया का इंतजार किए बिना।
ग्राहक को ध्यान से सुनें और किसी भी प्रासंगिक जानकारी को लिखें। यदि आवश्यक हो तो उसे दोहराने के लिए कहें। अपनी याददाश्त पर भरोसा न करें। कभी भी ऐसा न करें कि आप जल्दी में हैं, सबसे महत्वपूर्ण ग्राहक वर्तमान में फोन पर है। अपने तरीके से धैर्य और मददगार बने रहें।
सुनिश्चित करें कि आपको ऑर्डर करने के लिए सभी आवश्यक जानकारी मिलें, जिसमें सटीक आइटम, विनिर्देशों, आकार और किसी भी अन्य प्रासंगिक जानकारी शामिल है। आदेश को सही ढंग से रखने की आवश्यकता से अधिक जानकारी रखना बेहतर होता है। सत्यापन के लिए हमेशा ग्राहक के आदेश को उसके पास दोहराएं। सुनिश्चित करें कि वह बिल प्राप्त करने पर ग्राहक को अप्रिय आश्चर्य से बचने के लिए दिए गए आइटम के लिए मूल्य पर स्पष्ट है।
ग्राहक से उसके फ़ोन नंबर के लिए पूछें ताकि बाद में ऑर्डर के बारे में आपके कोई सवाल होने पर आप उसे वापस बुला सकें। हमेशा अपने व्यवसाय के लिए ग्राहक को धन्यवाद देकर बातचीत समाप्त करें। उसके लिए सबसे पहले फोन को हैंग करने का इंतजार करें ताकि उसे फोन के लटकने की आवाज न सुनाई दे।
