एक कार्यक्रम प्रबंधन योजना का उपयोग रणनीतिक व्यापार परिणाम प्राप्त करने के लिए कई स्वतंत्र परियोजनाओं के समूह के लिए किया जाता है। अक्सर कार्यक्रम प्रबंधन में योजना दस्तावेज़ को लिखने पर बहुत अधिक ध्यान केंद्रित किया जाता है और कार्यान्वयन पर कम ध्यान दिया जाता है। यह सुनिश्चित करने के लिए योजना को लागू करने पर समान रूप से प्रयास किए जाने की आवश्यकता है कि इसे सफलतापूर्वक किया जाए, और यह कि किसी भी विचलन को मान्यता दी जाती है और उसी के अनुसार इसका प्रबंधन किया जाता है। आमतौर पर, यह कार्यक्रम प्रबंधक या कार्यक्रम प्रबंधन टीम की जिम्मेदारी है कि वह कार्यक्रम योजना का पूर्ण स्वामित्व ले और इसे प्रभावी ढंग से लागू करे।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
-
स्प्रैडशीट सॉफ़्टवेयर
-
वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ़्टवेयर
-
ईमेल
-
फ़ोन
चेन-ऑफ-कमांड स्थापित करें। एक औपचारिक निर्णय लेने की प्रक्रिया के साथ एक स्पष्ट चेन-ऑफ-कमांड सेट करें। सुनिश्चित करें कि प्रक्रिया सरल है और तेजी से बारी-बारी से समर्थन कर सकते हैं ताकि कार्यान्वयन ठप न हो। स्थिति को लगातार मॉनिटर करके निर्धारित प्रक्रियाओं को सुनिश्चित नहीं किया जा रहा है।
कार्यक्रम के मानकों और सफलता संकेतक विकसित करें। विभिन्न कार्यक्रम घटकों के एकीकरण को मापने के लिए उपयोग किए जाने वाले मानकों की पहचान करें। यह सुनिश्चित करने के लिए प्रक्रिया, संचार, डेटा, रिपोर्ट, टेम्पलेट, और वितरण विधियों से संबंधित दस्तावेज़ मानक कि विभिन्न परियोजनाएं और कार्य जो कार्यक्रम का हिस्सा हैं, एकीकृत हैं।
एक कार्यान्वयन अनुसूची और स्थिति रिपोर्टिंग की पहचान करें। मुख्य परियोजना के चरणों, अनुसूचियों और मील के पत्थर के दस्तावेज विवरण। योजना प्रतिभागियों और परियोजना योगदानकर्ताओं की पहचान करें और उन्हें उनकी जिम्मेदारियों और रिपोर्टिंग तंत्र के लिखित दस्तावेज प्रदान करें। इससे टीम का ध्यान और कार्य पर रहेगा।
संवाद, संवाद, संवाद। कार्यक्रम प्रबंधन योजना में शामिल सभी पक्षों को निरंतर संचार की आवश्यकता होती है। संचार में चल रही पहल और गतिविधियां, प्रदर्शन रिपोर्ट, सफलताएं और उपलब्धियां और प्रतिक्रिया, इनपुट और टिप्पणियों के लिए आउटलेट शामिल होने चाहिए।
प्रक्रिया का मूल्यांकन करें और फिर योजना का पुनर्मूल्यांकन करें। प्रतिभागियों से नियमित रूप से प्रतिक्रिया एकत्र करें और मूल्यांकन करें कि क्या लक्ष्य प्राप्त किया जा रहा है। जैसा कि प्रत्येक प्रमुख परियोजना समाप्त होती है, प्रक्रिया पर चर्चा करने के लिए एक औपचारिक बैठक आयोजित करें। इस प्रक्रिया में, सफलता का जश्न मनाने, सुधार के क्षेत्रों की पहचान करना और प्रदर्शन को अनुकूलित करने के लिए आवश्यक संसाधनों को संशोधित करना। यदि लक्ष्य प्राप्त नहीं हो रहे हैं, तो मूल्यांकन करें कि क्या उन्हें बदलना चाहिए।
एक प्रशिक्षण योजना विकसित करें। यदि प्रोग्राम प्रबंधन योजना के परिणाम एक नई प्रणाली या प्रक्रिया में परिणाम देते हैं, तो सभी उपयोगकर्ताओं और सिस्टम मालिकों के लिए प्रशिक्षण और संसाधन प्रदान करने के लिए एक औपचारिक कार्यक्रम विकसित किया जाना चाहिए। योजना को प्रशिक्षण, संचार और परिवर्तन-प्रबंधन कार्यक्रमों की रूपरेखा तैयार करनी चाहिए।
टिप्स
-
• अनुमोदित परियोजना योजना से समय, लागत, लोगों या गुणवत्ता के संदर्भ में औपचारिक इन-डेप्थ समीक्षा को ट्रिगर करने वाले मापदंडों को पहचानें। • योजना एक दिशानिर्देश है, नियमों का एक सेट नहीं है। यदि उन्हें वारंट किया जाता है तो विचलन करना महत्वपूर्ण है। • फोस्टर खुला संचार। प्रक्रिया में शामिल सभी पक्षों से प्रतिक्रिया सुनें; योजना के हिस्से को लागू करने के लिए उनके पास अधिक प्रभावी उपाय हो सकते हैं।
चेतावनी
• यह याद रखना चुनौतीपूर्ण हो जाता है कि योजना के प्रत्येक संस्करण के अनुसार कौन क्या करना चाहिए। दस्तावेज़ीकरण और निरंतर लिखित संचार से इसे प्रबंधित करना आसान हो जाएगा। • यह सुनिश्चित करने के लिए जवाबदेही का निर्माण करें कि कार्यान्वयन प्रक्रिया ठप न हो जाए। • लचीले बनें। अनियोजित परिवर्तन हो सकते हैं। यदि वे करते हैं, तो उनके प्रभाव का आकलन करें और तदनुसार समायोजन करें। आवंटित संसाधनों का संज्ञान लें।
