जब कोई अनुबंध समाप्त होता है, तो अनुबंध के लिए बजट की गई राशि का मिलान करना चाहिए जो भुगतान किया गया था। व्यवहार में, गलतियाँ हो सकती हैं, बोनस जो अर्जित नहीं किए गए थे, अनुबंध के बजट में फीस और अन्य स्थानों पर जहां किताबें शेष नहीं हैं। अनुबंध सामंजस्य किसी भी वित्तीय ढीले छोरों को समझाने और हल करने की प्रक्रिया है: कर्तव्यों में त्रुटियों को ढूंढना, कारण खोजना, आकार की गणना करना और उन्हें ठीक करने के तरीके का पता लगाना शामिल है।
कागजी कार्रवाई
रक्षा विभाग के अनुसार, एक अनुबंध को समेटने का पहला काम कागजी कार्रवाई पर चलना है। सुलह पर काम करने वाले कर्मचारियों के कर्तव्यों में मूल अनुबंध की तुलना करना शामिल है, किसी भी परिवर्तन के आदेश के साथ, बिलिंग रिकॉर्ड, भुगतान वाउचर, आधिकारिक लेखा प्रणाली और पहले से संसाधित किए गए किसी भी लेनदेन के साथ। संघीय सरकार ने सुलह कंप्यूटर सिस्टम विकसित किया है जो सुलह कर्मचारियों को विभिन्न विभागों में इलेक्ट्रॉनिक रूप से दायर प्रलेखन से मेल खाने में सक्षम बनाता है।
प्रलेखन
यह पता चल सकता है कि दस्तावेज गायब हैं जो अनुबंध को ठीक से समेटना असंभव बनाते हैं। उस मामले में, स्टाफ का काम दस्तावेज़ीकरण खोजने के लिए रिकॉर्ड, इलेक्ट्रॉनिक और हार्ड कॉपी की संपूर्ण खोज करना है। यदि कुछ सामग्री नहीं मिल सकती है, तो कर्मचारियों को उनके द्वारा की जाने वाली जानकारी के साथ सबसे अच्छा करना चाहिए।
विसंगतियां
स्टाफ का अगला कर्तव्य विसंगतियों के कारणों का पता लगाना है। संभावित कारणों में धोखाधड़ी, लेखांकन त्रुटियां, आपूर्ति की लागत में गिरावट या एक ठेकेदार जो अभी तक एक भुगतान नहीं लौटा है।
किताबें समायोजित करना
एक बार त्रुटियां मिलने के बाद, अनुबंध-सुलह कार्य का अंतिम कर्तव्य खातों को अपडेट करना है- जब ओवरपेमेंट वापस कर दिए जाते हैं, तो उन्हें समायोजित करना, या त्रुटियों को दूर करना, या जब देर से भुगतान वाउचर अंततः सबमिट किए जाते हैं।
