पेरोल रिकॉर्ड की सुरक्षा और उनके साथ काम करने वाले कर्मचारी पेरोल प्रशासक और कॉर्पोरेट प्रबंधन के लिए एक निरंतर विचार है। पेरोल सुरक्षा में पेरोल रिकॉर्ड्स, पेरोल विभाग और पेरोल स्टाफ की गोपनीयता और सुरक्षा को लागू करना और बनाए रखना शामिल है। पेरोल प्रबंधक, लेखा प्रबंधक या मानव संसाधन प्रबंधक वरिष्ठ प्रबंधन के साथ मिलकर पेरोल सुरक्षा की जिम्मेदारी ले सकते हैं। अत्यधिक सुरक्षित और कुशलता से संगठित पेरोल वातावरण बनाना हर पेरोल विभाग का लक्ष्य होना चाहिए।
संगठन
पेरोल विभाग, कर्मचारियों और प्रक्रियाओं का संगठन पेरोल सुरक्षा के लिए महत्वपूर्ण है। सुरक्षित पेरोल प्रशासन के लिए कमांड की एक स्पष्ट श्रृंखला, एक तार्किक विभाग संगठनात्मक चार्ट और पेरोल जिम्मेदारियों का स्पष्ट प्रतिनिधिमंडल आवश्यक है। एक प्रबंधक, एक पेरोल प्रोसेसर, विशेष पेरोल स्थितियों के लिए एक विशेषज्ञ जैसे कि मजदूरी गार्निशमेंट ऑर्डर और FMLA और श्रमिक मुआवजा पत्ते, कर्मचारी रिकॉर्ड क्लर्क और किसी भी अन्य पेरोल स्टाफ को गोपनीय, कुशल, सुरक्षित और कानूनी रूप से अनुपालन पेरोल प्रसंस्करण के लिए विभाग में आयोजित किया जाना चाहिए। । पेरोल में हर किसी को पेरोल प्रसंस्करण में सुरक्षा उल्लंघनों और खामियों से बचने के लिए स्पष्ट रूप से जिम्मेदारियां निर्धारित करनी चाहिए।
नियंत्रण पहुँच
पेरोल संबंधी कागजात, भौतिक भंडारण फाइलें, कंप्यूटर और कंप्यूटर रिपोर्ट और किसी भी अन्य प्रकार की पेरोल की सभी पहुंच को कड़ाई से नियंत्रित किया जाना चाहिए और गोपनीय पेरोल जानकारी को सुरक्षित करने के लिए लागू किया जाना चाहिए। पेरोल प्रबंधक द्वारा प्रत्येक पेरोल कर्मचारी की जिम्मेदारियों की समीक्षा की जानी चाहिए कि यह निर्धारित करने के लिए कि किस स्तर तक पहुंच आवश्यक है। भौतिक पेरोल दस्तावेजों जैसे कि टाइमशीट, प्राधिकरण, बोनस और कमीशन कागजी कार्रवाई और संवेदनशील और गोपनीय वित्तीय जानकारी वाले अन्य पेरोल दस्तावेजों तक पहुंच केवल उन लोगों तक सीमित होनी चाहिए जो लेनदेन की प्रक्रिया करते हैं। पेरोल जानकारी, डेटा और अभिलेखागार के साथ फ़ाइल अलमारियाँ और कंप्यूटर सुरक्षित क्षेत्रों में स्थित होना चाहिए, जहां केवल सुरक्षा मंजूरी वाले लोग देख सकते हैं और उनके साथ काम कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, टाइमशीट क्लर्क जो केवल कंप्यूटर पेरोल सिस्टम में श्रम समय दर्ज करते हैं, उनके पास अंतिम सबमिशन प्रक्रियाओं या वेतन और लाभ प्रलेखन तक पहुंच नहीं होनी चाहिए।
दस्तावेज़ प्रक्रियाएँ
पेरोल प्रक्रिया और कर्मचारियों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए पेरोल प्रक्रियाओं को पूरी तरह से प्रलेखित और लागू किया जाना चाहिए। प्रत्येक पेरोल कर्मचारी की जिम्मेदारियों को उनके कार्य विवरण में स्पष्ट रूप से परिभाषित किया जाना चाहिए, जो पेरोल प्रक्रियाओं में वे करते हैं और पेरोल विभाग के लिए एक मानक ऑपरेटिंग मैनुअल में हैं। प्रक्रियाओं का पालन किया जाना चाहिए, संशोधित जब कुछ भी बदलता है और कम से कम सालाना समीक्षा की जाती है यदि प्रक्रियाओं की अखंडता की रक्षा करने और सुरक्षा में किसी भी अंतराल से बचने के लिए अधिक बार नहीं।
शारीरिक सुरक्षा
पेरोल रिकॉर्ड, फाइलें, डेटा और सिस्टम, साथ ही पेरोल सुविधाओं और कर्मचारियों की भौतिक सुरक्षा महत्वपूर्ण है। पेरोल सुरक्षा और गोपनीयता को रिसेप्शन पर पेरोल को संसाधित करके या एक पेरोल कर्मचारी को दोहरे चेक के बिना कर्तव्यों का पालन करके पैसे बचाने के लिए समझौता नहीं करना चाहिए। फ़ाइल अलमारियाँ सीमित पहुंच के साथ बंद होनी चाहिए। पेरोल डेटा और प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर वाले कार्यालय, मुख्य फ्रेम और डेस्कटॉप कंप्यूटर आम क्षेत्रों में नहीं बल्कि सुरक्षित स्थानों पर आसानी से बंद किए जा सकते हैं। पेरोल कर्मचारियों के पास कर्मचारी और आगंतुक यातायात से काम करने का माहौल सुरक्षित होना चाहिए और उनके पास काम करने वाली जानकारी को सफलतापूर्वक सुरक्षित करने के लिए आसान तरीके होने चाहिए ताकि वे नाराज या भावनात्मक कर्मचारियों के अधीन न हों। किसी भी पेरोल त्रुटियों, विसंगतियों और शिकायतों में स्पष्ट प्रक्रिया होनी चाहिए और प्रबंधकों या पर्यवेक्षकों द्वारा संबोधित किया जाना चाहिए, सीधे पेरोल कर्मचारियों के साथ नहीं।
