मानव संसाधन रिपोर्ट तैयार करने के लिए मानव संसाधन क्षेत्र में सभी विषयों के ज्ञान की आवश्यकता होती है, साथ ही कार्यस्थल की जरूरतों, उपलब्धियों और व्यावसायिक रणनीति की समझ भी होती है। मानव संसाधन रिपोर्टें एचआर ऑडिट के समान उद्देश्य की पूर्ति कर सकती हैं। मानव संसाधन लेखा परीक्षा में, मानव संसाधन विभाग की गतिविधियों में निवेश पर रिटर्न का निर्धारण करने में रोजगार रिकॉर्ड, अनुमान, रुझान और प्रबंधन प्रमुख खंड हैं।
अपने मानव संसाधन निदेशक या कंपनी के मुख्य कार्यकारी अधिकारी के साथ एचआर रिपोर्ट के उद्देश्य पर चर्चा करें। निर्धारित करें कि रिपोर्ट को एक विशिष्ट क्षेत्र, कुछ या सभी मानव संसाधन विभाग के कार्यों को संबोधित करना चाहिए। पूछें कि रिपोर्ट किसे प्राप्त होगी, क्योंकि यह निर्धारित कर सकता है कि किस प्रकार की गोपनीय जानकारी का खुलासा किया जाना चाहिए।
अपने मानव संसाधन सूचना प्रणाली कर्मचारियों या आईटी प्रबंधक से कर्मचारी जनगणना डेटा का अनुरोध करें। आपके एचआर रिपोर्ट में क्या शामिल है, इसके आधार पर, आपको विभिन्न चर, जैसे कार्यकाल और प्रदर्शन, विभाग या विभाजन, और वेतन के अनुसार डेटा को छांटने की आवश्यकता हो सकती है। यदि आप अपनी समान अवसर रोजगार नीति की जांच के प्रयोजनों के लिए एक रिपोर्ट का निर्माण कर रहे हैं, तो दौड़, लिंग, आयु, अनुभवी स्थिति और विकलांगता के आधार पर अतिरिक्त छंटाई आवश्यक होगी।
सटीकता और पूर्णता के लिए कर्मचारी डेटा की समीक्षा करें। सुधार करें और यदि आवश्यक हो, तो कर्मचारी जनगणना रिपोर्ट के सही संस्करण का अनुरोध करें। कर्मचारी की स्थिति, कार्यकाल, दौड़, लिंग, विभाग के कार्य, उपस्थिति और प्रदर्शन जैसी जानकारी एक व्यापक रिपोर्ट का उत्पादन करने के लिए सटीक होना चाहिए।
रोजगार रूपों की प्रतियां इकट्ठा करें। एक व्यापक एचआर रिपोर्ट नीतियों और प्रक्रियाओं को संबोधित करती है, इसलिए, हर प्रकार की रोजगार कार्रवाई के लिए उपयोग किए जाने वाले रूपों की समीक्षा करें। आवेदन पत्र, भर्ती मूल्यांकन प्रपत्र, प्रदर्शन मूल्यांकन दस्तावेज, अनुशासनात्मक और शिकायत रिपोर्ट, कर्मचारी गोपनीय जानकारी प्रपत्र और आपके कर्मचारी पुस्तिका की एक प्रति इकट्ठा करें।
फोकस क्षेत्रों की रूपरेखा तैयार करें। सुझाए गए क्षेत्रों में शामिल हैं: कर्मचारी लाभ में परिवर्तन को प्रभावित करने वाला कानून; बहुसांस्कृतिक कार्य बल से संबंधित रोजगार के रुझान; उत्तराधिकार योजना के लिए प्रशिक्षण और विकास; प्रचार और व्यावसायिक विकास के अवसर आपके कार्यस्थल के भीतर प्रभावी साबित हुए; और, अन्य उद्योगों और व्यवसायों की तुलना में कंपनी के कारोबार का विश्लेषण।
उन क्षेत्रों के बारे में अनुसंधान का संचालन करें जिनका आप विश्लेषण करना चाहते हैं। प्रत्येक फोकस क्षेत्र के लिए मानव संसाधन सर्वोत्तम प्रथाओं के बारे में जानकारी के लिए लेख, आंकड़े, डेटा और व्यापार पत्रिकाएं पढ़ें। प्रत्येक विषय के लिए एक फ़ाइल तैयार करें, और प्रत्येक फ़ाइल में अपने कार्यस्थल के बारे में अपने शोध और प्रासंगिक जानकारी रखें। इस तरीके से अपने शोध और डेटा को व्यवस्थित करना एक समय में एक विषय पर ध्यान केंद्रित करना आसान बनाता है।
प्रत्येक फोकस क्षेत्र के लिए एक लिखित विश्लेषण का निर्माण करें - एक समय में एक क्षेत्र। आदर्श रूप से, आपके विश्लेषण में कार्यस्थल के डेटा की व्याख्या, पिछले प्रथाओं के साथ डेटा की तुलना और वर्तमान रोजगार के रुझान और मानव संसाधन और रोजगार के प्रत्येक क्षेत्र में सुधार के लिए एक सिफारिश शामिल होगी।
अपनी एचआर रिपोर्ट में एक परिचय ड्राफ़्ट करें। रिपोर्ट का उद्देश्य स्पष्ट करें, जिसे रिपोर्ट वितरित की गई है और वांछित परिणाम हैं। अपने ड्राफ्ट को जितना संभव हो उतना विवरण के साथ लिखें, लेकिन पूरे परिचय को लगभग तीन पृष्ठों पर रखें। एक अच्छी तरह से निर्मित कार्यकारी सारांश आम तौर पर रिपोर्ट को पूरा करने के बाद तैयार किया जाता है, बहुत कुछ एक व्यापार योजना के कार्यकारी सारांश की तरह। पाठक को आपके परिचय को पढ़ने और रिपोर्ट में हर अनुभाग के विषय को समझने में सक्षम होना चाहिए।
