एक कर्मचारी को एक ओवरपेमेंट आमतौर पर पेरोल गणना त्रुटि का परिणाम है। एक नियोक्ता के रूप में, एक ओवरपेमेंट तब हो सकता है जब आप कर्मचारी को उसके हकदार या उससे अधिक घंटे या वेतन का भुगतान करते हैं या यदि आप एक अनिवार्य या स्वैच्छिक कटौती करने में विफल रहते हैं। किसी भी स्थिति में, आप स्थिति को ठीक कर सकते हैं।
राज्य कानून से परामर्श करें
जिस क्षण आप गलती का पता लगाते हैं, राज्य के श्रम विभाग से ओवरपेड मजदूरी एकत्र करने की प्रक्रियाओं के लिए परामर्श करें। कई राज्य आपको पेरोल कटौती के माध्यम से इस तरह की कटौती करने की अनुमति देते हैं। बकाया राशि के आधार पर, आप एकमुश्त के रूप में पेचेक की एक श्रृंखला पर भुगतान रोक सकते हैं। राज्य कानून आम तौर पर उस राशि को सीमित करता है जिसे आप एक भुगतान अवधि के भीतर रोक सकते हैं। ध्यान दें कि अनिवार्य कटौती के अलावा, राज्य आपको किसी कर्मचारी के वेतन से उसकी लिखित सहमति के बिना कोई कटौती करने की अनुमति नहीं दे सकता है। इसके अलावा, राज्य आपको कटौती करने से मना कर सकता है यदि यह कर्मचारी की आय को न्यूनतम न्यूनतम वेतन से नीचे जाने का कारण बनता है।
चुकौती अधिसूचना
पेरोल कटौती के माध्यम से पुनर्भुगतान एकत्र करना कर्मचारी के लिए सुविधाजनक हो सकता है, खासकर यदि आपने त्रुटि की है और कर्मचारी ने पहले ही ओवरपेमेंट खर्च कर दिया है। यदि आप कर्मचारी को भुगतान करने के तुरंत बाद गलती का पता लगाते हैं और आप उसे तुरंत सूचित करते हैं, तो कर्मचारी तुरंत भुगतान का भुगतान करने में सक्षम हो सकता है। यदि आप पेरोल कटौती के माध्यम से ओवरपेमेंट एकत्र कर रहे हैं, तो लिखित में स्थिति के कर्मचारी को सूचित करें और इसमें ओवरपेमेंट का विवरण शामिल करें, जैसे कि ओवरपेमेंट होने पर, प्रत्येक पेरोल कटौती होने पर राशि, और कटौती राशि। कर्मचारी को अन्य भुगतान विधि विकल्प, जैसे व्यक्तिगत चेक, मनी ऑर्डर या नकद दें। यदि कटौती करने के लिए कर्मचारी की लिखित सहमति आवश्यक है और कर्मचारी मना कर देता है, तो आप कर्मचारी के खिलाफ अदालत में मुकदमा दायर करके ओवरपेमेंट को पुनर्प्राप्त करने का प्रयास कर सकते हैं।
पेरोल समायोजन
जब आप ओवरपेमेंट जमा करते हैं, तो आपको कर्मचारी के पेरोल रिकॉर्ड को भी उसी हिसाब से समायोजित करना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी विशेष वेतन अवधि के लिए $ 200 से अधिक वेतन लेते हैं, तो समायोजन को नकारात्मक बनाएं ताकि यह कर्मचारी की साल भर की कमाई से बाहर हो जाए और उसकी डब्ल्यू -2 कर उद्देश्यों के लिए सही हो। जब आप कर्मचारी को ओवरपेड करते हैं, तो ओवरपेड राशि से जुड़े करों और कटौती को भी उसके वेतन से निकाल लिया जाता है। जब आप एक नकारात्मक के रूप में ओवरपेमेंट दर्ज करते हैं, तो पेरोल सॉफ़्टवेयर कर्मचारी के पेरोल रिकॉर्ड को स्वचालित रूप से समायोजित कर देता है। यदि आप पेरोल सॉफ़्टवेयर का उपयोग नहीं करते हैं, तो मैन्युअल रूप से उसके मूल कटौती और वे क्या होना चाहिए, के बीच अंतर का पता लगाएं। अंतर ओवरपेड कटौती राशि है। जब आप कर्मचारी के वेतन से ओवरपेड वेतन को घटाते हैं, तो यह उसकी कुल आय को कम करता है और राशियों को कम करके उसकी कटौती को समायोजित करता है। यदि ओवरपेमेंट एक कटौती के कारण होता है जो बिल्कुल नहीं लिया जा रहा था, तो कटौती को सकारात्मक के रूप में समायोजित करें ताकि यह उसकी आय में से कटौती हो।
बेरोजगारी कर अधिभोग
आपको उन सभी कर्मचारियों पर हर साल एक निश्चित राशि तक संघीय बेरोजगारी कर और राज्य बेरोजगारी कर का भुगतान करने की आवश्यकता होती है। जब आप किसी कर्मचारी को ओवरपे करते हैं और आप वार्षिक वेतन सीमा को पूरा नहीं करते हैं, तो यह आपके लिए संघीय और राज्य बेरोजगारी कर दोनों को समाप्त कर सकता है। इस मामले में, संघीय राजस्व बेरोजगारी कर के आंतरिक राजस्व सेवा और राज्य के बेरोजगारी कर के भुगतान की रिपोर्ट राज्य एजेंसी को कर दें ताकि आप ओवरपेमेंट के लिए क्रेडिट प्राप्त कर सकें।
