एक ज्ञानकोष, एक विकि के समान, उपयोगकर्ता द्वारा प्रस्तुत लेखों और सूचनाओं का एक प्रबंधित संग्रह है। एक ज्ञान-प्रकार का भंडार आमतौर पर एक विशिष्ट कार्यक्रम या प्रक्रिया के लिए समर्पित होता है, और जानकारी डेवलपर्स, तकनीकी सहायता कर्मियों या अंतिम उपयोगकर्ताओं द्वारा प्रस्तुत की जा सकती है। ज्ञान आधार की लोकतांत्रिक प्रकृति इसे व्यवस्थित और तेजी से बढ़ने की अनुमति देती है, लेकिन जानकारी को बनाए रखने और सबसे खराब मामलों में, अनुपयोगी बनाने में भी मुश्किल बनाती है।
गतिशील बातचीत
नॉलेज बेस का सबसे बड़ा फायदा यह है कि यह विभिन्न उपयोगकर्ताओं को लाइव डॉक्यूमेंटेशन में नॉलेज बेस रिजल्ट में योगदान करने और गतिशील, प्रासंगिक बातचीत उत्पन्न करने की अनुमति देता है। इसके अलावा, क्योंकि इसमें विकास, तकनीकी सहायता और अंतिम उपयोगकर्ताओं के योगदान शामिल हैं, जो ऑनलाइन शोध कर रहे हैं वे कई अलग-अलग दृष्टिकोणों से एक ही समस्या का पता लगा सकते हैं, संभवतः उन्हें एक समाधान के लिए अग्रणी बना सकते हैं जिसे उन्होंने अपने दम पर नहीं माना होगा।
असंगत दस्तावेज़
विभिन्न लेखन शैलियों और योगदानकर्ताओं के ज्ञान स्तरों में अक्सर एक असम्बद्ध, गैर-मानक दस्तावेज़ होता है, जो ज्ञान के आधार का सबसे बड़ा नुकसान है। अतिरेक अपवाद के बजाय नियम बन जाता है, और वही गलतियाँ ज्ञान आधार में कई बार जुड़ सकती हैं। इस प्रकार समर्पित रखरखाव आवश्यक है।
इसके अलावा, क्योंकि एक ज्ञानकोष एक खाली डेटाबेस के रूप में शुरू होता है, यह किसी भी नए उत्पाद या प्रक्रिया के लिए प्रलेखन के प्राथमिक स्रोत के रूप में उपयोग करने के लिए उपयुक्त नहीं है। एक ज्ञान के आधार के निर्माण के लिए समय की आवश्यकता होती है क्योंकि परिदृश्य और समस्याएं पाई जाती हैं, हल की जाती हैं और प्रलेखित की जाती हैं।
सूचना की प्रमुखता
एक ज्ञान आधार की लोकतांत्रिक, जैविक प्रकृति का अर्थ है कि सबसे महत्वपूर्ण जानकारी खुद को प्रमुख बनाने की संभावना है, जबकि कम महत्वपूर्ण जानकारी दफन हो जाएगी, ज्ञान के आधारों को एक प्राकृतिक छँटाई समारोह देता है। यदि खराब-लिखित या गलत जानकारी प्रस्तुत की जाती है, तो अन्य उपयोगकर्ता इसे बेहतर जानकारी के साथ बदलकर दफन कर सकते हैं या किसी व्यवस्थापक द्वारा इसे हटाने / समीक्षा के लिए ध्वजांकित कर सकते हैं।
संग्रहीत दस्तावेज़
ज्ञान के आधार में छोड़े गए पुराने लेख उत्पाद या प्रक्रिया के विरासत संस्करणों के लिए प्रलेखन का एक स्वचालित संग्रह प्रदान करते हैं। स्वाभाविक रूप से आर्काइव बनाना ज्ञान के आधार का एक फायदा है। जैसा कि उत्पाद या प्रक्रिया के नए संस्करण बनाए जाते हैं, ज्ञान आधार को पुनर्गठित किया जा सकता है या नवीनतम जानकारी को प्रमुखता से रखते हुए पुरानी जानकारी को संग्रहीत करने के लिए पुनः आरंभ किया जा सकता है।
समाधान की
समर्पित कार्मिकों को सप्ताह में कुछ घंटे खर्च करने, अनावश्यक, पुराने या गलत प्रस्तावों के लिए ज्ञान के आधार की तलाश करने और आवश्यकतानुसार उन्हें हटाने के लिए नियुक्त करने की आवश्यकता है। उन्हें ज्ञान के आधार के उपयोग में प्रशिक्षित किया जाना चाहिए और यह जानना चाहिए कि इसे प्रभावी ढंग से कैसे खोजा जाए ताकि वे यह निर्धारित कर सकें कि क्या कोई लेख पहले से ही मौजूद है ताकि वे डुप्लिकेट का योगदान कर सकें।
