पत्र औपचारिक दस्तावेज हैं, और आपके पत्र की तारीख अनुबंध या समझौतों की पुष्टि के लिए गंभीर रूप से महत्वपूर्ण हो सकती है। तिथियों को किसी भी संदर्भ के नीचे अक्षरों के शीर्ष पर स्थित होना चाहिए। आप अपने स्वयं के पत्र टेम्पलेट को डिज़ाइन कर सकते हैं, अपने पत्रों के लिए मानक प्रारूप सेट करने के लिए पत्र जनरेटर टूल का उपयोग कर सकते हैं या मुफ्त पत्र टेम्पलेट डाउनलोड कर सकते हैं।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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लेटरहेड या कोरा कागज
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कंप्यूटर
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मुद्रक
अपने वर्ड-प्रोसेसिंग पैकेज में एक रिक्त दस्तावेज़ खोलें और अपनी हेडिंग के लिए पृष्ठ के शीर्ष पर पर्याप्त स्थान छोड़ दें। वैकल्पिक रूप से, पृष्ठ के शीर्ष पर अपना पता लिखें।
यदि आवश्यक हो, तो अपना संदर्भ लिखें। औपचारिक व्यावसायिक पत्रों को पत्र के हस्ताक्षरकर्ता के प्रारंभिक अक्षर और टाइपिस्ट के आरंभिक या केस संख्या संदर्भ की आवश्यकता हो सकती है। रिक्त पंक्ति स्थान डालें।
अपने दस्तावेज़ में तारीख जोड़ें। तिथियां दिन और महीने के अनुसार और उसके बाद अल्पविराम और वर्ष के रूप में होनी चाहिए, उदाहरण के लिए, 10 जून, 2010।पत्र को तारीख करने के लिए यह मानक अभ्यास है जिस दिन इसे मेल किया जाएगा, हालांकि आप डिलीवरी के समय की अनुमति देने के लिए कुछ दिनों में जोड़ना चाह सकते हैं। रिक्त पंक्ति स्थान डालें।
उस व्यक्ति के लिए नाम और पता विवरण जोड़ें, जिसे पत्र संबोधित किया गया है, और अपना पत्र पूरा करें।
टिप्स
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पत्रों को उनकी प्रेषण तिथि से पहले दिनांकित नहीं किया जाना चाहिए, क्योंकि यह अवैध या धोखाधड़ी माना जा सकता है। प्रसव के समय के लिए एक मार्जिन की अनुमति देने के लिए पत्रों को स्थगित किया जा सकता है।
यदि आप अपने पत्र के शरीर में दिनांक सम्मिलित कर रहे हैं, तो उसी स्वरूप शैली का उपयोग करें जैसा दिनांक रेखा के लिए उपयोग किया जाता है।
अक्षरों के लिए ब्लॉक शैली का उपयोग करना आम बात है, सभी पाठों को बाएं मार्जिन पर अवरुद्ध किया गया है और कोई इंडेंटेशन नहीं है।
