व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन क्या है?

सभी व्यवसायों में प्रक्रियाएं होती हैं, चाहे वह किसी उत्पाद को इकट्ठा करना हो, क्रेडिट कार्ड से भुगतान करना हो, किसी कर्मचारी को जहाज पर रखना हो या गुणवत्ता आश्वासन के लिए जांचना हो। कभी-कभी, वे प्रक्रिया निर्बाध रूप से काम करती हैं, और अन्य समय वे नहीं करते हैं। व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन एक ऐसी प्रणाली है जो आपकी प्रक्रियाओं को पकड़ती है और उन्हें ओलंपिक-तैराक आकार में बदल देती है। एक अच्छा बीपीएम कार्यान्वयन आपकी प्रक्रियाओं में दृश्यता में सुधार करेगा, जिससे बाधाओं को दूर करना और काम के दोहराव को रोकना आसान हो जाएगा।

टिप्स

• व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन उस तरीके को सुव्यवस्थित करने के लिए एक कार्यप्रणाली है जो कंपनी प्रदर्शन को बेहतर बनाने की दृष्टि से करती है।

व्यवसाय प्रक्रिया का एक उदाहरण क्या है?

एक व्यावसायिक प्रक्रिया चरणों की एक श्रृंखला है जो आपके संगठन के लोग एक विशिष्ट लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए करते हैं। इन चरणों को कई बार दोहराया जाता है, अक्सर कई लोगों द्वारा और आमतौर पर एक मानकीकृत तरीके से। किसी भी चीज के बारे में - छुट्टी के अनुरोध को ट्राइएज मूल्यांकन के लिए अधिकृत करने से जो चिकित्सा कर्मचारी आपातकालीन कक्ष में प्रदर्शन करते हैं - एक व्यवसाय प्रक्रिया के रूप में योग्य होंगे।

उदाहरण के लिए, एक बैंक के लिए ऋण आवेदन का उदाहरण। इस प्रक्रिया को शुरू करने के लिए, ग्राहक बैंक की वेबसाइट पर एक इलेक्ट्रॉनिक एप्लिकेशन फॉर्म भरेगा। अब, बैंक के पहिए मुड़ने लगते हैं। सबसे पहले, बैंक सत्यापित करेगा कि ग्राहक ने फॉर्म सही भरा है। फिर, एप्लिकेशन क्रेडिट जांच से गुजरेगा। कोई अन्य व्यक्ति आय सत्यापन कर सकता है, दूसरी टीम अतिरिक्त दस्तावेज़ों का अनुरोध कर सकती है और बैंक को ऋण स्वीकृत करने के बारे में निर्णय लेने में सक्षम करने के लिए अन्य गतिविधियाँ हो सकती हैं।

कुंजी यह है कि प्रक्रिया बहुआयामी है। अधिकांश व्यावसायिक प्रक्रियाओं की तरह, इसमें कई चरण और कई लोग शामिल होते हैं, और ये लोग चीजों को प्राप्त करने के लिए विभिन्न उपकरणों और प्रणालियों का उपयोग करते हैं। एक साथ लिया गया, पूरे सिस्टम को इनपुट की एक श्रृंखला (ऋण आवेदन और सहायक दस्तावेजों) को एक वांछित आउटपुट (एक अनुमोदन निर्णय जो ग्राहक को सूचित किया जाता है) में परिवर्तित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन क्या है?

जब आपका व्यवसाय बहुत छोटा होता है, तो व्यावसायिक प्रक्रियाएं प्रबंधित करना अपेक्षाकृत आसान होता है। कार्यालय में रोज़मर्रा के कार्य करने वाले कुछ ही लोग हो सकते हैं, और हर किसी के पास बड़ी तस्वीर का एक ठोस अवलोकन होता है। जैसे ही आप बढ़ते हैं यह स्थिति बदल जाती है। एक समय में एक व्यक्ति द्वारा निपटाए जाने वाले कार्य अचानक कई विभागों के बीच हो जाते हैं। लोग एक दूसरे के प्रयास की नकल करते हैं, कार्य दरार के माध्यम से गिरते हैं और लोगों के लिए गलतियाँ करने की अधिक संभावना होती है।

व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन का प्राथमिक उद्देश्य इन अराजक प्रक्रियाओं को माइक्रोस्कोप के तहत रखना है और यह पता लगाना है कि उन्हें बेहतर कैसे बनाया जाए। इसे समझने का सबसे आसान तरीका चरणों की एक फ़्लोचार्ट के रूप में आपकी प्रक्रिया की सभी गतिविधियों की कल्पना करना है। BPM इन कदमों को अधिक तार्किक और सुसंगत वर्कफ़्लो में औपचारिक रूप देने का अनुशासन है।

व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन के लाभ क्या हैं?

बीपीएम का मुख्य जोर आपकी प्रक्रियाओं में वसा को ट्रिम करके समय और धन की बचत करना है, जैसे कि अड़चनों को दूर करना, अतिरेक को खत्म करना और काम के अनावश्यक दोहराव को रोकना। बीपीएम सभी नीचे की रेखा को बढ़ाने के बारे में नहीं है, हालांकि, और अन्य सकारात्मक परिणाम हैं जिनसे व्यवसायों को लाभ हो सकता है:

• दोनों कर्मचारी और प्रबंधक अपनी भूमिकाओं और जिम्मेदारियों की स्पष्ट परिभाषा से लाभान्वित होते हैं, क्योंकि वे सभी चीजों को प्राप्त करने के लिए एक व्यवस्थित पाइपलाइन का अनुसरण कर रहे हैं।

• टीमें एक साथ खींचती हैं और बेहतर संवाद करती हैं जब हर कोई आउटपुट और डेडलाइन के बारे में एक ही पेज पर होता है।

• तनाव कम होता है क्योंकि अधिक काम करने वाले कर्मचारियों को अब एक बार में अनुवर्ती बैठकों में भाग नहीं लेना पड़ता है या कई प्रतिस्पर्धी कार्यों को टालना पड़ता है।

• BPM संगठनात्मक प्राथमिकताओं के साथ आपकी प्रक्रियाओं को संरेखित करता है ताकि आप उन प्रक्रियाओं पर समय बर्बाद न करें जो व्यवसाय के लिए कम से कम मूल्य जोड़ते हैं।

• प्रबंधकों को वर्कफ़्लो में बेहतर दृश्यता मिलती है, जो ऑडिटिंग और विनियामक अनुपालन के लिए एक उपयोगी निशान प्रदान करती है।

• ग्राहकों को बेहतर लीड समय से लाभ होता है, जिससे ग्राहकों की संतुष्टि बढ़ती है।

BPM कैसे काम करता है?

बीपीएम, सबसे पहले और सबसे महत्वपूर्ण है, एक पद्धति। इसमें चरणों और तकनीकों की एक स्पष्ट श्रृंखला शामिल है जो बीपीएम प्रक्रिया को औपचारिक बनाने में मदद करती है ताकि अपशिष्ट और अन्य अक्षमताओं को पहचाना और सुधार किया जा सके। कई स्थापित BPM पद्धतियों में से कुछ, जैसे कि लीन या सिक्स सिग्मा, ने लोकप्रिय शब्दावली में प्रवेश किया है। सामान्य पद्धतियाँ समान सिद्धांतों में से कई का अनुसरण करती हैं। आप जो भी कार्यप्रणाली चुनते हैं, आप बीपीएम के तीन स्तंभों: प्रक्रिया, लोगों और प्रौद्योगिकी पर ध्यान केंद्रित करने की अपेक्षा कर सकते हैं।

प्रक्रिया

बीपीएम का मुख्य ध्यान व्यावसायिक प्रक्रियाओं का अनुकूलन करना है ताकि वे उद्देश्य के लिए फिट हों और सही समय पर सही परिणाम प्राप्त करें।

लोग

यह सुनिश्चित करना कि लोग सही काम सही तरीके से करते हैं, एक सफल प्रक्रिया की कुंजी है। बीपीएम उन कार्यों को देखता है जो लोग कर रहे हैं और ऐसे प्रश्न पूछते हैं: टास्क ए और किस समय सीमा में प्रदर्शन करना किसका काम है? यदि प्रासंगिक व्यक्ति समस्या की अनदेखी करता है तो क्या होगा? प्रक्रिया अटक जाने पर कौन सतर्क हो जाता है? यदि आप सिस्टम में दक्षता का निर्माण करने जा रहे हैं तो दृश्यता का यह स्तर आवश्यक है।

प्रौद्योगिकी

आपकी प्रक्रियाओं के सुचारू रूप से कार्य करने के लिए, कार्यों का संक्रमण हर समय निर्बाध होना चाहिए। बिजनेस प्रोसेस मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर वह उपकरण है जो प्रक्रिया को लागू करने में मदद करता है। इसलिए, यदि आप बीपीएम अभ्यास चलाते हैं और एक बेहतर प्रक्रिया को परिभाषित करते हैं, तो प्रौद्योगिकी यह सुनिश्चित करने में मदद कर सकती है कि प्रक्रिया उसी तरीके से प्रदर्शन कर रही है जिसने इसे परिभाषित किया है। प्रौद्योगिकी की एक मुख्य विशेषता प्रदर्शन डेटा एकत्र करना है ताकि आप उन मैट्रिक्स को ट्रैक कर सकें जो प्रक्रिया की सफलता के लिए आवश्यक हैं।

कैसे आप एक BPM पद्धति डिजाइन करते हैं?

BPM आपके द्वारा किस प्रकार के व्यवसाय पर निर्भर करता है, अलग तरह से काम करता है। इसलिए, इससे पहले कि आप बीपीएम पद्धति को डिजाइन करना शुरू करें, आपको इसका आकलन करना चाहिए कि आप इसे लागू करके क्या सुधार करना चाहते हैं। यदि आप एक सेवा संगठन हैं, उदाहरण के लिए, आप चाहते हैं कि बीपीएम ग्राहकों के प्रति आपके प्रतिक्रिया समय में सुधार कर सके। दूसरी ओर उत्पादों का निर्माण या निर्माण करने वाली कंपनियां असेंबली लाइन पर बेहतर दक्षता और प्रदर्शन की तलाश में हो सकती हैं या अन्य प्रणालियों और प्रक्रियाओं के साथ सिंक्रनाइज़ेशन कर सकती हैं।

एक मार्गदर्शक के रूप में इन वाणिज्यिक चालकों का उपयोग करना, प्रत्येक बीपीएम पद्धति तब चरणों के एक जीवन चक्र का पालन करेगी, प्रत्येक को अपने स्वयं के कार्यों के सेट के साथ जिन्हें लागू करने की आवश्यकता है। सबसे आम BPM पद्धति, DMEMO, पांच चरणों का अनुसरण करता है: डिज़ाइन, मॉडल, निष्पादित, मॉनिटर और ऑप्टिमाइज़ करना।

स्टेज एक: डिजाइन

डिज़ाइन चरण अपनी प्रक्रिया को बाहर करने के लिए BPM तकनीक का उपयोग करता है जैसा कि अब है, वर्कफ़्लो को फिर से डिज़ाइन करने से पहले ताकि प्रक्रिया बहुत अधिक कुशलता से चले। आपको जो भी ऑनस्क्रीन मिलता है वह काम के प्रवाह का एक दृश्य चित्रण है ताकि आप एक नज़र में देख सकें कि अड़चन और दोहराव कहाँ हो सकता है। यह विचार सबसे सरल, सबसे सरल वर्कफ़्लो बनाना संभव है, ताकि कम से कम गलतियाँ करते समय प्रक्रिया को कम से कम समय में पूरा किया जा सके।

स्टेज दो: मॉडलिंग

यह चरण आपकी प्रक्रिया का परीक्षण करने के बारे में है कि यह कैसे विभिन्न परिस्थितियों में काम करता है। इसे "क्या अगर" व्यायाम के रूप में सोचें। क्या होगा अगर हमने दो लोगों को इस कार्य के लिए आवंटित किया है? क्या होगा यदि यह कर्मचारी अपना आउटपुट देने में देर करता है? यदि यह कार्य अलग तरीके से किया गया हो तो क्या होगा? क्या हम और सुधार कर सकते हैं?

स्टेज तीन: निष्पादन

एक बार जब आप काम के प्रवाह का अनुकरण कर लेते हैं, तो अगला कदम यह है कि अपने बीपीएम सॉफ्टवेयर के वर्कफ़्लो इंजन का उपयोग करके जमीन पर बेहतर प्रक्रिया का परीक्षण करें ताकि प्रक्रिया में प्रत्येक कार्य को एक या अधिक लोगों को आवंटित किया जा सके।

स्टेज चार: निगरानी

मॉनिटरिंग यह सुनिश्चित करने के लिए डेटा एकत्र करने की प्रक्रिया है कि आप क्या उम्मीद कर रहे हैं। अपनी तकनीक का उपयोग करते हुए, आप एक ही प्रक्रिया में दोनों एक ही चरण को ट्रैक कर सकते हैं - उसी तरह आप एक FedEx पैकेज को ट्रैक करेंगे - या आप डेटा को एकत्र कर सकते हैं और देख सकते हैं कि आप वर्कफ़्लो को एक पूरे के रूप में कैसे कर रहे हैं। इस स्तर पर तैनात उपकरण में व्यावसायिक गतिविधि की निगरानी, ​​डैशबोर्ड, रिपोर्टिंग और ऑडिट उपकरण शामिल हैं।

चरण पांच: अनुकूलन

इस स्तर पर, आपकी प्रक्रिया एकदम सही हो सकती है। अब, आपको इस पर विचार करने की आवश्यकता है कि प्रक्रिया को आगे बढ़ाने के लिए आप क्या कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, क्या आपको उन विशिष्ट क्षेत्रों में एक और संसाधन जोड़ने की आवश्यकता है जहां अड़चनें अक्सर आती हैं? इस बात को ध्यान में रखें कि अनुकूलन एक और किया जाने वाला कार्यक्रम नहीं है। इसके बजाय, आपको कर्मचारियों और ग्राहकों की प्रतिक्रिया सुनने और जब भी समस्याएँ होती हैं, उनमें बदलाव करने की ज़रूरत है। यदि नई प्रक्रिया आपके हितधारकों को सेवा के अनुभव में सुधार नहीं करती है, तो इसे सफल नहीं कहा जा सकता है।

व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन कौन करता है?

यह अक्सर BPM प्रोजेक्ट को लागू करने के लिए आईटी और व्यावसायिक ज्ञान के साथ विशेषज्ञों की एक टीम लेता है, लेकिन वास्तव में यह उस प्रोजेक्ट के दायरे पर निर्भर करता है जिसे आप चलाने की योजना बना रहे हैं। यदि आप अपने स्वयं के छोटे व्यवसाय में कुछ कम-जोखिम, उच्च-वापसी प्रक्रियाओं में सुधार करके कुछ त्वरित जीत हासिल करना चाहते हैं, तो एक छोटी आंतरिक टीम और कुछ द्वारा सहायता प्राप्त बीपीएम परियोजना को जमीन पर उतारना अपेक्षाकृत आसान होना चाहिए गुणवत्ता सॉफ्टवेयर अपनी प्रक्रियाओं को मैप करने के लिए।

शुरू करने का एक अच्छा तरीका बीपीएम प्रशिक्षण पाठ्यक्रम में भाग लेना है। एक त्वरित Google खोज को कुछ स्थानीय विकल्पों या ऑनलाइन कार्यक्रम को चालू करना चाहिए। कई कंपनियां अपने कर्मचारियों को एक व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन प्रमाणन कार्यक्रम के माध्यम से रखने का विकल्प चुनती हैं जो प्रमुख कर्मचारियों को आधिकारिक तौर पर उपयुक्त कार्यप्रणाली में प्रशिक्षित करने की अनुमति देता है। व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन संस्थान वर्तमान में BPM से जुड़े विभिन्न विषयों और कार्यप्रणाली में 30 कार्यक्रम और सात प्रमाणपत्र प्रदान करता है। विवरण के लिए उनकी वेबसाइट देखें।

BPM टूल क्या है?

बस, एक BPM टूल वह सॉफ़्टवेयर है जिसका उपयोग आप BPM कार्यान्वयन को स्वचालित करने के लिए करते हैं। इसका काम आपके व्यवसाय परिवर्तन को सक्षम करना है ताकि आप अपनी प्रक्रियाओं को नई ऊंचाइयों पर ले जा सकें। विकल्प जितने लंबे होते हैं, उतने ही व्यापक होते हैं, लेकिन आम तौर पर, आप कम से कम निम्नलिखित विशेषताओं वाली प्रणाली की तलाश करेंगे:

• विजुअल प्रोसेसिंग डायग्रामिंग टूल: यह आपको अपनी प्रक्रियाओं को मॉडल करने और नए वर्कफ्लो बनाने की अनुमति देता है। कुछ उपकरणों को मॉडलिंग को लागू करने के तरीके के रूप में कोडिंग कौशल की आवश्यकता होती है; अन्य विक्रेता एक कम-कोड दृष्टिकोण प्रदान करते हैं जो "ड्रैग एंड ड्रॉप" प्रणाली का उपयोग करता है। यदि टीम में आपको हार्डकोर प्रोग्रामर नहीं मिला है तो बाद वाला अच्छा काम कर सकता है।

• प्रबंधन डैशबोर्ड और अभिगम नियंत्रण: यह निर्णय निर्माताओं को प्रगति को ट्रैक करने की दृश्यता देता है और कुछ लोगों तक सूचना की पहुंच को सीमित करके सुरक्षा प्रदान करता है।

• त्रुटि से निपटने: यह सत्यापन मॉड्यूल के लिए उपयोगी है जो त्रुटियों और खराबी का पता लगाता है और हल करता है।

• मौजूदा सॉफ्टवेयर के साथ एकीकरण: आपका बीपीएम समाधान सीमित उपयोग का होगा यदि यह अन्य कोर ईआरपी / सीआरएम सिस्टम के साथ संवाद नहीं करता है।

• रिपोर्ट और एनालिटिक्स: एक अच्छा बीपीएम समाधान खुले कुंजी के रूप में ऐसे प्रमुख मैट्रिक्स पर रिपोर्ट चलाएगा, किसी कार्य को पूरा करने में औसत समय और कितनी बार किसी आइटम को फिर से चालू किया जाता है।

विशिष्ट व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन उपकरणों के संदर्भ में, यह काफी भीड़-भाड़ वाला बाजार है। कुछ बड़े खिलाड़ियों में पेगासिस्टम, bpm'online स्टूडियो, Nintex, KiSSFLOW, Zoho Creator, Appian और Process Street शामिल हैं। समीक्षाएँ इंटरनेट पर आसानी से उपलब्ध हैं, और अधिकांश उपकरण नि: शुल्क 14+ दिन के परीक्षण के साथ आते हैं ताकि आप अंतिम खरीदारी करने से पहले कार्यों की जांच कर सकें।