लोग व्यस्त जीवन जीते हैं और हमेशा याद नहीं रखते हैं जब उन्हें कुछ करने की आवश्यकता होती है। एक समय सीमा के बारे में अनुस्मारक पत्र भेजना केवल एक पेशेवर शिष्टाचार हो सकता है या यह आपके खातों की प्रणाली का हिस्सा हो सकता है। इन पत्रों का स्वर इस बात पर निर्भर करता है कि आप रिमाइंडर क्यों भेज रहे हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप व्यस्त माता-पिता को समर कैंप में हस्ताक्षर करने की समय सीमा के बारे में याद दिला रहे हैं, तो आप एक सहायक स्वर का उपयोग करेंगे। यदि बिल का भुगतान नहीं किया जाता है तो कानूनी कार्रवाई की धमकी देने वाला एक व्यावसायिक पत्र को एक अलग दृष्टिकोण की आवश्यकता होती है। प्राप्तकर्ता को कार्य करने के लिए समय सीमा से पहले प्रभावी अनुस्मारक पत्र भेजे जाते हैं।
यदि पत्र का अर्थ एक अनुकूल अनुस्मारक के रूप में है, तो एक संवादी स्वर के साथ पत्र लिखें। एक मैत्रीपूर्ण पत्र के लिए, पहले चरण का उपयोग पत्र को हल्के-फुल्के तरीके से शुरू करने के लिए करें, जैसे कि इस बारे में एक अवलोकन करना कि कैसे वसंत ऋतु जल्दी से समाप्त हो रही है, और इसका मतलब है कि ग्रीष्मकालीन शिविर के लिए साइन अप करने की समय सीमा तेजी से आ रही है। एक कठोर व्यावसायिक पत्र के लिए, यह इंगित करके तुरंत प्राप्त करें कि आप क्यों लिख रहे हैं और प्राप्तकर्ता को पत्र का जवाब क्यों देना चाहिए।
समय सीमा स्पष्ट रूप से बताते हुए दूसरा पैराग्राफ शुरू करें। समय सीमा के बारे में स्पष्ट, विशिष्ट जानकारी दें, जैसे कि बुधवार, 7 दिसंबर को शाम 5 बजे। ईटी। समय वैकल्पिक है, लेकिन कुछ उदाहरणों में उपयोगी है।
समय सीमा को कैसे पूरा करें, इस पर स्पष्ट निर्देश प्रदान करें। भुगतान भेजने सहित संभावनाएं, ताकि यह समय सीमा से पहले या उससे पहले प्राप्त हो, या समय सीमा से पहले एक समारोह के लिए ऑनलाइन साइन अप करें। भुगतान के लिए देय राशि, या कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यक अन्य जानकारी जैसी अन्य प्रासंगिक जानकारी को सूचीबद्ध करें।
प्राप्तकर्ता को समय सीमा याद करने के लिए परिणाम बताएं। उदाहरण के लिए, इंगित करें कि समय सीमा के बाद पंजीकरण करने वाले लोग अधिक शुल्क का भुगतान करेंगे या कि देर से पंजीकरण के लिए कोई प्रावधान नहीं हैं।
"गर्म संबंध," या "ईमानदारी से तुम्हारा" जैसे मानार्थ समापन के साथ समाप्त करें।
