जब आपके पास आपके या आपके व्यवसाय के लिए कोई पैसा होता है और भुगतान करने के लिए तैयार नहीं होता है, तो संग्रह गतिविधियाँ एक अप्रिय दृश्य के रूप में सामने आती हैं। एक व्यक्ति के साथ फोन टैग के समय लेने वाली और फलहीन खेल में संलग्न होने के बजाय, जिसके पास आपकी कॉल से बचने का हर कारण है, एक व्यवसायी, पूरी तरह से पत्र लिखकर ऋण के एक ठोस अनुस्मारक के रूप में। ईमेल संदेश कागज पर स्याही की तुलना में कम समय और तैयारी कर सकते हैं, लेकिन यह तथ्य कि आप मेल के माध्यम से संवाद करने का प्रयास करते हैं, भुगतान को सुरक्षित करने के लिए आपके ईमानदार और गंभीर इरादे को रेखांकित करता है।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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टाइटिल
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चालान की कॉपी
अपने पत्र को उस व्यवसाय या संगठन के आधिकारिक लेटरहेड पर बनाएँ, जिसमें टैडी रिमिटर भुगतान का भुगतान करता है। यदि ऐसा कोई लेटरहेड मौजूद नहीं है, तो अपने या अपने संगठन के नाम और पते के साथ पत्र खोलें। उस व्यक्ति या संस्था के पूर्ण नाम और पते के साथ उस जानकारी का पालन करें जो आपके भुगतान की है। भुगतानकर्ता की खाता संख्या और चालान या लेन-देन संख्या को सूची में सूचीबद्ध करें, जो प्राप्तकर्ता को पहचानता है।
एक औपचारिक व्यक्तिगत अभिवादन का उपयोग करें। प्राप्तकर्ता को "प्रिय सुश्री जोन्स" या "प्रिय श्री स्मिथ।" यदि आप किसी व्यक्ति के लिए पूर्ण संपर्क जानकारी नहीं रखते हैं, तो "किससे यह चिंता हो सकती है" से शुरू करें।
एक पेशेवर, सौहार्दपूर्ण, उत्साहित स्वर बनाए रखें, भले ही आप निराशा की गहरी भावना महसूस करते हों। अपने गद्य को इस विचार पर केंद्रित करें कि आदाता ने आपके चालान को अनदेखा कर दिया है और उचित प्रेषण करने के लिए बस एक अनुस्मारक की आवश्यकता है।
ऋण की राशि और प्रकृति को बताएं, जिसमें खरीद या सेवा का पूरा विवरण शामिल है, जिसके लिए वह भुगतान करता है। लेन-देन और डिलीवरी की तारीखों के साथ-साथ किसी भी अन्य पहचान वाली जानकारी को शामिल करें।
आप जिस रीमिटर से उम्मीद कर रहे हैं, उसे बाहर कर दें, जिसमें आप कितनी जल्दी भुगतान की उम्मीद करते हैं। पहले से ही लागू या लागू होने वाले ब्याज या विलंब शुल्क सहित किसी भी दंड को स्पष्ट करें।
अपनी संपर्क जानकारी प्रदान करें ताकि स्थिति को स्पष्ट करने या भुगतान विस्तार का अनुरोध करने के लिए रीमिटर आपके पास पहुंच सके। अपने प्रत्यक्ष फोन नंबर और ईमेल पते को राज्य करें भले ही वे लेटरहेड पर दिखाई दें। रिमिटर के त्वरित ध्यान के लिए अपने धन्यवाद और अपने काम या व्यावसायिक संबंधों पर आपके द्वारा दिए गए मूल्य की पुन: पुष्टि के साथ बंद करें।
टिप्स
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पुरानी कहावत है कि "आप सिरके की तुलना में शहद के साथ अधिक मक्खियों को पकड़ लेंगे" भुगतान अनुस्मारक के लिए बहुतायत से लागू होता है। जब तक यह पत्र एक अंतिम मांग का प्रतिनिधित्व नहीं करता है, तब तक इस संभावना के लिए कमरे को छोड़ दें कि चालान भटक गया था या रिमिटर ने कुछ दुस्साहस का अनुभव किया था जो भुगतान विवरण पर उसके ध्यान में हस्तक्षेप करता था।
संबंधित चालान या विवरण की एक प्रति संलग्न करें। यदि आप प्रेषण के लिए एक स्व-संबोधित लिफाफा शामिल करते हैं, तो अपने पत्र में इसका उल्लेख करें।
चेतावनी
यदि आपका पत्र विशिष्ट कार्रवाई की रूपरेखा तैयार करता है, तो आप एक संग्रह प्रयास के हिस्से के रूप में लेने की योजना बनाते हैं, जिसमें छोटे दावों की अदालती कार्यवाही या अन्य उपाय शामिल हैं, जिन उपायों की आप रूपरेखा करते हैं, उनका पालन करने के लिए तैयार रहें।
