ग्राहकों को संपर्क करते समय अनुस्मारक पत्र उपयोगी होते हैं जो बिल का भुगतान करना भूल गए हों, साथ ही लोगों से संपर्क करके उन्हें नियुक्ति या घटना के बारे में याद दिला सकते हैं। उन ग्राहकों के लिए जो अक्सर ईमेल का उपयोग करते हैं, आप एक अनुस्मारक ईमेल भेज सकते हैं, जो उन्हें जल्दी से पहुंचने का एक बहुत ही सुविधाजनक तरीका है। ऑनलाइन पत्रों को हर शब्द पर विस्तृत ध्यान देने की आवश्यकता होती है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आपका पत्र आक्रामक या अशिष्ट नहीं है, और सही व्याकरण अवश्य है।
उस सूचना की सटीकता की जांच करें जिसे आप उस व्यक्ति को याद दिलाना चाहते हैं। गलत जानकारी के साथ एक संग्रह अनुस्मारक भेजना भ्रमित करेगा और संभवतः एक ग्राहक को क्रोधित करेगा। नियुक्ति और ईवेंट रिमाइंडर्स में यह सुनिश्चित करने के लिए सटीक जानकारी भी शामिल होनी चाहिए कि व्यक्ति अनुरोध करने पर उस नियुक्ति को प्राप्त करेंगे या उस इवेंट में शामिल होंगे।
इस संभावना को स्वीकार करें कि आपकी जानकारी गलत है या ग्राहक पहले ही भुगतान भेज चुका है। एक बयान जो दिखा रहा है कि आप केवल अपने स्वयं के रिकॉर्ड को देखने में सक्षम हैं और आपके पास कोई अन्य जानकारी नहीं है, जिसे आप संदर्भित कर सकते हैं वह व्यक्ति जो पत्र को पढ़ता है, अपने उद्देश्य को अपने दृष्टिकोण से समझने में मदद कर सकता है। यह स्वीकार करते हुए कि यदि पार्टी ने हाल ही में भुगतान भेजा है और यह भुगतान पत्र में परिलक्षित नहीं होता है, तो अनुस्मारक पत्र के रिसीवर से नाराज प्रतिक्रिया पर अंकुश लगेगा।
विनम्र रहें और ग्राहक के साथ वैसा ही व्यवहार करें, जैसा आप चाहते हैं, यदि आपको एक स्मरण पत्र भेजा जाए। सभी के जीवन में परिस्थितियाँ, मिसकॉलकुलेशन और शमन की परिस्थितियाँ होती हैं। वित्तीय अनुस्मारक पत्र में अत्यधिक कठोर या अपमानजनक टिप्पणी से उस व्यक्ति को धन प्राप्त करने में मदद नहीं मिलेगी, जिसे आप पत्र भेज रहे हैं। इसके बजाय, पत्र को सटीक रखें और एक विनम्र तरीके से खाते की बारीकियों पर चर्चा करें - असभ्य या आहत टिप्पणी से बचें।
भुगतान करते समय अनुस्मारक पत्र भेजते समय मूल बिलिंग जानकारी शामिल करें। कई ग्राहक मूल बिलिंग देखने का अनुरोध करेंगे यदि वे भूल गए हैं कि यह खाता क्या है। समय बचाने के लिए, ग्राहक को अनुस्मारक पत्र में मूल बिलिंग शामिल करें। जब आप ईमेल के माध्यम से अनुस्मारक पत्र भेजते हैं, तो मूल बिलिंग जानकारी ऑनलाइन ग्राहक के खाते का लिंक हो सकती है।
एक प्रतिक्रिया का अनुरोध करें। ग्राहक से प्रतिक्रिया के लिए पूछना भुगतान के प्रेषण, एक वापसी फोन कॉल, एक ईमेल प्रतिक्रिया या सही संपर्क जानकारी भरने और इसे आपको वापस करने के लिए कह सकता है। ग्राहक से प्रतिक्रिया के लिए, विनम्र तरीके से, आप खाते पर चर्चा करने और ग्राहक से भुगतान प्राप्त करने के लिए ग्राहक को खोलने के लिए अधिक उपयुक्त हैं।
आप तक पहुँचने के लिए संपर्क जानकारी प्रदान करें। सुनिश्चित करें कि आपको अनुस्मारक ईमेल पर आपकी सभी संपर्क जानकारी है। एक भौतिक पता या मेलिंग पता पर्याप्त नहीं हो सकता है; ईमेल, वेबसाइट, फोन और फैक्स नंबर शामिल करें जिससे क्लाइंट को आप तक पहुंचने के कई तरीके मिल सकें।
