व्यवसाय लाभ पर माल और सेवाओं को बेचने के बारे में है। जब आप वस्तुओं या सेवाओं की आपूर्ति करते हैं, तो खरीदार को भुगतान करना पड़ता है। भुगतान इंगित करने के लिए देय है, विक्रेता एक चालान जारी करता है - एक बिल का एक रूप - पूर्व निर्धारित मूल्य पर आपूर्ति की गई वस्तुओं या सेवाओं की मात्रा। तेजी से बढ़ते हुए, कई व्यवसाय अब अपने स्वयं के आधिकारिक चालान का उपयोग व्यक्तिगत कंप्यूटर का उपयोग करने के बजाय उन्हें खरीदने के लिए करते हैं क्योंकि दस्तावेज़ के लिए कोई स्वीकृत मानक प्रारूप नहीं है।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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कंप्यूटर
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मुद्रक
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इंटरनेट
Microsoft Excel पर जाएं और एक खाली स्प्रेडशीट खोलें और एक चालान टेम्पलेट सेट करें। स्प्रेडशीट को उन फ़ील्ड्स के साथ डिज़ाइन किया गया है जहाँ आप इनवॉइस संख्या, दिनांक, माल की मात्रा और मूल्य निर्धारण डेटा दर्ज कर सकते हैं। अपनी कंपनी का नाम और स्प्रेडशीट के शीर्ष पर संपर्क जानकारी रखो। एक लोगो आवश्यक नहीं है, लेकिन यदि आप इसे जोड़ने का फैसला करते हैं तो आप बस एक को कॉपी और पेस्ट कर सकते हैं।
इंटरनेट से अपने कंप्यूटर पर एक मुफ्त टेम्पलेट डाउनलोड करें। ऐसी वेबसाइटें हैं जो कम लागत के लिए टेम्पलेट बेचती हैं, लेकिन आप Microsoft.com, Aynax.com, Freetemplates.org और Quickbooks.intuit.com सहित विभिन्न वेबसाइटों से मुफ्त में डाउनलोड करके पैसे बचा सकते हैं।
अपनी कंपनी के साथ नमूना जानकारी को प्रतिस्थापित करके टेम्पलेट्स को अनुकूलित करें। इसमें आपके संगठन का नाम और संपर्क जानकारी और भुगतान करने वाले व्यक्ति या व्यवसाय का नाम शामिल है। यदि आप लोगो जोड़ने का निर्णय लेते हैं और इसमें संपर्क जानकारी है, तो आपको चालान पर समान जानकारी को दोहराना नहीं है।
खरीद आदेश संख्या और चालान संख्या इंगित करें। क्रय आदेश संख्या उन सामानों की पहचान करने में मदद करती है जिनके लिए क्रेता को बिल भेजा जा रहा है। हालांकि, जो अधिक महत्वपूर्ण है, वह है चालान संख्या जो कई कंपनियां अपनी लेखा प्रक्रियाओं में नियंत्रण सुविधा के रूप में उपयोग करती हैं। एक बार चालान जारी होने के बाद एक ही नंबर को दोहराना महत्वपूर्ण नहीं है क्योंकि क्रेता भुगतान के लिए मना कर सकता है, भले ही चालान पर आंकड़े और अन्य विवरण अलग-अलग हों।
यदि वह विकल्प आपको सूट करता है, तो एक चालान डिजाइन करने के लिए Microsoft Word दस्तावेज़ का उपयोग करें। एक Word दस्तावेज़ का उपयोग करना आसान है। एक खाली पृष्ठ खोलें और कंपनी का नाम और संपर्क जानकारी टाइप करें। आप अपनी वेबसाइट से लोगो को कॉपी कर सकते हैं, यदि आपके पास कोई है, और इसे आधिकारिक रूप देने के लिए वर्ड दस्तावेज़ पर पेस्ट करें। प्रदान की गई वस्तुओं और सेवाओं और मूल्य निर्धारण का सारणीकरण करें। देय खातों द्वारा एक अधिकृत हस्ताक्षर के लिए स्थान प्रदान करें।
