खरीद प्रबंधन प्रक्रियाओं का उपयोग करते हुए, व्यवसायी पेशेवरों को उन संसाधनों की खरीद करते हैं जो उन्हें व्यवसाय संचालित करने के लिए आपूर्तिकर्ताओं या विक्रेताओं से चाहिए। प्रभावी खरीद प्रबंधन नीतियां और प्रक्रियाएं व्यावसायिक पेशेवरों को व्यावसायिक संचालन के लिए सर्वोत्तम गुणवत्ता वाली सामग्री और सेवाएं प्राप्त करने के लिए आपूर्ति और विक्रेताओं से कीमतों पर बातचीत करने में सक्षम बनाती हैं।क्योंकि बड़ी कंपनियां बड़ी मात्रा में संसाधन खरीदती हैं, वे आमतौर पर औपचारिक खरीद प्रबंधन प्रक्रियाओं का उपयोग करती हैं। छोटे उद्यम अपने व्यवसायों के लिए आवश्यक सामान प्राप्त करने के लिए अधिक अनौपचारिक तकनीकों का उपयोग करते हैं।
लाभ
एक प्रशासनिक कार्य से एक रणनीतिक प्रक्रिया के लिए अनुबंध प्रबंधन भूमिका को बदलना यह साबित करना शामिल है कि एक व्यवसाय प्रभावी खरीद प्रक्रिया प्रबंधन पर निर्भर करता है। महत्वपूर्ण खरीद प्रबंधन विशेषज्ञता विकसित करने से व्यावसायिक पेशेवरों को उत्पादन और इन्वेंट्री प्रबंधन के अपने ज्ञान को बढ़ाने की अनुमति मिलती है, सटीक पूर्वानुमान तकनीकों का उपयोग करके आपूर्ति श्रृंखला में प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करने से दक्षता में सुधार होता है, उत्पादों और सेवाओं को समय पर वितरित करके ग्राहकों की संतुष्टि को अधिकतम करता है और साथियों के बीच विश्वसनीयता बढ़ाता है, नियोक्ताओं और आपूर्तिकर्ताओं।
अनुबंध प्रबंधन प्रक्रियाओं का विकास करना
प्रभावी खरीद प्रबंधन यह स्वीकार करने से शुरू होता है कि अनुबंध पर हस्ताक्षर करने के लिए उपयोग की जाने वाली प्रक्रियाओं का प्रबंधन करने से कंपनी को लाभ होता है। एक बार जब कोई संगठन अनुबंध प्रबंधन से जुड़ी नीतियों और प्रक्रियाओं के मानक प्रलेखन स्थापित करता है, तो कर्मियों को इन मानकों का पालन करने और पालन करने के लिए जिम्मेदार ठहराया जा सकता है। शुरुआत में, बजट थ्रेसहोल्ड की बैठक करने वाले केवल उच्च-दृश्यता अनुबंध इन दिशानिर्देशों के तहत आते हैं, लेकिन संगठन की खरीद समारोह परिपक्व होने के बाद, खरीद पेशेवर इन मानकों को अन्य सौदों पर लागू करते हैं।
ठेका प्रबंधन प्रक्रियाओं को स्वचालित करना
जैसा कि खरीद प्रबंधन पेशेवर अपनी कंपनी में मानक नीतियों को संस्थागत बनाते हैं, वे प्रलेखन और प्रक्रियाएं स्थापित करते हैं जिन्हें लेनदेन को पूरा करने के लिए पूरा किया जाना चाहिए। सॉफ्टवेयर टूल का उपयोग करना, इन प्रकारों को स्वचालित करने के लिए अनुबंध के प्रकार, नियमों और शर्तों, डॉलर की राशि या अन्य आवश्यकताओं के आधार पर प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करता है।
खरीद प्रक्रिया को एकीकृत करना
जैसे ही अनुबंध प्रबंधन प्रक्रियाएं परिपक्व होती हैं, संगठन अन्य मुख्य परिचालन प्रक्रियाओं जैसे वित्तीय प्रबंधन, प्रदर्शन प्रबंधन और इंजीनियरिंग डिजाइन के साथ महत्वपूर्ण खरीद कार्यों को एकीकृत करते हैं। सभी कर्मचारियों को प्रशिक्षण प्रदान करना सुनिश्चित करता है कि प्रत्येक विभाग स्थापित सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करता है। 1973 के बाद से, संचालन प्रबंधन एसोसिएशन ने खरीद प्रबंधन सहित विषयों पर 90,000 से अधिक विनिर्माण पेशेवरों को महत्वपूर्ण शिक्षा प्रदान की है। इसके अतिरिक्त, प्रत्येक विभाग से उत्पादन मैट्रिक्स का उपयोग करके, खरीद पेशेवर आपूर्तिकर्ताओं के साथ अधिक प्रभावी ढंग से बातचीत करने के लिए डेटा का विश्लेषण कर सकते हैं और गुणवत्ता और सेवा के बारे में निर्णय ले सकते हैं जो पूरी कंपनी के दीर्घकालिक लाभप्रदता को प्रभावित करते हैं।
क्षमता का मूल्यांकन
मूल्यांकन दक्षता में खरीद पेशेवरों द्वारा किए गए निरंतर प्रक्रिया सुधार प्रयास शामिल हैं। अनुबंध प्रबंधन प्रक्रिया को बेहतर बनाने के लिए डिज़ाइन की गई ये परियोजनाएं, पिछली परियोजनाओं द्वारा सीखे गए अनुभवों और सबक को दर्शाती हैं। यह सुनिश्चित करके कि संगठन सबसे कम आवश्यक अनुमोदन हस्ताक्षर के साथ सबसे कुशल कार्य प्रवाह का पालन करता है, एक कंपनी खरीद क्षमता के उच्चतम स्तर को प्राप्त करती है।
