एक अच्छी तरह से लिखा ज्ञापन आपकी कंपनी या संगठन के लिए कंप्यूटर खरीदने के लिए जल्दी से स्वीकृति प्राप्त करने में आपकी सहायता कर सकता है। मेमो को स्पष्ट रूप से कंप्यूटर की आवश्यकता के बारे में बताना चाहिए, क्यों अब खरीद की जानी चाहिए और किसी भी संभावित विकल्पों को स्पष्ट रूप से रेखांकित करना चाहिए। ज्ञापन व्यावसायिक कारणों पर आधारित होना चाहिए न कि व्यक्तिगत इच्छाओं के आधार पर।
अपने संगठन के कंप्यूटर की वर्तमान स्थिति के बारे में जानकारी इकट्ठा करें। पता करें कि क्या संगठन के सभी सदस्यों के लिए पर्याप्त कंप्यूटर हैं, उनकी कार्यशील स्थिति और जब उन्हें खरीदा गया था। मूल खरीद मूल्य का पता लगाएं और इसकी तुलना वर्तमान कीमतों से करें। मरम्मत पर खर्च किए गए धन पर डेटा इकट्ठा करें। उपकरणों की गुणवत्ता का दस्तावेज और क्या यह पुराना हो गया है। ऐसे लोगों का साक्षात्कार करें जो वर्तमान कंप्यूटर का उपयोग कर रहे हैं। उनकी पसंद-नापसंद के बारे में पूछें। पूछें कि क्या उन्हें लगा कि घर पर उनके कंप्यूटर उनके कार्यालय के कंप्यूटर से बेहतर हैं, और यदि हां, तो क्यों।
अन्य संगठनों में अपने साथियों से संपर्क करें। उन कंप्यूटरों के बारे में जितना हो सके, जितना वे उपयोग कर रहे हैं, उतने समय तक वे सेवा में रहे हैं और उन्नयन की कोई योजना नहीं है।
एक स्वॉट विश्लेषण को पूरा करने के लिए आपने जो डेटा एकत्र किया है उसका उपयोग करने पर विचार करें। स्वॉट ताकत, कमजोरियों, अवसरों और खतरों के लिए खड़ा है। एक SWOT विश्लेषण विशेष रूप से तब मददगार होता है जब आप किसी बड़े संगठन के लिए एक बड़ी खरीदारी को सही ठहराने की कोशिश कर रहे हों। हालाँकि, किसी भी निर्णय के लिए एक SWOT तैयार करने से आपको बेहतर तर्क बनाने में मदद मिल सकती है। एक SWOT विश्लेषण आपको यह निर्धारित करने में मदद करेगा कि आपकी कंप्यूटर तकनीक आज कितनी मजबूत है, इसकी कमजोरियों और सुधार के अवसर। यह खतरों की समीक्षा भी करेगा, जैसे कि आपकी कंपनी कैसे समय के पीछे गिर सकती है और प्रतियोगियों के लिए व्यवसाय खो सकती है यदि यह पुरानी तकनीक के साथ जारी है। अंत में, कई विक्रेताओं से मूल्य निर्धारण की जानकारी इकट्ठा करें।
आपके द्वारा आवश्यक सभी डेटा का उपयोग करके मेमो लिखें। खरीद के लिए व्यावसायिक मामले पर ध्यान देना सुनिश्चित करें; वास्तविक खरीद आदेश बाद में आएगा। स्पष्ट रूप से और दृढ़ता से बहस करें। ज्ञापन प्रस्तुत करें और अनुमोदन प्राप्त करें।
