क्रिसमस पार्टी वालंटियर्स के लिए मेमो कैसे लिखें

ऑफिस फेस्टिवल प्लानिंग के लिए स्वयंसेवकों से अनुरोध करने के लिए कर्मचारी मेमो का उपयोग कई श्रमिकों को शामिल करने और उन्हें कार्यालय टीम में शामिल करने का एक अच्छा तरीका है। कर्मचारी स्वयंसेवकों का प्रभावी उपयोग ऐसी घटनाओं को कर सकता है जैसे क्रिसमस पार्टियां बिना किसी रोक-टोक के आती हैं। मेमो यह भी सुनिश्चित करता है कि एक संदेश या घोषणा सभी इच्छित प्राप्तकर्ता तक पहुंचे। क्रिसमस पार्टियों और अन्य कार्यालय कार्यक्रमों की योजना बनाते समय, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता होती है कि सभी को जो भाग लेने के लिए आमंत्रित किया गया है वह तारीख और समय से अवगत है।

आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी

संभावित कर्मचारी स्वयंसेवकों की सूची
सभी संभावित स्वयंसेवकों के लिए संपर्क जानकारी
घटना की तिथि, स्थान और समय
स्वयंसेवक समय और कर्तव्य आवश्यकताओं की सूची

निर्धारित करें कि आपके कार्यालय में किस प्रकार की क्रिसमस पार्टी होगी। तय करें कि क्या कार्यक्रम कार्यालय या ऑफ-साइट में आयोजित किया जाएगा। एक बजट निर्धारित करें। आमंत्रित किए जाने वाले लोगों की संख्या निर्धारित करें, जिनमें कर्मचारियों के पति या पत्नी भी शामिल हैं। तय करें कि शराब परोसी जाएगी या नहीं और मानार्थ पेय या नकद बार प्रदान किया जाएगा। इसे स्थापित करने में अपने स्वयंसेवकों का मार्गदर्शन करने के लिए पार्टी के मापदंडों की एक विस्तृत सूची रखें।

निर्धारित करें कि आपको कितने कर्मचारी स्वयंसेवकों को पार्टी को व्यवस्थित और सुविधाजनक बनाने की आवश्यकता होगी। ज्यादातर मामलों में, सभी कार्यों को कवर करने के लिए कम से कम 10 स्वयंसेवकों की आवश्यकता होगी। अन्य स्वयंसेवक कर्मचारियों की देखरेख के लिए एक स्वयंसेवक नेता चुनें। मुख्य स्वयंसेवक के साथ सीधे संगठन के विवरण पर चर्चा करें। सुनिश्चित करें कि प्रत्येक भावी स्वयंसेवक के पास भूमिकाएँ सौंपने से पहले भाग लेने का समय और क्षमता है।

कार्यालय पार्टी के साथ मदद के लिए आपकी आवश्यकता बताते हुए सभी संभावित स्वयंसेवकों को एक मेमो बनाएँ। स्वयंसेवक संपर्क के रूप में कार्य करने के लिए आपके द्वारा चुने गए कर्मचारी का नाम प्रदान करें। सुनिश्चित करें कि सभी स्वयंसेवक समझते हैं कि आपके अलावा, एक अतिरिक्त व्यक्ति पार्टी के आयोजन के रसद के माध्यम से काम करने के लिए उपलब्ध होगा। सभी मेमो प्राप्तकर्ताओं को एक सप्ताह के भीतर आपसे संपर्क करने के लिए कहें, ताकि आपको पता चल सके कि क्या वे स्वयंसेवक हैं। उन सभी लोगों की सूची रखें जो मदद करने के लिए सहमत हुए हैं।

जो लोग स्वेच्छा से हैं, उन्हें दूसरा ज्ञापन भेजें। पार्टी के कार्यों और जिम्मेदारियों को विशिष्ट व्यक्तियों या छोटे समूहों को सौंपें। उदाहरण के लिए, भोजन मेनू का चयन करने के लिए एक समूह के प्रभारी रखें; परिसंचारी निमंत्रण के आरोप में एक दूसरा समूह; सजावट, पार्टी एहसान और उपहार के प्रभारी एक तीसरा समूह। पार्टी के सभी पहलुओं को कवर करने तक कार्यों को विभाजित करना जारी रखें। यदि आपकी पार्टी एक आकस्मिक-कार्यालय की सभा की तुलना में बड़ी, औपचारिक या अधिक जटिल है, तो आपको अतिरिक्त स्वयंसेवकों को सूचीबद्ध करने की आवश्यकता हो सकती है।

दूसरे ज्ञापन में, पार्टी स्वयंसेवक समिति की बैठकों, साप्ताहिक या मासिक कार्यक्रम आयोजित करने और तैयार करने की घोषणा करें। घटना से कम से कम चार से छह महीने पहले पहली बैठक का समय निर्धारित करें। इससे यह सुनिश्चित करने में मदद मिलेगी कि किसी भी विवरण को अनदेखा नहीं किया गया है और सभी स्वयंसेवक अपनी जिम्मेदारियों और समय की प्रतिबद्धताओं को समझते हैं। कंपनी के समय, ऑन-साइट के दौरान बैठकों को शेड्यूल करें, लेकिन सुनिश्चित करें कि वे स्वयंसेवकों के दैनिक कार्यों को नकारात्मक रूप से प्रभावित नहीं करेंगे। सभी स्वयंसेवकों से पूछें कि वे आपको बताएं कि क्या वे किक-ऑफ मीटिंग में भाग लेंगे।

नियोजन प्रक्रिया के दौरान सभी स्वयंसेवकों के साथ नियमित रूप से पालन करने के लिए मेमो का उपयोग करें। प्रत्येक ज्ञापन में बताएं कि पिछली बैठक में क्या चर्चा हुई थी और अगली बैठक में क्या चर्चा की जाएगी। स्वयंसेवकों से पूरे समूह के साथ संवाद करने के लिए कहें यदि उनके पास विचार, सुझाव, प्रश्न या चिंताएं हैं ताकि हर कोई पूरी तरह से अवगत हो सके कि योजना प्रक्रिया कैसे आगे बढ़ रही है।

घटना से पहले, अपने कार्यालय या कंपनी में सभी को मेमो भेजें, पार्टी की तैयारी में अपने काम के लिए कर्मचारी स्वयंसेवकों को धन्यवाद दें। स्वयंसेवकों के लिए आभार की यह अभिव्यक्ति महत्वपूर्ण है।

टिप्स

मेमो का मसौदा तैयार करते समय, यहां तक कि क्रिसमस पार्टियों जैसे मज़ेदार कार्यक्रमों के लिए पारंपरिक व्यावसायिक भाषा का उपयोग करें। मेमो की रचना करते समय स्लैंग शब्द, अपवित्रता और संदिग्ध भाषा का उपयोग करने से बचें।