यह पेशेवरों को व्यावसायिक लेखन की एक मजबूत समझ रखने के लिए लाभान्वित करता है, खासकर यदि वे एक प्रशासनिक स्थिति में हैं। जब आपका बॉस आपको व्यवसाय के रूप में कुछ लिखने के लिए कहता है, जैसे एक ज्ञापन, तो आपको इसे करने का सही तरीका जानना होगा। अन्यथा, आपको प्राप्तकर्ताओं पर आपकी इच्छा का प्रभाव नहीं पड़ेगा। मानक व्यापार प्रारूप में मेमो लिखने के तरीके को जानकर आप इस परिदृश्य से बच सकते हैं।
एक मेमो बनाएं जिसमें सभी मानक अनुभाग शामिल हैं, जिसमें हेडिंग, उद्देश्य, चर्चा और समापन शामिल है, Hodu.com को सलाह देता है। एक सारांश एक वैकल्पिक अनुभाग है।
अपने मेमो के लिए हेडिंग सेट करें। सभी ज्ञापनों में एक मानक शीर्षक होगा जिसमें ",", "से", "दिनांक" और "विषय" लेबल की जाने वाली चार लाइनें शामिल हैं।
अपने ज्ञापन के शीर्षक में भरें। "टू" टाइप करने के बाद, पत्र किसको वितरित किया जा रहा है, जैसे विशिष्ट व्यक्ति, लोगों का समूह या विभाग। "से" के बाद, अपना नाम या व्यक्ति का नाम, जिसके लिए आप पत्र लिख रहे हैं, जैसे कि आपका बॉस। "दिनांक" शब्द के बाद वितरण तिथि लिखें। कुछ शब्दों को शामिल करें जो "विषय" पंक्ति में मेमो के उद्देश्य को संक्षेप में प्रस्तुत करते हैं।
एक संक्षिप्त पैराग्राफ टाइप करें जो कुछ वाक्यों में मेमो का उद्देश्य बताता है। ज्ञापन सूचनात्मक कारणों के लिए हो सकता है, किसी समस्या को समझाने या प्राप्तकर्ताओं से एक निश्चित कार्रवाई का अनुरोध करने के लिए हो सकता है।
अगले कई पैराग्राफ में विस्तार से मेमो के उद्देश्य पर चर्चा करें। अनावश्यक जानकारी न दें या स्वयं को दोहराएं, लेकिन पर्याप्त विवरण प्रस्तुत करें ताकि सभी प्राप्तकर्ता मेमो और उसके महत्व का कारण समझ सकें।
कार्रवाई लिखें, यदि कोई हो, जिसे समापन पैराग्राफ में प्राप्तकर्ताओं द्वारा लिया जाना चाहिए। समझाएँ कि क्या करना है और इसे पूरा करने के बारे में कैसे जाना है।
अपने मेमो के अंत में एक सारांश अनुभाग जोड़ें, यदि यह एक पृष्ठ से अधिक लंबा है या इसमें बहुत विस्तृत, जटिल जानकारी है। यह आपके मेमो के उद्देश्य को स्पष्ट करने में मदद करेगा और प्राप्तकर्ताओं को फिर से पूरे मेमो को पढ़े बिना वापस देखने के लिए एक संदर्भ देगा। अपने सभी प्रमुख बिंदुओं को शामिल करें, साथ ही सारांश अनुभाग में किसी भी कार्रवाई को करने की आवश्यकता है।
