काम किए गए घंटों के लिए एक चालान लिखना, या किसी अन्य व्यवसाय या व्यक्ति को प्रदान की गई विशिष्ट सेवा के लिए, एक ठोस उत्पाद को बेचने के लिए उपयोग किए जाने की तुलना में थोड़ा अलग दृष्टिकोण की आवश्यकता होती है। एक स्थापित खुदरा या थोक मूल्य एकत्र करने के बजाय, आप या तो सहमत दर पर काम किए गए घंटों के लिए बिलिंग कर रहे हैं, या मूल्य पर सहमति के लिए एक विशिष्ट सेवा प्रदान की जाती है। प्रदान की गई सेवाओं के लिए चालान पर विस्तार से ध्यान देने की आवश्यकता है।
अपने ग्राहकों से संवाद करें कि आप उन्हें कब और कैसे अपने काम के लिए इनवाइट करने जा रहे हैं। यदि आप एक परियोजना शुरू करने से पहले एक भाग को अपग्रेड करते हैं, तो आपको अपने ग्राहकों को सूचित करना होगा। यदि आप अनुबंध पूरा होने तक प्रतीक्षा करने के बजाय प्रगति पर काम करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपका ग्राहक अनुबंध में है। कई छोटे व्यवसाय इलेक्ट्रॉनिक रूप से चालान करते हैं। अपने ग्राहकों को बताएं कि उन्हें ईमेल चालान प्राप्त होंगे, ताकि वे गलती से उन्हें हटा न दें।
अच्छे रिकॉर्ड रखें। काम की तारीखों और घंटों के रिकॉर्ड को संकलित करें और प्रदान की गई सेवाओं की प्रकृति। विशिष्ट शर्तों के बारे में अपनी स्मृति को ताज़ा करने के लिए अपने प्रोजेक्ट अनुबंध या सेवा अनुबंध की समीक्षा करें। नाम और पता सत्यापित करें। यदि एक है, तो ग्राहक बिलिंग संदर्भ संख्या शामिल करें।यदि लागू हो तो अपनी खुद की फ़ाइल संदर्भ संख्या शामिल करें।
एक सरल प्रारूप का उपयोग करें। यह चालान प्रक्रिया को और अधिक कुशल बनाता है। आप अपने इनवॉइस प्रारूप को मानकीकृत करने के लिए एक सॉफ्टवेयर प्रोग्राम का भी उपयोग कर सकते हैं। आपके चालान में चालान संदर्भ संख्या, बिलिंग तिथि, व्यवसाय का नाम और पता, और उस अनुबंध अधिकारी का नाम शामिल होना चाहिए, जिस पर चालान भेजा जा रहा है। लागू परियोजना या उत्पाद कोड के साथ प्रदान की गई सेवाओं को आइटम करने के लिए पर्याप्त स्थान छोड़ दें।
चालान राशि निर्दिष्ट करें। घंटे आपके द्वारा प्रदान की जाने वाली सेवा के वास्तविक घंटे हो सकते हैं, जो प्रति घंटे की दर से सहमत हैं, या चालान राशि के लिए आपके द्वारा प्रदान की गई विशिष्ट सेवाएं। उदाहरण के लिए, यदि आप एक पोर्च का निर्माण कर रहे हैं, तो आपने योजना तैयार की होगी, लकड़ी का चयन किया और एक बिलिंग अवधि के दौरान फ्रेम के लिए नींव रखी। आप गतिविधियों को सूचीबद्ध कर सकते हैं और एकमुश्त चालान राशि निर्दिष्ट कर सकते हैं। या, आप प्रत्येक गतिविधि को अलग से सूचीबद्ध कर सकते हैं, प्रत्येक के लिए काम किए गए घंटों को इंगित कर सकते हैं, और फिर काम किए गए घंटे और घंटे की दर को गुणा करके चालान राशि की गणना कर सकते हैं।
उपयुक्त होने पर सहायक दस्तावेजों को शामिल करें। उदाहरण के लिए, यदि आपको कार्यों को पूरा करने के लिए कूरियर सेवाओं या डुप्लिकेट सेवाओं का उपयोग करना था, तो रसीदों की प्रतियां संलग्न करें।
