कैसे करें बिजनेस प्रोसेस मैपिंग

व्यावसायिक प्रक्रिया मानचित्रण व्यवसाय के नेताओं को यह स्पष्ट करने का अवसर प्रदान करता है कि प्रक्रियाएँ वास्तव में कैसे निष्पादित की जा रही हैं। यह विभिन्न समूहों या व्यक्तियों द्वारा प्रक्रिया को कैसे किया जाता है, इसमें अड़चन और भिन्नता जैसी समस्याओं का पता चलता है। नेता यह भी पता लगा सकते हैं कि क्या प्रक्रिया वास्तव में की जाती है, इस तरीके से अलग है कि इसे किया जाना चाहिए। एक प्रक्रिया मानचित्र बनाना, जिसे फ्लोचार्ट भी कहा जाता है, सिक्स सिग्मा प्रक्रिया प्रबंधन और सुधार का एक प्रमुख घटक है, लेकिन सिक्स सिग्मा के पूर्ण ढांचे के बिना भी फायदेमंद हो सकता है।

उन व्यक्तियों से जानकारी इकट्ठा करें जो वास्तव में प्रक्रिया करते हैं कि यह कैसे किया जाता है। यह पता लगाना सुनिश्चित करें कि क्या चरण अलग-अलग परिस्थितियों में अलग-अलग हैं या अलग-अलग लोगों के लिए हैं। वर्तमान में प्रक्रिया कैसे हो रही है, इस पर ध्यान दें कि यह कैसे किया जाना चाहिए, इस पर नहीं।

तय करें कि किस प्रकार का प्रोसेस मैप बनाना है। एक बुनियादी गतिविधि फ़्लोचार्ट निर्णय बिंदु सहित प्रक्रिया में चरणों के प्रवाह को दर्शाता है, जबकि एक तैनाती फ़्लोचार्ट भी स्पष्ट रूप से विभिन्न समूहों या लोगों की भागीदारी को दर्शाता है। उत्तरार्द्ध के लिए, प्रत्येक व्यक्ति या समूह के लिए कॉलम बनाएं और उपयुक्त कॉलम में प्रत्येक चरण को यह इंगित करने के लिए खींचें कि कौन कदम उठा रहा है।

एक अंडाकार या गोल आयत खींचकर अपना व्यवसाय प्रक्रिया मानचित्र शुरू करें, प्रारंभिक बिंदु के लिए मानक प्रतीक। एक गतिविधि फ़्लोचार्ट के लिए, अपने पेपर या सॉफ़्टवेयर पृष्ठ के पृष्ठ के ऊपरी बाएँ भाग में शुरुआती बिंदु खींचें। परिनियोजन चार्ट के लिए, इसे उपयुक्त कॉलम के शीर्ष पर ड्रा करें।

शुरुआती बिंदु को एक वाक्यांश के साथ लेबल करें जो दर्शाता है कि यह प्रारंभिक बिंदु है, जैसे "कॉल आता है" या यहां तक ​​कि "प्रारंभ" भी। आपके प्रत्येक चरण को इस तरह से लेबल किया जाएगा, और इसमें किए गए कार्य का प्रतिनिधित्व करने के लिए एक क्रिया शामिल होनी चाहिए।

आयत बनाकर और उस पर लेबल लगाकर प्रक्रिया के प्रत्येक चरण बनाएँ। हर कदम का अपना प्रतिनिधित्व होना चाहिए। शब्द "और" एक से अधिक क्रियाओं या क्रियाओं को जोड़ने के लिए एक आकार में चरणों को संयोजित न करें।

प्रक्रिया प्रवाह की दिशा दिखाने वाले तीरों के साथ चरणों को कनेक्ट करें। यदि आपका नक्शा पृष्ठ पर फिट होने के लिए कई रेखाओं पर लिपटा हो तो यह ठीक है; तीर चरणों की भौतिक व्यवस्था की परवाह किए बिना प्रवाह को स्पष्ट करते हैं।

एक निर्णय बिंदु का प्रतिनिधित्व करने के लिए किसी भी समय अगले चरण एक विशिष्ट परिस्थिति पर निर्भर करता है एक हीरे के आकार का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, ऑनलाइन शॉपिंग कार्ट के लिए प्रक्रिया मानचित्र में क्रेडिट कार्ड द्वारा भुगतान करने या पेपाल का उपयोग करने के लिए ग्राहक की पसंद का प्रतिनिधित्व करने वाला निर्णय बिंदु होगा।

आयताकार प्रतीकों को बनाकर और उन्हें लेबल करके और प्रक्रिया प्रवाह दिखाने के लिए तीरों को जोड़कर एक निर्णय बिंदु का पालन करने वाले चरणों का संकेत दें। निर्णय पथ से जाने वाले प्रत्येक तीर को उस स्थिति को स्पष्ट करने के लिए लेबल करें जो उस पथ का अनुसरण करता है। हमारे वर्तमान उदाहरण में, एक तीर के लिए "पेपाल" और दूसरे के लिए "क्रेडिट कार्ड" लेबल का उपयोग करें।

प्रक्रिया के अंत को इंगित करने के लिए अंतिम चरण के रूप में "एंड" नामक एक अंतिम अंडाकार या गोल आयताकार आकृति जोड़ें।

यह सुनिश्चित करने के लिए अपने प्रक्रिया मानचित्र की समीक्षा करें कि यह सही ढंग से पढ़ता है। इसके अलावा कुछ लोग हैं जो इस प्रक्रिया की समीक्षा करते हैं, यह सुनिश्चित करने के लिए कि यह सटीक रूप से दर्शाती है कि वे क्या करते हैं।

टिप्स

• Microsoft Visio जैसे प्रोग्राम में प्रक्रिया मानचित्र बनाने के लिए विशेष सुविधाएँ होती हैं, लेकिन अन्य ग्राफिक्स प्रोग्राम या PowerPoint का भी उपयोग किया जा सकता है। जब आप पहली बार प्रक्रिया के बारे में जानकारी इकट्ठा करते हैं, तो प्रत्येक चरण को एक छोटे चिपचिपे नोट पर लिखें और फिर उन्हें प्रक्रिया प्रवाह दिखाने के लिए व्यवस्थित करें। यह तरीका शुरुआत से ही एक साथ प्रोसेस मैप बनाने की कोशिश करने से ज्यादा आसान हो सकता है। यदि आपकी प्रक्रिया में समूहों या व्यक्तियों के बीच बहुत सारे हाथ-बंद होते हैं, तो आप स्पष्ट रूप से विभिन्न दलों की भागीदारी का वर्णन करने के लिए परिनियोजन फ़्लोचार्ट का उपयोग करना चाह सकते हैं।